Как часто следует обновлять штатное расписание?

Татьяна Мойсеенко, налоговый консультант, директор Навчального центру «Домінанта»

Нужно ли менять штатное расписание под каждое повышение зарплаты или нужен приказ о внесении изменений в него?

В соответствии со статьей 64 Хозяйственного кодекса Украины предприятие самостоятельно определяет свою организационную структуру, устанавливает численность работников и штатное расписание.

Штатное расписание – это документ, который устанавливает для каждого предприятия структуру, штаты и должностные оклады работников.

Штатное расписание содержит названия должностей, численность персонала и оклады по каждой должности (Юридический словарь, 1983 г., издательство второе, переделанное и дополнение, под редакцией В.М.Бабия, Ф.Г.Бурчака, В.М.Корецкого, В.В.Цветкова).

Вопросы, связанные с учетом штатных работников, регулируются Инструкцией по статистике количества работников, утвержденной приказом Госкомстата от 28.09.2005 г. № 286, действие которой распространяется на всех юридических лиц, их филиалы, представительства и другие обособленные подразделения, а также на физических лиц – предпринимателей, использующих наемный труд.

Поэтому с учетом необходимости урегулирования и обеспечения прав работников на труд, защиты от незаконного увольнения и оплаты труда, утверждение штатного расписания на предприятии является обязательным.

При этом законодатель не утрудился утвердить типовую форму такого документа. А это позволяет предприятие самостоятельно разработать форму и вид штатного расписание, а также включить в него такие реквизиты, в которых нуждается в первую очередь сам.

Как правило, штатное расписание утверждается в начале года директором (руководителем) предприятия и действует в течение календарного года.

В соответствии с п. 2.14 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной приказом Минтруда Украины, Минюстиции Украины, Минсоцзащиты Украины от 29.07.93 № 58, записи о наименовании работы, профессии или должности, на которую принят работник, выполняются для рабочих и служащих в соответствии с наименованием профессий и должностей, указанных в Классификаторе профессий.

В связи действием в Украине Классификатора профессий при разработке и утверждении штатного расписания следует иметь в виду, что собственник может давать штатным единицам только такие названия, которые соответствуют Классификатору профессий.

Кроме этого, эти же названия должны использоваться в текстах приказов о приеме на работу, переводе на другую работу, записей в трудовую книжку.

На практике очень часто встречается, что в штатное расписание вводят отдельной колонкой еще код профессии из Классификатора, кроме указания самой профессии, численности и должностного оклада. По мнение автора, это не является ни нарушением, ни обязательным требованием, поскольку наличие кодов профессий позволит инспектору по труду быстро определить соответствие профессий Классификатору.

Что касается размеров должностных окладов, то они устанавливаются в штатном расписании независимо от того, кого принимают на работу: основного работника или совместителя. В штатном расписании могут устанавливаться также надбавки к должностным окладам некоторым категориям работников.

Изменение в штатное расписание вносится в случаях:

• введения новых штатных единиц,
• изменений должностных окладов или существенных условий труда (систем и окладов, разрядов и наименований должностей и т. п.).

Собственник (руководитель) имеет право на собственное усмотрение вносить изменения в штатное расписание в любое удобное время.

Если на предприятии незначительно изменяется организационная структура, вводятся новые должности или изменяются оклады, то издается приказ о внесении изменений в штатное расписание, который должен отражать обоснования внесения изменений и содержать формулировку этих изменений. Если директором предприятия издается такой приказ, то штатное расписание, утвержденное в начале года, можно не менять, а руководствоваться приказом о внесении изменений в штатное расписание.

Если же на протяжении календарного года структура предприятия трансформируется существенно, а также массово изменяю должностные оклады, вводятся новые наименования должностей, целесообразно издавать приказ об утверждении штатного расписания в новой редакции. В таком случае штатное расписание составляется с учетом всех изменений и утверждается директором предприятия на момент внесения этих изменений.