Про впровадження електронного документообігу (далі ЕДО) багато пишуть, ще більше говорять, але від слів до справи переходять далеко не всі. Насправді це не страшно і не складно, головне спробувати. Не будемо розмінюватися на дрібниці і розглянемо процес переходу на ЕДО на прикладі однієї великої державної компанії: «Укртранснафта»
«Паперовий» вік
Перед тим, як розпочати впровадження ЕДО, в компанії «Укртранснафта» провели приблизний підрахунок ресурсів, грошей і часу, які вдасться заощадити після переходу на «цифру». Підрахували і розплакалися. «Уявіть, що компанія укладає близько 2000 договорів на рік», — говорить Костянтин Клименко, головний бухгалтер АТ «Укртранснафта», — «в середньому, один договір — це десяток сторінок. Оскільки раніше договір друкувався приблизно в десяти варіантах, виходить 100 сторінок. Разом на рік — близько 200 000 сторінок». Це не рахуючи паперу, який витрачають контрагенти (і дерев, які йдуть на його виробництво).
«Якщо говорити про час, — продовжує Костянтин, —- то уявіть: контрагент сидить у Львові, а наш центральний офіс знаходиться в Києві. Пошта йде 2−3 дні. Поки договір отримають, поки з ним почнуть працювати в компанії, пройде, в кращому випадку, тиждень». І це тільки папір і час на доставку і узгодження. Є ще витрати на кур’єрів, паливо, не кажучи вже про плату за оренду площ, де зберігаються документи: склад документації «Укртранснафти» займає «кілька кімнат», за скромною оцінкою Костянтина Клименка.
Говорили про ЕДО в компанії давно, але все залишалося на рівні ідеї. За словами Костянтина, це було із серії: «Я хочу піти в гори, але не роблю ніяких практичних кроків для реалізації цього бажання». Але в якийсь момент компанія «доросла» і стало ясно — без переведення документообігу в електронний вигляд, вона не зможе рухатися вперед. Крім того, «Укртранснафта» — велика компанія і одна з проблем, з якою вона постійно стикається — це бюрократія. Тож прискорення процесів взаємодії між різними структурними підрозділами для неї стало життєво важливим. У підсумку, щоб прискорити процес проходження і узгодження різного роду документів всередині компанії, було прийнято рішення запустити систему електронного документообігу.
Артур Теодорович, директор з інформаційних технологій АТ «Укртранснафта»: «Проект внутрішнього електронного документообігу був забюджетований ще в 2018 році. В 2019 пішов процес торгів, вибору переможця, підписання договору і, нарешті, впровадження. Йдеться про програмне забезпечення Megapolis. DocNet, який призначений для „електрифікації“ документообігу всередині компанії. Після цього ми повністю позбулися біганини з папірцями між відділами. Але апетит приходить під час їжі. І в компанії задумалися і про „електрифікацію“ взаємин із зовнішніми контрагентами».
Зараз на українському ринку представлено безліч ЕДО рішень від різних розробників. Всі вони мають свої плюси і мінуси. Але у випадку «Укртранснафти», вибір був обумовлений не тільки функціоналом і якістю сервісу, але й можливістю інтеграції сервісу зовнішнього документообігу з уже наявною системою внутрішнього ЕДО.
У підсумку в «Укртранснафті» заробили дві системи ЕДО. Без якісної техпідтримки з боку Deals процес інтеграції систем міг би затягнутися надовго. «За більш ніж 18 років кар’єри IT директора мені доводилося дуже часто спілкуватися зі службами техпідтримки різних компаній. І, в більшості випадків, засобом комунікації була лайка», — говорить Артур Теодорович. «Якість техпідтримки була одним з основних критеріїв вибору постачальника послуг. Ми попередили, що нам потрібен менеджер проекту, який буде мати прямий зв’язок з розробниками і аналітиками. Якщо його не буде, то ми не спрацюэмося. В результаті з обох сторін були виділені конкретні люди, які відповідали за комунікацію між компаніями. За два тижні була виконана колосальна робота з інтеграції. Зараз ми працюємо над мобільним застосунком (Megapolis.DocNet). Хлопці з Deals сказали, що за лютий вони його доведуть до пуття. Процес йде і скоро наші співробітники зможуть працювати з документами на мобільних пристроях».
Звучить обнадійливо, але система обміну електронними документами може стати ще кращою і простішою. Зараз в Україні існує багато систем ЕДО, створених на різних платформах різними розробниками, і на думку Олександра Вернигори, CEO Deals: «В Україні повинна бути створена єдина платформа, яка дасть можливість роумінгу між усіма наявними системами електронного документообігу. Зараз немає шини, яка дозволила б компаніям обмінюватися документами, створеними на різних платформах. Хоча її аналог вже є в державному секторі: „Система електронної взаємодії органів виконавчої влади (СЕВ ОВВ)“, яка дає можливість державним органам підписувати і обмінюватися документами між органами виконавчої влади».
Костянтин Клименко: «Процеси прискорилися однозначно. Раніше узгодження і підписання договорів всередині компанії займало кілька днів, зараз це може статися лише за кілька годин. Компанія велика і раніше постійно виникали ситуації з серії: «Я заносив тобі договір подивитися, він лежить у тебе вже кілька днів, а ти його не дивишся. А зараз все відразу видно: хто і коли його підписав»
Олександр Вернигора: «Укртранснафта — унікальний для українського ринку випадок, коли компанія такого масштабу, реалізувала у себе і зовнішній і внутрішній електронний документообіг та ще й інтегрувала дві різні системи в єдине ціле».
