Отримувати кошти під звіт для закупівлі товарів для потреб підприємства може як працівник підприємства (п. 170.9 ПКУ), так і не працівник (будь-яка фізособа, власник підприємства тощо).
Розглянемо, як же потрібно оформити відносини з непрацівником підприємства у разі надання йому коштів для придбання товарів для підприємства.
Оформляють такі відносини договором доручення (статті 1000 — 1010 ЦКУ).
Договором доручення може бути встановлено виключне право повіреного на вчинення від імені та за рахунок довірителя всіх або частини юридичних дій, передбачених договором. У договорі можуть бути встановлені строк дії такого доручення та/або територія, у межах якої є чинним виключне право повіреного.
Крім того, договором може бути передбачено строк його дії та плату за його послугу. Якщо в договорі доручення не визначено розміру плати повіреному або порядку її виплати, її виплачують після виконання доручення відповідно до звичайних цін на такі послуги. Тобто договором обов’язково визначають плату, але її розмір може бути в тому числі й нульовим. Також у договорі прописують підстави і наслідки припинення такого договору.
І вже після підписання договору доручення керівник підприємства може з упевненістю, що така особа не зникне безслідно, видавати їй кошти на придбання будь-яких товарів для свого підприємства.
Після придбання товарів така особа складає авансовий звіт про понесені витрати та обов’язково надає підтвердні документи. Відзвітувати вона має у строки, визначені пп. 170.9.2 ПКУ, тобто до закінчення 5-го банківського дня, наступного за днем, у якому така особа завершила, зокрема, виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, яка видала кошти.
У разі якщо непрацівник придбав товари для підприємства за власні кошти та без договору, застосовуватиметься норма ст. 1158 та 1159 ЦКУ.
Тож особа, яка придбала товари в майнових інтересах підприємства без доручення, зобов’язана за першої нагоди повідомити підприємство про свої дії. Якщо ці дії будуть схвалені іншою особою (керівником підприємства), надалі до відносин сторін застосовуються положення про відповідний договір, тобто про договір доручення, який усе-таки краще укласти в письмовій формі.
Після чого така фізособа зобов’язана негайно після закінчення цих дій надати підприємству звіт і передати закуплені товари та, звісно ж, підтвердні документи.
Отже, як бачимо, виконання завдань без надання підзвітних коштів фізособі також є цілком законним.
Що ж до оподаткування, то якщо плата за послуги фізособі в договорі не встановлена, то й оподаткування немає.
А якщо в договорі зазначено певну плату за послуги повіреного, то підприємство, для якого надано послугу з придбання товарів, є щодо такої особи податковим агентом (пп. 14.1.180 ПКУ) та зобов’язане зі суми послуги утримати і перерахувати ПДФО (ст. 168 ПКУ) та ВЗ (п. 16-1 підрозділу 10 розділу ХХ ПКУ).
Крім того, згідно з п. 1 ч. 1 ст. 4 Закону про ЄСВ винагорода за договорами ЦПХ (а договір доручення до них належить) є базою нарахування ЄСВ.
Оплата за послуги здійснюється після виконання доручення на підставі отриманого звіту повіреного або підписання акта наданих послуг.