На жаль, підприємствам не можна спрощувати свій документообіг шляхом збільшення періоду, за який складаються первинні документи.
Так, згідно ч. 1 ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 № 996-XIV (далі – Закон про бухоблік) підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи, які фіксують факти здійснення господарських операцій. Первинні документи повинні бути складені під час здійснення господарської операції, а якщо це неможливо – безпосередньо після її закінчення. Для контролю та впорядкування оброблення даних на підставі первинних документів можуть складатися зведені облікові документи.
Отже, кожна послуга з автомийки та шиномонтажу має підтверджуватися відповідним документом одразу після закінчення процесу її надання. Для спрощення документообігу підприємство може розробити спрощену форму акту надання послуг, яка повинна містити обов’язкові реквізити, вказані у ст. 9 Закону про бухоблік – згідно п. 2.7 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом МФУ від 24.05.1995 № 88.
За даними таких актів, які є первинними документами, можна складати зведені облікові документи, за якими можна робити звірку з клієнтом в кінці місяця.
Що стосується можливості виписки зведеної податкової накладної, то на це питання відповідь є ствердною. Так, згідно п. 18 Порядку заповнення податкової накладної, затвердженого наказом МФУ від 22.09.2014 № 957, у разі здійснення постачання товарів/послуг, постачання яких має безперервний або ритмічний характер при постійних зв’язках з отримувачем (покупцем), постачальником (продавцем) може бути складена зведена податкова накладна.
Періодичність складання таких накладних встановлюється відповідно до визначеної у договорі періодичності оплати фактично поставлених товарів/послуг (один раз на п’ять днів; один раз на десять днів тощо), але не рідше одного разу на місяць і не пізніше останнього дня місяця. Така дата складання проставляється у графі 2 зведеної податкової накладної.
При цьому відсутність факту оплати поставлених товарів/послуг не звільняє постачальника (продавця) від складання зведеної податкової накладної.
Зведені податкові накладні не складаються на суму коштів, що надійшли на поточний рахунок як попередня оплата (аванс). У такому разі складається податкова накладна, як визначено п. 17 вказаного порядку.
До зведеної податкової накладної, що надається отримувачу (покупцю) товарів/послуг, обов’язково додається реєстр актів надання послуг, які підтверджують надання послуг з автомийки та шиномонтажу протягом звітного місяця.