Підписання документів за допомогою факсиміле: можливості та обмеження

Факсиміле (від лат. fac simile — «зроби подібне») — це точна копія підпису, зроблена у вигляді печатки або штампа, і призначена для спрощення та зменшення часу роботи з документами

Згідно з п.3 ст.207 Цивільного кодексу України: “Використання при вчиненні правочинів факсимільного відтворення підпису за допомогою засобів механічного, електронного або іншого копіювання, електронного підпису або іншого аналога власноручного підпису допускається у випадках, встановлених законом, іншими актами цивільного законодавства, або за письмовою згодою сторін, у якій мають міститися зразки відповідного аналога їхніх власноручних підписів.”

На думку Держпідприємництва України в листі від 12.01.2005 № 145, суб’єкти господарювання мають право використовувати при здійсненні угод факсимільні підписи, якщо чинним законодавством не встановлено заборони щодо використання таких підписів, а також в разі досягнення письмової згоди між сторонами угоди щодо їх застосування.

Таким чином, для використання факсиміле необхідно укласти додаткову угоду до договору між сторонами про можливість використання факсимільного відтворення підпису на документах. В цій угоді необхідно розмістити зразки аналогів власноручних підписів, тобто зразки підписів осіб або особи, аналог підпису якої планується використовувати.

Для можливості використання факсиміле директору підприємства необхідно видати наказ щодо використання факсимільного підпису  та вказати в наказі відповідальну особу, якій надаватимуться повноваження використання та зберігання факсиміле. Також необхідно розробити інструкцію про порядок використання на підприємстві факсимільного підпису, в якій слід прописати, на яких саме документах планується використовувати факсимільний підпис особи.

Розглянемо питання,  на яких документах допускається використання факсимільного відтворення підпису, а на яких документах цього робити не рекомендується та думку податкових органів.

Зазвичай факсиміле використовується на внутрішніх документах підприємства: внутрішніх наказах, інструкціях, договорах і т.д.

Розглянемо можливість використання факсиміле на первинних документах.

Згідно з п.2 ст.9 Закону України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні”, одним із обов’язкових реквізитів первинних документів є особистий підпис, аналог власноручного підпису або підпис прирівняний до власноручного підпису відповідно до Закону України “Про електронний цифровий підпис”, або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Так як факсиміле це і є аналог власноручного підпису, з цього випливає, що за допомогою нього можна оформляти первинні документи.

Наведемо роз’яснення із Загальнодоступної інформаційно – довідкової системи “ЗІР” від 08.10.2015 на питання: “чи може при оформленні первинних документів, які є підставою для податкового обліку, використовуватися факсиміле?”

Відповідь наступна: “Використання факсимільного відтворення підпису при оформленні первинних документів за письмовою згодою сторін в якій містяться зразки їх відповідного аналога їхніх власноручних підписів не є порушенням законодавства.”

На користь того, що первинний документ може бути підписаний із використанням факсиміле, можна навести лист Міністерства фінансів України від 27.02.2012 р №31-08410-07-29 / 4796.

У листі № 18936/5 / 99-99-10-03-02-15 від 04.09.2015 р. Державна фіскальна служба роз’яснила можливість оформлення товарно-транспортної накладної з використанням факсиміле.

Проте є певні документи, на яких факсимільне відтворення підпису не допускається.

Факсиміле заборонено ставити:

• на податкових накладних;
• на податкових деклараціях;
• на податковій звітності;
• на платіжних дорученнях;
• на банківських документах;
• на дорученнях;
• на трудових книжках

З вищесказаного випливає висновок, що внутрішні та первинні документи підприємства можуть бути оформлені за допомогою факсиміле – за умови, якщо між сторонами укладено договір, в якому прописана можливість використання факсиміле та міститься зразок відповідного аналога власноручного підпису особи, аналог підпису якої планується використовувати. Використання факсиміле повинно бути врегульовано наказом та інструкцією використання на підприємстві. Проте на банківських документах, податкових накладних та деклараціях використання факсиміле не допускається.