Если ваш контрагент физическое лицо, как подтвердить расходы по аренде предпринимателю

В данной статье рассмотрим один из часто встречаемых случаев в предпринимательской деятельности – это аренда помещения у физического лица. По ряду причин физлицо не оформило свою деятельность как предприниматель. Но вы предприниматель на общей системе и заключили договор на аренду помещения под офис, как подтвердить свои расходы при оплате в случае оплаты за наличный расчет, безналичный расчет?

Начнем с того, что физическое лицо не является субъектом хозяйствования с точки зрения украинского законодательства. Все правоотношения хозяйствующего субъекта с обычным физическим лицом регулирует Гражданский кодекс Украины. Вы заключили с гражданином Украины один из видов гражданско-правовых договоров – договор аренды.

Надо заметить, что действие специфических нормативных документов, таких например, как Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине», которым, в частности регулируется составление первичных документов, не распространяется на обычных физических лиц. С другой стороны, п. 177.10 НКУ обязывает предпринимателей на общей системе налогообложения подтверждать свои расходы первичными, кассовыми  документами.

Рассмотрим варианты:

• Если оплата по договору аренды делается через кассу в наличной форме, то предпринимателю следует оформить расчетный документ от своего имени, который подтвердит, что наличные деньги были выданы физическому лицу из кассы предпринимателя в оплату услуг по договору аренды. Наиболее приемлемым в этом случае будет использование обычного расходного кассового ордера (бланк документа и правильность его заполнения на сайте http://kassa-rro.in.ua/). Форма этого бланка не обязательна для применения частными предпринимателями, но кассовый ордер, в данном случае, наиболее подходит для отображения рассматриваемой операции, так как его форма предусматривает указание оснований для выдачи наличных, дату такой выдаче, сумму и т. д.

• Если оплата по договору аренды делается в безналичной форме, то предприниматель может отправить деньги на счет такого физического лица, открытый в банковском учреждении, а подтверждающим документом будет платежное поручение о таком перечислении.

• Если физическое лицо – арендодатель не имеет банковского счета, то пересчет денег можно осуществить почтовым переводом на имя такого физического лица, а подтверждающим документом тогда можно считать квитанцию, которую выдают почтовые отделения при осуществлении перевода.

Кроме этого, согласно условиям договора аренды, обязательно периодически составлять акт выполненных работ. Он может состоять в произвольной форме, но подписывать его должны обе стороны договора. Также не стоит забывать об обязательных реквизитах первичного документа согласно Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине»