Согласно п. 2.13 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной совместным приказом Минтруда, Минюста и Минсоцполитики от 29.07.93 г. №58 (далее — Инструкция №58), изменение записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения выполняется собственником или уполномоченным им органом по последнему месту работы на основании документов (паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени и отчеств и т.п.) и со ссылкой на номер и дату этих документов. Указанные изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается, например, прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные со ссылкой на соответствующие документы на внутренней стороне обложки и заверяются подписью руководителя предприятия или специально уполномоченного им лица и печатью предприятия или печатью отдела кадров.
Как видим, соответствующую запись в трудовой книжке может сделать только работодатель-предприятие. Несмотря на то, что в настоящее время среди работодателей немалую долю занимают физические лица — предприниматели, которые имеют такие же права и обязательства по трудовому законодательству, как и работодатели — юридические лица, некоторые отличия существуют до сих пор.
Итак, частный предприниматель не вносит в трудовую книжку работницы запись об изменении фамилии (это сделает центр занятости).
Вносить изменения в трудовой договор с работницей, зарегистрированный в центре занятости, тоже не нужно, так как этого не требует Порядок регистрации трудового договора между работником и физическим лицом, которое использует наемный труд, утвержденный приказом Минтруда от 08.06.01 г. №260. При расторжении трудового договора с работницей центру занятости необходимо будет предоставить копию свидетельства о браке, удостоверяющего смену фамилии работницы.
С момента предоставления работницей документов о смене фамилии все первичные документы предпринимателя, в которых указываются данные работницы (ведомость о выплате зарплаты, Отчет об использовании средств, предоставленных на командировку или под отчет, и др.), оформляются на новую фамилию работницы.
Форма №1ДФ. Ввиду того что регистрационный номер учетной карточки работницы не меняется, смена фамилии не влияет на порядок заполнения Налогового расчета по ф. №1ДФ, поскольку в этом отчете Ф.И.О. работницы не отражаются.
Отчетность по ЕВС. В отчетности по ЕВС (ф. №Д4) до недавнего времени при изменении фамилии, имени, отчества работника требовалось заполнение таблицы 5 данного приложения. Однако последними изменениями в форму и порядок составления отчетности по ЕВС, внесенными постановлением правления ПФУ от 10.12.12 г. №24-1, основания для заполнения таблицы 5 приложения 4 изменены. Теперь оно составляется в таких случаях (обновленный п. 4.8 Порядка №22-2):
— был заключен или расторгнут трудовой договор (гражданско-правовой договор, кроме гражданско-правового договора, заключенного с физическим лицом — предпринимателем, если выполняемые работы (предоставляемые услуги) отвечают видам деятельности, указанным в выписке из Единого государственного реестра юридических лиц и физических лиц — предпринимателей) с застрахованным лицом;
— был заключен или расторгнут трудовой договор с застрахованным лицом, которое трудоустроено на новое рабочее место;
— лицу предоставлен отпуск для ухода за ребенком от трехлетнего возраста до достижения им шестилетнего возраста;
— лицу предоставлен отпуск по беременности и родам.
Таким образом, из п. 4.8 Порядка №22-2 исключено такое основание для подачи ф. №Д4, как изменения в Ф.И.О. или в номере работника.
В случае когда по данным страхователя в течение отчетного периода не были зафиксированы факты заключения и расторжения трудовых соглашений (гражданско-правового договора), таблица 5 приложения 4 не формируется и не подается в орган Пенсионного фонда.