Я уже писал и про сам процесс закупок и про то как устроены закупки в ERP ODOO, но хотелось бы затронуть эту тему еще раз. Закупки – процесс циклический и можно говорить о некотором алгоритме действий, которого должен придерживаться сотрудник для того чтобы компания получила нужный товар в нужное время в нужном месте по нужным ценам. Как правило процесс закупок выглядит так:
Схематично порядок закупочного процесса можно представить в виде такого алгоритма (последовательности шагов):
Шаг 1 Нужный товар
Главная цель закупочной деятельности купить товар, который можно будет затем продать. Для того чтобы это сделать нужно выявить потребность, которая может быть первичная и повторная.
Первичная потребность
Если мы говорим про первичную потребность то это значит, что данный товар у нас отсутсвует в ассортименте но поступил запрос например от отдела маркетинга. Для закупщика это будет сигналом к поиску требуемого товара. При этом закупщик не должен принимать никакие устные запросы, так как это может плохо для него обернуться. Такие заявки должны обязательно оформляться в письменном виде либо фиксироваться в системе, в которой работаю сотрудники компании.
В ERP ODOO например для таких целей предназначен документ Purchase request, который заполняют сотрудники для того чтобы просигнализировать про какую-нибудь потребность в товарах.
Такая заявка (запрос) должна быть согласована у руководителя после чего она попадет менеджеру на закупку в работу.
В отдельных случая закупщик может сам проявить иницитиву и закупить товар, но все равно необходимо будет определить место товара в ассортименте, его цену, способы продвижения и т.д, иначет такой товар может превратиться в неликвид и напрасной трате денег.
Повторная потребность
В случае наличия товара в ассортименте закупщик может принимать решения о необходимости и основываются такие решения на основе Отчета об остатках товара. Причем этот отчет желательно смотреть в нескольких срезах.
В ODOO такой отчет сделать несколькими способами: можно построить отчет об остатках по складам либо проанализировать каталог продукции (в табличной части которой выводяться общие остатки на складах)
Шаг 2. Нужная цена
Тут сразу вспоминается один из принципов менеджмента Э.Деминга:
Покончите с практикой оценки и выбора поставщиков лишь на основе цены на их продукцию. Вместо этого наряду с ценой требуйте серьезных подтверждений качества продукта. Уменьшите число поставщиков одного и того же продукта путем отказа от услуг тех из них, кто не смогли статистически подтвердить его качество. Стремитесь к тому, чтобы каждый компонент поставлялся только от одного производителя, с которым у вас установились взаимные лояльность и доверие в результате долговременных отношений. Цель в этом случае – минимизация общих, а не только первоначальных затрат. У отделов комплектации и снабжения в результате появятся новые обязанности, которые они должны будут хорошенько изучить.
Цена это очень хорошо, но необходимо еще учитывать и другие параметры. Дешевый поставщик не значит хороший поставщик.
Где можно найти поставщиков? Сейчас самым популярным ответом будет: “в интернете”, но кроме этого источника можно выделеть еще такие: выставки, отраслевые журналы, справочники.
Поиск поставщиков заканчивается получением от них коммерческих предложений и к выбору среди них наиболее подходящих.
В Odoo для таких целей есть два документа: “Тендер” и “Запрос цен у поставщика”. Тендер подразумевает фиксация в системе какого-то запроса на закупку чего-либо и подбор под этот запрос коммерческих предложений поставщиков. Либо можно сразу фиксировать получение от поставщика коммерческого предложения (если это уже проверенный поставщик)
Как правило все это заканчивается подписанием договора с поставщиком.
Менеджер также должен где то вести изменение цен поставщиков, условия поставок и т.д.
В Odoo эту цель выполняют прайс-листы поставщиков
Шаг 3. Нужное количество и качество
Итак нам нужно купить товар. Поставщика нашли. Теперь надо определиться с номенклатурой и количеством. Для этого нам понадобятся такие инструменты и отчеты как: АВС и XYZ-анализ, отчет по оборачиваемости, отчет по товародвижению, прогноз продаж, величина страхового запаса и оптимальный размер заказа. Сейчас детально на каждом из них останавливаться не буду, но вкратце рассказать стоит.
АВС-анализ – ранжирование ассортимента по разным параметрам (обороту и прибыли)
XYZ–анализ – это инструмент, позволяющий разделить продукцию по степени стабильности продаж и уровня колебаний потребления.
Метод данного анализа заключается в расчете каждой товарной позиции коэффициента вариации или колебания расхода. Этот коэффициент показывает отклонение расхода от среднего значения и выражается в процентах.
В качестве параметра могут быть: объем продаж (количество), сумма продаж, сумма реализованной торговой наценки. Результатом XYZ –анализа является группировка товаров по трем категориям, исходя из стабильности их поведения:
- Категория Х, в которую попадают товары с колебанием продаж от 5% до 15%. Это товары, характеризующиеся стабильной величиной потребления и высокой степенью прогнозирования.
- Категория Y, в которую попадают товары с колебанием продаж от 15% до 50%. Это товары, характеризующиеся сезонными колебаниями и средними возможностями их прогнозирования.
