Електронні документи мають зберігатися протягом того ж строку, що і їх паперові аналоги (ст. 13 Закону про електронні документи). І тут треба врахувати, що суб’єкту господарювання
слід забезпечити зберігання протягом цього періоду саме електронної форми (електронних даних) документа. Зберігання роздруківок недостатньо, бо вони не є оригіналами документів
Зазначимо, що електронні документи взагалі можна і не друкувати. Створювати електронні документи ще і в паперовій формі вимагається тільки для документів тривалого зберігання (більше 10 років). Так, у п. 4 розд. 1 Порядку № 1886/5 сказано, що документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання потрібно створювати у двох формах: паперовій, електронній.
Є вимоги до зберігання електронних документів. Закон про електронні документи (ст. 13) говорить про те, що підприємства зобов’язані зберігати електронні документи на електронних носіях інформації у формі, що дозволяє перевірити їх цілісність на цих носіях.
Цілісність документа перевіряють шляхом перевірки електронного підпису. Якщо в документ, підписаний удосконаленим або кваліфікованим електронним підписом, внесли зміни, це буде виявлено.
При зберіганні електронних документів обов’язково дотримуватися таких вимог:
1) інформація, що міститься в електронному документі, має бути доступною для її подальшого використання;
2) має бути забезпечена можливість відновлення електронного документа в тому форматі, в якому він був створений, відправлений або отриманий;
3) необхідно зберігати інформацію (у разі її наявності), що дає можливість встановити походження і призначення електронного документа, а також дату і час його відправлення або отримання.
Також є вимоги щодо зберігання архівного ХML-документа, які встановлені розділом IV «Систематизація та зберігання електронних документів у діловодстві» Порядку № 1886/5.
Зокрема, щодо зберігання «вхідних» електронних документів в ньому сказано, що треба зберегти архівний ХML-документ, який складається із:
— файла основного електронного документа;
— файлів додатків до електронного документа (якщо вони є);
— файлів електронних підписів, якими підписані електронні документи;
— реквізитів електронного документа;
— метаданих електронних документів.
Якщо ви користуєтеся платною платформою, то, як правило, вона забезпечує ці вимоги по зберіганню документів. Якщо безкоштовною — то потрібно буде самостійно забезпечити таке зберігання.
В сучасному світі, де конкуренція постійно зростає, важливо мати надійних партнерів та якісні матеріали.…
Отримали рішення суду, проте боржник відмовляється виконувати його добровільно? Аби розпочати примусове виконання, потрібно звернутися…
Верховна Рада України прийняла у другому читанні і в цілому Закон №10449 «Про внесення змін до деяких законодавчих…
За даними Держстату, інфляція на споживчому ринку в березні 2024 р. порівняно з лютим 2024…
Вихід на закордонний ринок відкриває нові перспективи для бізнесу. Якщо ви досі продаєте свої товари…
Єдиний внесок платник має сплачувати незалежно від свого фінансового стану. Зобов’язання із сплати єдиного внеску…