Облік операційних систем та комп’ютерних програм

Для початку відразу дамо визначення того, що ми будемо розуміти під операційною системою.

Операційна система – комп’ютерна програма або цілий комплекс програм, яка керує обладнанням персонального комп’ютера (ПК) або іншого агрегата. З огляду на це правильно буде розглядати операційни системи (ОС) можна розглядати як різновид програмного забезпечення (ПЗ).

Для простішого розуміння операційна система, це Windows, який установлений на вашому комп’ютері і його, якщо він ліцензійний треба якось відобразити в обліку.

Авторське право

Програмне забезпечення може бути належати самому підприємству, якщо воно створене самим підприємством або на його замовлення (зазвичай – це спецефічні програми, які розроблюються виходячі з потреб підприємства) або підприємство може придбати авторські права на використання такого ПЗ.

Якщо ПЗ використовується шляхом придбання авторських прав на його використання то воно буде об’єктом нематеріальних активів (НМА) і буде підлягати обліку у вигляді об’єкта авторського права на субрахунку 125 “Авторське право та суміжні з ним права”. Підприємство, залежно від умов його використання буде здійснювати його амортизацію.

Придбані програми (ліцензії)

Найбільш розповсюдженим варіантом все ж є випадок коли підприємство придбає право на використання програми у вигляді ліцензії. У цьому разі витрати визнаються роялті. Податкова кваліфікація таких платежів може дещо відрізнятися від правил бухгалтерського обліку (див. лист ДФС від 29.10.2015 за № 22907/6/99-99-19-02-15)

Точка зору МСБО

МСБО 38 “Нематеріальні активи” класифікує комп’ютерні програми на два види:

1. Якщо ПЗ є невід’ємною частиною обладнання і це обладнання не може функціонувати без нього, то таке ПЗ не розглядають як окремий об’єкт НМА, а розглядаються в сукупності з ОЗ до якого воно належить;
2. Якщо ПЗ не є невіддільною частиною ОЗ, то його розглядають як нематеріальний актив.

Ліцензії та їх види

Ліцензії на використання комп. програм бувають різних видів, залежно від того на яких умовах користуються цими програмами й форми оплати за них.

Наприклад, програма може придбаватись лише один раз і назавжди і мати безстроковий термін користування, або можуть придбаватись на певний строк, та передбачають періодичну регулярну оплату.

Деякі ліцензій прив’язані до певного обладнання і не можуть бути використаними в іншому обладанні (ОЕМ), тобто це програми які постачаються відразу з обладнанням і вже інстальовані на ньому.

Інші ліцензії дозволяють використовувати програму на декількох ПК (це як правило антівіруси або офісні програми).

Є ще корпоративні ліцензії, де ліцензується певна кількість ПК, на які можна встановити та використовувати дане ПЗ.

ОЕМ-версії

Операційні системи які придбавалися разом з ПК, як правило належать до ОЕМ версій. Такі програми як правило не мають матеріального носія (тобто пристрою з якого дану ОС можна інсталювати), а ліцензія завантажена з інтернету і не дозволяє використовувати її на іншому ПК. Якщо такий ПК вийде зі строю і спишеться, то разом із ним перестає існувати і програма.

Вартість таких програм включається до складу вартості ОЗ і формують його прервісну вартість. Якщо дана програма вийшла з ладу і її довелось придбати та переустановити, то така маніпуляція вже буде вважатися модернізацією ОЗ. Але при цьому вартість об’єкта має бути зменшена на суму вартості списуваної програми.

Окрема програма

Як вже було сказано, якщо програма придбається окремо  і має окрему вартість і може використовуватись без прив’язки до окремого ПК то така програма обліковується як об’єкт НМА.

Яку вартість амортизувати?

Суми сплачені постачальнику, формують первісну вартість  такої програми тоді, коли платіж одноразовий, а ліцензія є безстроковою або довгостроковою (більше одного року). Тоді такі НМА обліковують на субрахунку 127 “Інші нематеріальні активи” і амортизується (на протязі терміну на який видана ліцензія).

В якому випадку роялті?

У разі коли право використання програми передбачає сплату регулярних (щомісячних, щоквартальних, щорічних) платежів, то це по суті є роялті. Ці платежі включаються до складу витрат  (собівартість або витрати періоду) і вони не формують первісної вартості об’єкту НМА.

Наприклад: придбана ліцензія ПЗ діє один рік. ЇЇ вартість повністю включається до витрат у періоді введення її в експлуатацію (Дт 23,91,92,93,94 або 97, або чрез витрати майбутніх періодів (рахунок 39).

Інші витрати

Якщо об’єкт НМА потребує деяких затрат на доведення його до стану придатного до використання (встановлення, налагодження, тестування) то такі витрати збільшують первісну вартість такого НМА і підлягають амортизації у її складі.

Строк амортизації

Якщо договором передбачений певний строк використання ПЗ, то такі ПЗ амортизують протягом цього періоду, якщо ж ліцензія безстрокова, то підприємство саме встановлює очікуваний строк використання виходячі зі своїх очікувань.

Автор статті: експерт сайту Бухгалтер24 Піскун А.Є.