Основные инструменты управления денежными средствами

Любая компания – это сложная система, которая состоит из множества процессов. Производственный цикл любой компании можно представить в виде схемы:

На схеме изображено движение денежных средств внутри компании и она понятна любому человеку, который мало мальски связан с ведением бизнеса.

Сash flow — поток наличных денег, денежный поток — одно из важнейших экономических понятий. Под сash flow также понимают форму «Отчет о движении денежных средств» — отражение движения денег в компании: на счетах, в кассе.

Можем ли мы управлять денежными потоками? Естественно да. И для этого есть ряд инструментов, которые вы можете задействовать.

Учет по видам деятельности

Каждая компания, независимо от размеров, не только производит/продает, но и инвестирует в развитие, создает новые проекты, сотрудничает с банками и другими кредитными организациями на предмет внешнего финансирования. Иными словами, занимается разными видами деятельности: основной, финансовой, инвестиционной.

Классический отчет о движении денежных средств содержит как раз такую классификацию денежных потоков.

Основная деятельность

Основная (операционная) деятельность — то, чем зарабатывает бизнес и для чего он собственно и создавался. Для одних это производство и продажа продукта, для других — торговля или оказание услуг. Поток от основной деятельности должен быть непрерывным и цикличным. Вырученных средств от продажи основного продукта должно хватить не только на закупку компонентов для воспроизводства нового продукта и обеспечения нужд бизнеса, но и при необходимости на закрытие  отрицательных остатков по другим видам деятельности.

Финансовая деятельность

Финансовая деятельность должна обеспечивать основную деятельность финансовыми ресурсами. Сюда относятся все операции, связанные с привлечением финансирования: кредиты банков и других компаний, проценты, операции с ценными бумагами и т. д.

Инвестиционная деятельность

Инвестиционная деятельность — вклад в стратегическое развитие. Отражает потоки по движению основных средств, капитальных вложений и долгосрочных финансовых вложений. Инвестируя, мы создаем активы, с помощью которых компания получает прибыль.

Отчет о движении денежных средств показывает движение денежных средств (далее – ДС) в разрезе этих трех видов деятельности

Движение денежных средств по трем видам деятельности образует совокупный денежный поток, которым нужно управлять.

Управление денежным потоком: что хорошо, а что плохо?

Основные методы управления денежными потоками предприятия были расмотрены раньше и как мы выяснили, когда у предприятия много денег на счетах и в кассах – это не есть хорошо. Если у вас появились свободные денежные средства, то ими следует распорядиться с умом.

Например их можно инвестировать. Можно инвестировать денежные средства в какой-либо проект, бизнес, совместные предприятия, ценные бумаги, вклады и т. д. На понятных условиях и на конкретный срок. Когда принимаем решения об инвестировании денежных средств с целью получения дохода, руководствуемся тремя основными принципами. В частности,
инвестиции должны быть:

1) ликвидными;
2) безопасными;
3) прибыльными.

Если вам необходимо накопить некоторую сумму для каких-то целей, то деньги можно положить на депозит и тоже заработать, хоть и немного.

Другое дело, когда денег не хватает. Что свидетельствует о том, что компания испытывает трудности с денежными средствами? Например если у вас на предприятии наблюдается:

• Задержки в выплате заработной платы;
• Рост кредиторской задолженности перед поставщиками;
• Рост доли просроченной и отсроченной задолженности по кредитам банков;
• Рост задолженности по налогам, влекущий штрафы и пени за просрочку.

то у вас проблемы с деньгами.

Если возникает такая ситуация компания может принять меры. К ним можно отнести:

• взять кредит, нарпример овердрафт;
• получить  частичную оплату от покупателя;
• сдать в аренду или продать основные средства;
• отстрочить платеж поставщику;
• сократить расходы.

В долгосрочной перспективе можно:

• заняться поиском стратегического партнера;
• найти инвестора;
• заключить долгосрочный контракт с поставщиком;
• заняться налоговым планированием.

Риски при совершении платежей и как их избежать

Практически каждый день в компании совершаются денежные платежи и каждый день необходимо принимать решения: какими денежными ресурсами компания располагает в текущий момент времени, какие денежные обязательства необходимо выполнить в текущий момент времени.

Сам процесс совершения платежей может выглядеть вот так:

При совершении оплат необходимо планировать риски, иначе можно неоптимально распорядиться денежными средствами. Какие могут возникать риски:

