Корпоративная платежная карточка. Правила учета

В Законе Украины “О платежных системах” дано следующее определение:

Платежная карточка — это электронное платежное средство в виде эмитированной в установленном законодательством порядке пластиковой или другого вида карточки, используемое для инициирования перевода средств со счета плательщика или с соответствующего счета банка.

Какие операции можно осуществить с помощью корпоративной платежной карточки (дальше по тексту – КПК)?

• оплатить стоимость товаров и услуг;
• перечислить средства на счета других лиц;
• получить наличку через банкоматы;
• осуществить другие операции, которые будут обговорены в договоре на банковское обслуживание.

Понять, что раз такая карточка привязана к расчетному счету предприятия, то все операции который будут осуществлены с ее помощью, будут отбражены в банковской выписке. Следовательно все операции по ней будут отражены в учете как обычные движения денежных средств.

Как правило такая КПК выдается директору предприятия, но если предприятие большое, то такие КПК могут быть выданы другим сотрудникам. Такая КПК не может передаваться другим лицам и каждая карточка фиксируется за конкретным физическим лицом.

Покупка  ТМЦ

После того как сотрудник предприятия потратил с помощью КПК средства которые были на расчетном счету предприятия – потраченная сумма в учете попадает ему подотчет (счет 3721). После подачи авансового отчета в установленном порядке данная задолженность будет закрыта. Авансовый отчет следует подавать на всю сумму средств которая была снята с расчетного счета. Сроки подачи такого отчета – стандартные:

• до окончания 5­го банковского дня, следующего за днем, в котором работник приобрел товары (работы, услуги) по доверенности и за счет субъекта хозяйствования, выдавшего деньги под отчет (п.п. «б» п.п. 170.9.2 НКУ)* — если расчеты за товары осуществлялись НЕ в командировке;
• до окончания 3­го банковского дня после окончания командировки (п.п. «а» п.п. 170.9.3 НКУ) — если расчеты за товары осуществлялись в командировке наличностью, снятой с использованием платежных карточек;
• не позднее 10 банковских дней после окончания командировки (до 20 банковских дней при наличии уважительных причин) (п.п. «б» п.п. 170.9.3 НКУ) — если расчеты за товары осуществлялись в командировке в безналичной форме.

Иногда случаются ситуация, что сотрудник потратил средства на карточке на личные нужды. Что делать в таком случае  – смотрите видео ниже.

Дальше ТМЦ указанные в авансовом отчету оприходуются (естественно должны быть документы на них) в бухучете и их учет уже ведется на общих основаниях без всяких особенностей.

Если вы осуществляете покупку на сумму больше чем 200,00 грн и хотите получить налоговый кредит, вам надо потребовать Налоговую накладную у поставщика.

В случае получения наличности с банковского счета с применением КПК в бухгалтерию предприятия, кроме прочего, необходимо подать документы, свидетельствующие о получении наличности с этого счета. Такими документами могут быть чек банкомата, копия расходного ордера, квитанция платежного терминала (слип), квитанция торгового терминала и т. п. Но даже если такие документы не поданы, бухгалтерия все равно принимает Отчет подотчетного лица и со своей стороны прилагает усилия, чтобы подтвердить факт получения наличности со счета.

Пример

Предприятие выдало работнику КПК, на которую перечислило 1200 грн. для приобретения ТМЦ. Работник приобрел ТМЦ на 960 грн. (в том числе НДС — 160 грн.). В подтверждение покупки ТМЦ предоставлены чек РРО, налоговая накладная и квитанция платежного терминала.