Листок непрацездатності втрачено – як діяти?

Право на матеріальне забезпечення та соціальні послуги за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням врегульовано Законом України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 23.09.1999 р. № 1105-XIV (далі — Закон України №1105).

Відповідно до частини першої статті 31 Закону України №1105, підставою для призначення допомоги по тимчасовій непрацездатності, по вагітності та пологах є виданий у встановленому порядку листок непрацездатності, а в разі роботи за сумісництвом — копія листка непрацездатності, засвідчена підписом керівника і печаткою за основним місцем роботи.

У разі втрати застрахованою особою первинного листка непрацездатності та за умови, якщо його не було надано роботодавцю для оплати, комісія із соціального страхування (уповноважений) не може прийняти обґрунтоване рішення про надання допомоги по тимчасовій непрацездатності або ж відмову в її наданні на підставі листків непрацездатності, що є продовженням первинного. Адже саме первинний листок непрацездатності може містити позначки, які можуть вплинути на рішення комісії (уповноваженого) із соціального страхування. Зокрема, відмітки про алкогольне, токсичне сп’яніння чи дію наркотиків, та як згідно пункту 5 частини 1 статті 23 Закону України №1105 допомога по тимчасовій непрацездатності не надається у разі тимчасової непрацездатності у зв’язку із захворюванням або травмою, що сталися внаслідок алкогольного, наркотичного, токсичного сп’яніння або дій, пов’язаних з таким сп’янінням.

Відповідно до пункту 1.14 Інструкції про порядок видачі документів, що засвідчують тимчасову непрацездатність громадян, затвердженої наказом Міністерства охорони здоров’я від 13.11.2001 № 455 із змінами та доповненнями, зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 04.12.2001 за N 1005/6196 (далі – Інструкція №455), у разі втрати листка непрацездатності за рішенням ЛКК лікувально-профілактичного закладу, в якому його видано, видається новий листок непрацездатності з позначкою «дублікат» на підставі довідки з місця роботи про те, що за період тимчасової непрацездатності виплата допомоги у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю не здійснювалась.

Отже, якщо листок непрацездатності було втрачено, для отримання дубліката застрахованій особі необхідно звернутися до лікувального закладу, який його видавав, з довідкою з місця роботи про те, що за період тимчасової непрацездатності виплата допомоги у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю не здійснювалась.

Відповідно до частини 3 статті 30 Закону України №1105 рішення про призначення матеріального забезпечення приймається комісією із соціального страхування, яка здійснює контроль за правильним нарахуванням і своєчасною виплатою матеріального забезпечення, приймає рішення про відмову в його призначенні, про припинення виплати матеріального забезпечення (повністю або частково), розглядає підставу і правильність видачі листків непрацездатності та інших документів, які є підставою для надання матеріального забезпечення та соціальних послуг.

На підставі виданого листка непрацездатності з позначкою «дублікат» комісія (уповноважений) із соціального страхування підприємства, установи, організації розглядає питання щодо призначення матеріального забезпечення за страхуванням у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності.

У листі «Про втрату листка непрацездатності» від 03.06.2014 № 5695/0/14-14/18 Міністерство соціальної політики України розглянуло ситуацію, коли на підприємстві втрачено вже оплачений листок непрацездатності.

За роз’ясненням Міністерства соціальної політики України, порядок дій страхувальника залежить від того, з яких причин це сталося:

втрата листка непрацездатності внаслідок форс-мажорних обставин після його оплати

Чинне законодавство не передбачає механізмів поновлення листка непрацездатності внаслідок втрати з причин халатності посадових осіб після його оплати, але передбачає правила та терміни збереження первинних документів і відповідальність посадових осіб внаслідок їх втрати.

Так, відповідно до Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 №996-ХІV підприємство повинно самостійно забезпечити належне зберігання первинних документів та регістрів бухгалтерського обліку протягом встановленого законодавством терміну. Порядок зберігання таких документів, звітних регістрів, бухгалтерської звітності підприємства незалежно від форми власності (крім банків) визначено у вищезгаданому Положенні.

Якщо листок непрацездатності загублено внаслідок форс-мажорних обставин після оплати, то дії суб’єкта господарювання у разі втрати первинної документації визначені у пункті 6.10 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 24.05.1995 № 88 (далі — Положення). Так, у випадку втрати або знищення первинних документів, облікових регістрів та звітів керівник підприємства повинен письмово повідомити про це правоохоронні органи та наказом призначити комісію для встановлення переліку відсутніх документів і розслідування причин їх утрати чи знищення.

З метою відновлення первинної документації, загубленої в результаті форс-мажорних обставин, необхідно отримати офіційні довідки відповідних органів про настання таких обставин, звернутися із заявою до територіального відділення Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності (далі — Фонд) з проханням надати копії всіх утрачених звітів. До заяви доцільно додати підтверджуючі документи, зокрема, наприклад, довідку органу пожежної служби та акт комісії з переліком утрачених документів із зазначенням причин їх втрати.

втрата первинної документації внаслідок халатності

Чинне законодавство не передбачає механізмів поновлення листка непрацездатності внаслідок втрати з причин халатності посадових осіб після його оплати, але передбачає правила та терміни збереження первинних документів і відповідальність посадових осіб внаслідок їх втрати.

Так, відповідно до Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 №996-ХІV підприємство повинно самостійно забезпечити належне зберігання первинних документів та регістрів бухгалтерського обліку протягом встановленого законодавством терміну. Порядок зберігання таких документів, звітних регістрів, бухгалтерської звітності підприємства незалежно від форми власності (крім банків) визначено у вищезгаданому Положенні.