• Понести лишние расходы. Риск возникает, когда платеж не проходит полноценный финансовый контроль: инициатор обходит процедуру согласования из-за срочности. Фирма потеряет деньги, если бухгалтерия получит некорректную информацию, а отдел закупок нарушит последовательность утверждения платежа. Денежные потери могут быть критичными. Единичный платеж на 1000 грн. не повлияет на бюджет, но если не контролировать все расходы, компания быстро утратит платежеспособность
• Оплатить что-нибудь ненужное. Одни службы приобретают товары и услуги, другие используют их в работе. Если подразделения не взаимодействуют между собой, получите лишние счета или неподходящие продукты. В итоге компания рискует оплатить то, что никто не применит
• Отправить платеж по некорректным реквизитам. Сотрудники должны перепроверять реквизиты в платежке и выставленном счете, когда формируют оплату. Иначе неверно укажут данные, и поставщик вовремя не получит деньги
• Нарушить срок оплаты. Если никто не отслеживает своевременность оплаты и не планирует финансовые потоки, можно упустить момент, когда компания должна оплатить счет либо обеспечить достаточный объем средств. Нарушите срок оплаты, потеряете контрагента, придется выплачивать неустойку и штрафы.
• Привлечь внимание контролирующих органов. Контролирующие органы проверяют все крупные платежи: соответствует ли назначение основной сфере деятельности компании, как часто происходит оплата. Уделяют внимание и контрагентам, с которыми работаете.
• Потерять деньги из-за вирусов в ПО или неэтичного поведения сотрудников
• Ошибиться в платеже из-за большой нагрузки. Если сотрудники трудятся сверхурочно, в режиме высокой загруженности, отвлекаются на иные функции, ошибки в платежах неизбежны.

Все эти риски в зависимости от существенности можно представить в следующем виде

Как избежать данных рисков? Можно дать следующие рекомендации:

1. Соберите предварительные заявки на оплату по крупным статьям до того, как сформируете бюджет. Так вы зафиксируете цель расхода и сумму задолго до платежа и обезопасите компанию от ненужных трат.
2. Проводите тендера, так вы  сможете выбрать из нескольких выгодных поставщиков. На мелкие расходы достаточно иметь в запасе 3–5 контрагентов. Так вы уменьшите сроки контроля, а сумму расхода утвердите уже на этапе проекта  договора.
3. Внедрите казначейскую систему, заранее определите в ней маршруты согласования. Установите порядок в зависимости от вида расхода, его суммы и насколько он соответствует бюджету. Казначей получит реестр к оплате, когда его согласуют все утвержденные лица.
4. Всегда запрашивайте у получателя счет на оплату, предусмотрите в договоре пункт «Уведомить контрагента, если реквизиты изменятся». Для налоговых платежей назначьте ответственных, например главного бухгалтера или его заместителя.
5. Прогнозируйте движение денег и автоматизируйте график платежей по договорам, чтобы отслеживать сроки. Сразу оценивайте, сможете ли вы оплатить вовремя. Это поможет избежать кассовых разрывов
6. Выделите отдельное время на платежи — избегайте эмоционального истощения сотрудников. Например, выдайте распоряжение бухгалтерии отправлять платежи с 10 утра до 12 часов дня. Не проводите в это время никакие собрания и не давайте других заданий.

Кассовый разрыв. Платежный календарь

Призрак кассового разрыва может преследовать любое предприятие и может возникать в любой момент времени.

Кассовый разрыв – это временный недостаток денежных средств, необходимых для финансирования наступивших очередных расходов. Возникает в связи с несовпадением сроков поступления денежных средств и их расходования.

Для избежания кассовых разрывов нужно оптимизировать денежный поток. Одним из инструментов, который поможет это сделать есть платежный календарь.

Назначение этого инструмента:

•  прогнозирование «кассовых разрывов». Лучше, если вы заранее предусмотрите такие ситуации, ведь не всегда можно оперативно привлечь кредит или воспользоваться овердрафтом и таким образом подставить под удар собственную репутацию «добросовестного» плательщика;
• планирование обеспечения исполнения обязательств, в первую очередь перед банками, бюджетом и т. д.;
•  своевременное определение потребности в денежных средствах и соответственно своевременное принятие мер по их привлечению. В небольших компаниях платежный календарь может быть вполне самодостаточным и закрывать потребности этой компании в своевременности платежей. И все-таки в большинстве случаев этот инструмент является необходимым дополнением к отчету о движении денежных средств (его еще называют «Бюджет движения денежных средств»), пользуясь профессиональным сленгом — ДДС.

Платежный календарь помогает избежать часть рисков которые были озвучены выше. И он может иметь следующий вид:

Итак, какие же шаги нужно сделать для внедрения данного инструмента у вас в компании:

1. Выделить группы платежей по приоритетам – это нужно для того, чтобы вы не задумывались каждый раз о степени важности того или иного платежа при ограниченном ресурсе денежных средств;
2. Определиться с суммой платежей на месяц – по группам;
3. Составить календарь платежей и календарь поступлений;
4. Определить дни «кассовых разрывов» – посмотрите в какие дни у вас не хватает денег для совершения платежей;
5. Провести варианты финансового моделирования – подумайте как можно избежать возникших минусов;
6. Свести все воедино и составить “Бюджет движения денежных средств” (БДДС) на месяц;
7. Вести платежный календарь ежедневно — план/факт, учитывая отклонения.

В результате мы получим бюджет и факт его исполнения:

Взаимосвязь первичной информации с платежным календарем и бюджетом можно выразить в виде схемы:

Итоги и выводы

Эффективно организованные денежные потоки компании являются важнейшим симптомом ее «финансового здоровья», предпосылкой обеспечения устойчивого роста и достижения высоких конечных результатов хозяйственной деятельности в целом. Помогать управлять денежными потоками вам поможет ряд инструментов, овладеть которыми должен каждый человек, который занимается ведением бизнеса и который хочет, чтобы он процветал. Некоторые из таких инструментов были расмотрены в данной статье.

Источник: Блог Консультанта