Як обрати систему електронного документообігу: аналіз найпопулярніших продуктів на ринку

Ринок систем електронного документообігу (СЕД) доволі різноманітний, тому потенційним клієнтам не так легко обрати найдоцільніший продукт.

У цьому матеріалі ми хочемо визначити основні параметри, за якими клієнти вибирають системи електронного документообігу, а також порівняти за цими параметрами деякі з найпопулярніших систем.

Це базовий аналіз. Перед купівлею радимо ознайомитися з продуктом, дізнатися в менеджерів про необхідні для вас функції та протестувати систему.

Основні параметри систем і що вони означають

Системи електронного документообігу ми порівнюємо за параметрами, які можуть вплинути на вибір користувача: наприклад, безкоштовний пробний період, можливість підписувати документи за допомогою різних КЕП, наявність мобільного застосунку тощо. Розберемо кожен із цих параметрів детальніше.

• Вебверсія чи десктоп

Десктопну версію системи ЕДО треба встановлювати на комп’ютер, а у вебверсії можна працювати через браузер. Користувачам вигідніше користуватися вебверсією, адже так у них буде доступ до документів де завгодно і з будь-якого під’єднаного до інтернету пристрою.

• Кваліфікований електронний підпис

Є різні види кваліфікованого електронного підпису (КЕП): файл, що зберігається на флешці чи комп’ютері; захищений підпис на спеціальних носіях (токен або смарткарта) або в хмарному сервісі; Дія.Підпис, який можна отримати в застосунку «Дія», та Mobile ID (однак цей підпис незабаром використовуватися не буде).

Найкраще обирати систему, що підтримує КЕП усіх чи хоча би більшості Кваліфікованих надавачів електронних довірчих послуг. Зараз у реєстрі їх 21.

Додаткова перевага для тих, у кого в пріоритеті безпека, — можливість зайти в систему за допомогою КЕП, а не лише логіну та паролю.

• Хмарне сховище

Системи електронного документообігу можуть зберігати дані користувачів на різних серверах — для окремих компаній це має значення. Наприклад, банкам і страховим компаніям законодавчо заборонено зберігати інформацію про клієнтів за межами країни, тому, до прикладу, Microsoft Azure і Amazon S3 для них не підійдуть.

Вихід — обирати СЕД, що користуються послугами українських хмарних провайдерів, або розгортати систему на власних серверах.

• Онлайн і онсайт-рішення

Їхня відмінність полягає в тому, що онсайт-рішення розгортається на серверах замовника. Зазвичай, його обирає великий бізнес, що хоче забезпечити максимальну безпеку даних.

Також інколи провайдери СЕД дають можливість купити продукт за схемою white label, тобто, компанії можуть не лише розгорнути його на своїх серверах, а і брендувати.

• Мобільний застосунок

Зазвичай, мобільний застосунок має вужчий функціонал, однак завдяки йому основні функції доступні завжди. Наприклад, директорці не доведеться брати у відпустку ноутбук, щоби підписати необхідні документи. Вона зможе зробити це з телефона.

• Налаштування

Під цим параметром мається на увазі, чи є в системі можливість налаштувати маршрут погодження документів, поділ на департаменти, розподіл ролей і прав доступу серед користувачів тощо.

• Пробний період

Системи, зазвичай, надають безкоштовний пробний період. Відрізняється його тривалість / кількість підписів та повнота продукту — деякі компанії безкоштовно пропонують лише базові функції.

• Інтеграція з іншими системами компанії

Усі системи ЕДО мають АРІ (прикладний програмний інтерфейс). Питання лише в тому, які він має можливості та скільки коштуватиме інтеграція з іншими корпоративними продуктами.

Порівняння систем електронного документообігу

Ми порівняли за перерахованими параметрами п’ять популярних в Україні вендорів СЕД: Deals, Document.Online, «Вчасно», «Арт-Офіс», Paperless.

Системи можуть бути орієнтовані на різних клієнтів: наприклад, Paperless — на ФОП та дрібний бізнес, а Deals найбільш вигідний корпоративному сектору. Для когось цільова аудиторія — середній бізнес, для когось — малий, хтось підлаштовується під різні аудиторії.

Але, зазвичай, системи ЕДО універсальні, тож кожна компанія перш за все має визначити ключові параметри, що найбільш важливі для їхньої роботи. Головне — перевірити систему на відповідність власним критеріям і оцінити її зручність.