Олександр Вернигора, CEO Deals: «У 2003 році в Україні був прийнятий закон про електронний документообіг і електронно-цифрові підписи. В кінці позаминулого року набув чинності закон про електронно-довірчі послуги. Він розширив закон про електронно-цифровий підпис і дав „зелене світло“ таким технологіям, як Mobile ID — цифрового підпису, який зберігається на СІМ-карті. Розвитку електронного документообігу сприяло скасування закону про обов’язкове використання мокрої печатки підприємства. Тепер для визнання документа дійсним достатньо лише підпису. Єдина причина, через яку компанія повинна продовжувати використання мокрої печатки — якщо це прописано в її статуті. Але цей пункт можна без особливих зусиль змінити».
«За моєю суб’єктивною оцінкою, не більше 10% українських компаній перейшло на внутрішній і зовнішній електронний документообіг. Можливо, ця цифра сильно перебільшена. 10% — це край. Не більше», — говорить Олександр Вернигора, — фактично, з 2003 року українські компанії могли почати перехід на електронний документообіг. Законодавство таку можливість давало. Були прогалини в регулюванні взаємовідносин з судовими органами, але вже давно (2018 рік) з’явилося безліч нормативних актів, які ці взаємини роз’яснюють і регулюють”.
Виникає питання: якщо навіть такій великій компанії, як «Укртранснафта», перейти на ЕДО виявилося не так вже й складно, чому лише 10%?
«У законодавчій базі України вже є все необхідне для переходу на ЕДО. Тож єдина проблема в тому, що люди ще не перебудувалися. Вони звикли писати не бересті, папірусі. На тому, що можна потримати в руках. Це — головна проблема, яка стоїть на шляху розвитку електронного документообігу», — вважає Костянтин Клименко.
«Зараз такий час — щоб бути більш ефективним, треба змінюватися», — каже Костянтин Вечір. — «І це не модний тренд, який називають „діджіталізацією“. Це необхідність. Не будеш працювати швидше і з меншими витратами — упустиш можливості для отримання прибутку. Не перейдеш на електронний документообіг, коли інші активно переходять — загрузнеш в паперовій тяганині і з часом не зможеш продуктивно взаємодіяти з контрагентами. Вибір за бізнесом і його пріоритетами — бути сучасним чи чіплятися за старі звички».
«Нам ще є над чим працювати, — вважає Олександр Вернигора, — У нас на цей момент ще не можна використовувати електронний підпис у документах, які вимагають завірення нотаріуса або трудові документи. Але політика кабінету міністрів, Міністерства цифрової трансформації, уряду, свідчить про те, що бажання розвивати цей напрям у них є. Уряд і президент чітко позначив вектор на діджиталізацію всіх сфер діяльності. Завдяки Зеленському, Дубілету, Гончаруку, Федорову цей ринок активно розвивається».
Артур Теодорович: «Навчання персоналу пройшло за два дні. Після цього ми два тижні відповідали на запитання „невіруючих“ користувачів. Тож найбільше часу пішло на адаптацію людей до цього комплексу продуктів. Люди, особливо в держкомпаніях, дотримуються старих форматів. І найбільше часу у нас йшло на те, щоб переконати людей, які все життя підписували папірці ручкою у себе на столі, в тому, що за допомогою цифрового підпису це робити швидше і безпечніше. На пояснення технічних моментів йшло набагато менше часу».
Сумісність різних систем ЕДО
Проблем в роботі з контрагентами після переходу на систему електронного документообігу не виникло.Костянтин Клименко: «Зараз в країні є відповідна законодавча база, яка дозволяє підписувати документи в електронному вигляді. У всіх наших договорах тепер є пункт про те, що він може бути підписаний в електронній формі. Все, що треба зробити контрагенту, це відкрити за посиланням документ і поставити свій електронний підпис. А оскільки зараз у переважної більшості компаній вже є електронні підписи, ніяких проблем перехід на ЕДО не викликав».
«За великим рахунком, це просто PDF файл з електронним підписом, — продовжує Артур Теодорович, — Усім нашим контрагентам ми повідомляємо: ми заплатили за всі ваші проблеми. Вам потрібно лише мати інтернет, зайти за посиланням, яке ми вам скинули, ввести логін і пароль, завантажити PDF з договором, перевірити його, натиснути кнопку „погоджено“ і поставити свій цифровий підпис. Усе»
Отримали рішення суду, проте боржник відмовляється виконувати його добровільно? Аби розпочати примусове виконання, потрібно звернутися…
Верховна Рада України прийняла у другому читанні і в цілому Закон №10449 «Про внесення змін до деяких законодавчих…
За даними Держстату, інфляція на споживчому ринку в березні 2024 р. порівняно з лютим 2024…
Вихід на закордонний ринок відкриває нові перспективи для бізнесу. Якщо ви досі продаєте свої товари…
Єдиний внесок платник має сплачувати незалежно від свого фінансового стану. Зобов’язання із сплати єдиного внеску…
Раніше оформлення шлюбу було складним і тривалим процесом. Однак тепер усе змінилося – подати заяву…