Що важливо знати працівникам і роботодавцям про вкладиші й дублікати трудових книжок

Вкладиші

У разі, коли у трудовій книжці заповнені всі сторінки відповідних розділів, її доповнюють вкладишем (п. 3.1 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженій наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.1993 р. № 58 (далі – Інструкція № 58). Вкладиш вшивається до трудової книжки, заповнюється і ведеться власником або уповноваженим ним органом за місцем роботи працівника у такому ж порядку, що й трудова книжка. Без неї вкладиш вважається недійсним.

Про кожний виданий вкладиш на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки зверху ставлять штамп розміром 10×25 мм з написом «Виданий вкладиш», тут зазначають серію та номер вкладиша. У разі кожної наступної його видачі має ставитися другий штамп і зазначатися серія та номер вкладиша.

Дублікати

Дублікат трудової книжки видають у разі її втрати чи зіпсуття. Особа, яка загубила трудову книжку (вкладиш до неї), зобов’язана негайно заявити про це роботодавцю за місцем останньої роботи (п. 5.1 Інструкції № 58).

Не пізніше ніж 15 днів після заяви, а в разі ускладнення − в інші строки роботодавець має видати працівнику іншу трудову книжку або вкладиш до неї (нових зразків) з написом «Дублікат» у правому верхньому кутку першої сторінки. Дублікат трудової книжки або вкладиш до неї заповнюють за загальними правилами.

Якщо працівник до влаштування на підприємство вже працював, то під час заповнення дубліката трудової книжки в розділ «Відомості про роботу» у графу 3 спочатку вносять запис про загальний стаж його роботи до влаштування на це підприємство, який підтверджується документами.

Загальний стаж роботи записують сумарно: зазначають загальна кількість років, місяців, днів роботи без уточнення, на якому підприємстві, у які періоди часу і на яких посадах працював у минулому власник трудової книжки.

Після цього загальний стаж, підтверджений належно оформленими документами, записують за окремими періодами роботи в такому порядку:

• у графі 2 зазначають дату прийняття на роботу;
• у графі 3 – найменування підприємства, де працював працівник, а також цех (відділ) і посада (робота), на яку було прийнято працівника.

Після цього у графі 2 записують дату звільнення, а у графі 3 − причину, якщо в поданому працівником документі є такі дані.

У графі 4 зазначають найменування, дату і номер документа, на підставі якого виконано відповідні записи в дублікаті.

Зверніть увагу: якщо документи не містять повністю зазначених вище даних про роботу в минулому, до дубліката трудової книжки вносять тільки ті дані, що є в документах.

Якщо трудова книжка (вкладиш до неї) стала непридатною (обгоріла, розірвана, забруднена і т. п.), то роботодавець за останнім місцем роботи видає працівнику дублікат трудової книжки (вкладиш до неї) (п. 5.5 Інструкції № 58).

Водночас на першій сторінці трудової книжки, що стала непридатною, роблять надпис «Замість видано дублікат», а книжку повертають її власнику. У разі працевлаштування на нове місце роботи працівник зобов’язаний пред’явити дублікат трудової книжки.

Дублікат також може бути виданий за новим місцем роботи у зв’язку з відсутністю доступу до трудової книжки працівника внаслідок надзвичайної ситуації. Його видають на підставі заяви працівника та отриманої ним у письмовому вигляді інформації зі штабу з ліквідації наслідків надзвичайної ситуації про виникнення надзвичайної ситуації, що надається в довільній формі.

У разі відновлення доступу до трудової книжки записи з дубліката про періоди роботи переносять до трудової книжки. При цьому на першій сторінці дубліката роблять напис: «Дублікат анульовано», посвідчують печаткою роботодавця за останнім місцем роботи працівника і дублікат повертають його власнику.