Змінився порядок обміну електронними документами з контролюючими органами

Мінфін наказом від 07.04.2023 р. №177 затвердив зміни до Порядку обміну електронними документами з контролюючими органами, зокрема, в частині набуття статусу суб’єкта електронного документообігу без укладення договору відповідно до абзацу десятого пункту 42.6 статті 42 глави 1 розділу ІІ ПКУ та приведення термінів та їх визначень у відповідність до Закону «Про електронні довірчі послуги» (кваліфікована електронна печатка) та Закону «Про електронні комунікації» (інформаційно-комунікаційні послуги).

Зокрема, визначено поняття «повідомлення про набуття статусу суб’єкта електронного документообігу». Це інформаційне повідомлення, що формується програмним забезпеченням контролюючого органу у складі першої квитанції та засвідчує факт набуття платником податків статусу суб’єкта електронного документообігу після отримання контролюючим органом першого будь-якого електронного документа.

Також у новій редакції викладено визначення «друга квитанція». Це електронне повідомлення, що формується у форматі, затвердженому в установленому законодавством порядку, програмним забезпеченням контролюючого органу (адресатом) за результатами електронної ідентифікації, обробки, перевірки обов’язкових реквізитів електронного документа та засвідчує факт і час приймання (неприймання) чи реєстрації такого електронного документа.

Також уточнено, що суб’єкти електронного документообігу самостійно визначають режим доступу до електронних документів, що містять конфіденційну інформацію, та встановлюють для них систему (способи) захисту. В інформаційних, електронних комунікаційних, інформаційно-комунікаційних системах, які забезпечують обмін електронними документами, що містять державні електронні інформаційні ресурси або інформацію з обмеженим доступом, повинен забезпечуватися рівень захисту цієї інформації, який відповідно до законодавства має відповідати ступеню обмеження доступу до неї.

Автор створює електронні документи у строки та відповідно до порядку, що визначені законодавством для відповідних документів в електронній та паперовій формі, із зазначенням усіх обов’язкових реквізитів та з використанням засобу кваліфікованого електронного підпису та печатки (за наявності), керуючись цим Порядком.

Розділ III Порядку отримав назву «Порядок набуття статусу СЕД». Згідно з ним юридичні особи, самозайняті особи, податкові агенти, контролюючі органи, органи державної влади, органи місцевого самоврядування набувають статусу СЕД з дати, зафіксованої у першій квитанції, та за наявності другої квитанції про приймання першого електронного документа (якщо інше не встановлено нормативно-правовими актами та цим Порядком).

Набуття статусу СЕД здійснюється шляхом надсилання до контролюючого органу першого будь-якого електронного документа у встановленому форматі (стандарті) з дотриманням вимог законів України «Про електронні документи та електронний документообіг» та «Про електронні довірчі послуги».

Підтвердженням набуття статусу СЕД є отримання автором повідомлення про набуття статусу СЕД у складі першої квитанції.

У день припинення електронного документообігу контролюючий орган повідомляє автора про припинення електронного документообігу (із зазначенням причини) шляхом надсилання автоматично сформованого повідомлення про припинення електронного документообігу в Електронний кабінет або на електронну адресу, внесену до облікових даних автора, із зазначенням дати припинення за формою згідно з додатком 2 до цього Порядку.

Цей наказ набере чинності з 01 числа місяця, що настає за місяцем його офіційного опублікування. Станом на 05.05.2023 р. не опублікований