Відповідно до п. 5 Порядку ведення Єдиного реєстру податкових накладних, затвердженного Постановою Кабінету Міністрів України від 29.12.2010 № 1246 із змінами та доповненнями (далі – Порядок № 1246), постачальник (продавець) складає податкову накладну та/або розрахунок коригування у форматі (відповідно до стандарту), затвердженому в установленому порядку, з використанням спеціалізованого програмного забезпечення.
З метою отримання інформації, що міститься у Єдиному реєстрі податкових накладних (далі – Реєстр), платник податку складає запит за допомогою спеціалізованого програмного забезпечення в електронному вигляді у форматі (відповідно до стандарту), затвердженому в установленому порядку, та надсилає його засобами телекомунікаційного зв’язку ДФС (п. 13 Порядку № 1246).
На запит платника податку щодо надання інформації, яка міститься у Реєстрі, безоплатно видається:
про податкову накладну та/або розрахунок коригування – витяг з Реєстру;
про податкову накладну, до якої на дату надходження такого запиту зареєстровано розрахунок коригування, – витяг, що містить відомості про податкову накладну та відповідний розрахунок коригування;
про розрахунок коригування до податкової накладної – витяг, що містить відомості про податкову накладну та відповідний розрахунок коригування;
повідомлення про реєстрацію податкової накладної та/або розрахунку коригування і податкову накладну та/або розрахунок коригування в електронній формі.
Запит щодо надання відомостей про податкові накладні та/або розрахунки коригування з Реєстру складається у форматі (відповідно до стандарту), затвердженому в установленому порядку, за допомогою спеціалізованого програмного забезпечення (п. 14 Порядку № 1246).
У відповідності з п. 17 Порядку № 1246 ДФС здійснює пошук зазначеної у запиті податкової накладної та/або розрахунку коригування та складає витяг з Реєстру, у якому наводяться відомості щодо податкової накладної та розрахунку коригування. Зазначений витяг надсилається платникові податку не пізніше операційного дня, що настає за днем надходження запиту.
На зазначений витяг накладається електронний підпис ДФС, який після шифрування надсилається на електронну адресу, зазначену в запиті платника податку.