- Категория Z, в которую попадают товары с колебанием продаж от 50% и выше. Это товары с нерегулярным потреблением и непредсказуемыми колебаниями, поэтому, спрогнозировать их спрос невозможно.
Оборочиваемость – число оборотов в разах или днях среднего товарного остатка за некий отчетный период.
Отчет по продажам и остаткам – данные по количеству проданного и оставшегося на складе на данный момент товара.
Определение точки заказа – нижняя граница товарного запаса при достижении которого необходимо сделать следующий заказ. Обычно считается по формуле: “средний дневной спрос*подготовительный период на поставку товара + страховой запас”
В Odoo есть несколько инструментов/отчетов которые позволяют сделать анализ продаж и затем настроить систему так, чтобы она сама анализировала остатки и создавала запросы цен у поставщиков на необходимые товары.
Шаг 4. Подготовка и оформление заявки на товар поставщику
Форма такой заявки может быть разной: устной – если вы заказываете то, что заказываете постоянно либо письменно (например по электронной почте). У некоторых поставщиков заказы можно делать на их сайте в вашем личном кабинете.
В Odoo такую функцию выполняет документ “Запрос цен у поставщика”
который может быть отправлен поставщику прямо из системы и сюда же может быть получен ответ от поставщика.
Шаг 5. Получение подтверждения от поставщика на поставку товара
Поставщик ознакамливается с вашим запросом цен, в случае необходимости корректирует его и отправляет обратно. На основании этого запроса цен/заказа на закупку поставщик выставляет счет (счет, счет-проформа или инвойс) который и будет тем документом на основании которого будет производиться оплата. Тут хотелось бы сделать один коммантарий относительно инвойса.
Инвойс (англ. invoice) — в международной коммерческой практике документ, предоставляемый продавцом покупателю и содержащий перечень товаров и услуг, их количество и цену, по которой они поставлены покупателю, формальные особенности товара (цвет, вес и т. д.), условия поставки и сведения об отправителе и получателе.
В нашей практике документ аналогичный инвойсу отсутствует и по сути этот документ разбивается на два: счет-фактуру и расходную накладную.
В ODOO после подтверждения запроса цен у поставщика появляется возможность создать инвойс поставщика (Vendor Bill), который после подтверждения делает в учете проводку и фиксирует обязательство перед поставщиком
Шаг 6. Выполнение обязательств по оплате заказа. Шаг 11. Взаиморасчеты с поставщиком
Поставка товара может идти на разных условиях: либо по предоплате, либо в кредит. Как правило это делает бухгалтерия. Так или иначе счета поставщика принимают участие в планировании движения денежных средств. Иногда с поставщиком необходимо проводить сверку взаиморасчетов.
Про то как в ODOO устроен учет взаиморасчетов и движения денежных средств я уже писал и сейчас на этом не буду останавливаться.
Шаг 7. Нужное место и время
Менеджер уточняет у поставщика время, место и объем поставки, после чего передает эту информацию в отдел логистики. Как правило отдел логистики интересует информация о количестве упаковочных мест, вес, объем и стоимость груза. После чего делается расчет стоимости доставки. Если товар доставляется поставщиком – это упрощает ситуацию и избавляет компанию от лишних хлопот.
Шаг 8. Контроль за оформлением и выпуска товара со склада поставщика
Менежер по закупкам свою работу выполнил и теперь дело за другими подразделениями компании, но расслабляться еще рано, ведь товар еще не на складе компании. Именно на этом этапе могут случиться неожиданные сюрпризы такие как: неприхода машины, приход не той машины, приход машины не на тот склад, отстуствия необходимых документов и т.д. И эти неприятности необходимо оперативно решать
Шаг 9. Контроль выполнения условий поставки
После прибытия товара на склад происходит его отгрузка. На этом этапе важно проверить соответствует ли прибывший груз документам и все ли с ним в порядке. Если да – товар приходуется и процесс закупки можно считать официально завершенным. Если нет начинается выяснение обстоятельств и принимаются решения что со всем вот этим делать. Как правило в таком случае составляется акт приемки-передачи и оформляется претензия поставщику.
В ODOO после подтверждения запроса цен автоматически создается черновик входящего складского перемещения (IN) после подтверждения которого товар будет оприходован на склад. В зависимости от потребностей компании на уровне можно поставить настройку во сколько этапов будет происходить приемка товара
соответственно у нас будет формироваться 1,2 или 3 складских документов и нам их надо будет подтверждать в системе последовательно.
Если есть какие-то несоответствия в виде количества, то в самом перемещении можно указать сколько товара прибыло на склад на самом деле
Если приходуется не все количество система вам предложить создать черновик перемещения на недостающее количество (если планируется допоставка товара)
Подытожим
Процесс закупок как правило циклический и именно это его свойство позволяет менеджеру по закупкам предусмотреть все проблемные ситуации которые могут возникнуть и предпринять превентивные меры. Если пустить процесс на самотек и уповать на чудо, то результат такого процесса можеть быть не такой как ожидалось. Отдел закупки не работает сам по себе. Как мы убедились выше он тесно взаимодействует с поставщиками, складом, логистикой и бухгалтерией и необходимо чтобы это взаимодействие было максимально эффективным.
Источник: Блог консультанта
