Товарний облік у ФОПів: про що треба не забути

Хто не повинен вести товарний облік? 

Порядок ведення обліку товарних запасів для фізичних осіб підприємців, у тому числі платників єдиного податку затверджений наказом Мінфіну від 03.09.2021 р. №496 (далі – Порядок №496).  

Вимоги Порядку №496 не поширюються на:

• платників єдиного податку І групи;
• платників єдиного податку ІІ – ІV груп, які не здійснюють: реалізацію технічно-складних побутових товарів, що підлягають гарантійному ремонту; реалізацію лікарських засобів, виробів медичного призначення; реалізацію ювелірних та побутових виробів з дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння, дорогоцінного каміння органогенного утворення та напівдорогоцінного каміння.

Висновок:

Вимоги Порядку №496 поширюються на фізичних осіб – підприємців (далі – ФОП), які здійснюють діяльність на загальній системі оподаткування та на ІІІ групі єдиного податку з реєстрацією платниками ПДВ. 

За якою формою вести товарний облік? 

Облік товарних запасів здійснюється ФОПами шляхом постійного внесення до Форми ведення обліку товарних запасів (далі – Форма обліку) інформації про надходження та вибуття товарів на підставі первинних документів, які є невід’ємною частиною такого обліку.

Первинні документи, на підставі яких внесено записи до Форми обліку, є обов’язковими додатками до такої форми. Внесення даних до Форми обліку щодо надходження товарів на підставі первинних документів здійснюється до початку їх реалізації.

ФОП обирає форму ведення обліку: паперова або в електронна.

Висновок:

Форма обліку має містити зазначені в довільному порядку дані ФОП: 

• прізвище, ім’я та по батькові (за наявності), 
• реєстраційний номер облікової картки ФОП або серія та номер паспорта/номер ID картки для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовились від прийняття РНОКПП та офіційно повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відповідну відмітку в паспорті, 
• податкова адреса, 
• назва та адреса місця продажу (господарського об’єкта) або місця зберігання, в межах якого ведеться облік.

 Для паперової форми обліку зазначені дані мають міститися на титульному аркуші.

Де має зберігатися форма товарного обліку та документи? 

Порядком №496 встановлено обов’язок ведення обліку товарних запасів за місцем їх реалізації для ФОПів, які використовують загальну систему оподаткування та здійснюють свою діяльність у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг.

За наявності обов’язку ведення обліку товарних запасів за місцем їх реалізації, ФОПи мають здійснювати облік всіх товарів, які знаходяться в реалізації, а не лише окремих груп (наприклад, оподаткованих ПДВ). 

Висновок: 

ФОПи, які здійснюють діяльність у декількох місцях продажу (господарських об’єктах), ведуть облік товарних запасів за кожним окремим місцем продажу (господарським об’єктом) на підставі: 

• первинних документів, які підтверджують отримання товарів такими ФОПами, або окремим місцем продажу (господарським об’єктом),
• -та/або первинних документів на внутрішнє переміщення товарів. При цьому, первинні документи на внутрішнє переміщення товарів є невід’ємною частиною такого обліку. Звертаємо увагу, що внесення даних до Форми обліку щодо надходження товарів на підставі первинних документів здійснюється до початку реалізації таких товарів.

Як виправити помилку у формі обліку товарних запасів?

Виправлення інформації у Формі обліку здійснюється у такому порядку:

1. у графі «Примітки» рядка, що потребує видалення інформації, проставляється відмітка «анульовано»;
2. у разі необхідності виправлення інформації:

у графі «Примітки» рядка, інформація в якому виправляється, проставляється позначка «анульовано – виправлено» із зазначенням порядкового номера рядка, в якому зазначено виправлену інформацію;

у графі «Примітки» рядка, що містить виправлену інформацію, проставляється позначка «виправлено» із зазначенням порядкового номера рядка, інформацію з якого виправлено.

Висновок: 

Якщо помилку вчасно помітити і виправити самостійно, можна уникнути штрафу за не ведення товарного обліку в установленому порядку.

Що неминуче приводить нас до останнього в цій статті правила.

Відповідальність за порушення правил товарного обліку

Тут треба памятати загальні і воєнні правила. 

В загальному випадку штрафи більші. І як війна закінчиться, вона все не спише. Тож, товарний облік краще вести і зараз. 

Статтею 20 Закону № 265 визначено, що до суб’єктів господарювання, що здійснюють реалізацію товарів, які не обліковані у встановленому порядку, та/або не надали під час проведення перевірки документи, які підтверджують облік товарів, що знаходяться у місці продажу (господарському об’єкті), за рішенням контролюючих органів застосовується фінансова санкція у розмірі вартості таких товарів, які не обліковані у встановленому порядку, за цінами реалізації, але не менше десяти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян. Такі вимоги не поширюються на фізичних осіб – підприємців, які є платниками єдиного податку та не зареєстровані платниками податку на додану вартість (крім тих, які здійснюють діяльність з реалізації технічно складних побутових товарів, що підлягають гарантійному ремонту, а також лікарських засобів та виробів медичного призначення, ювелірних та побутових виробів з дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння, дорогоцінного каміння органогенного утворення та напівдорогоцінного каміння).

Разом з тим, ст. 26 Закону № 265 передбачено, що посадові особи та працівник торгівлі, громадського харчування та сфери послуг притягуються до адміністративної відповідальності.

Відповідно до ст. 155 прим. 1 КУпАП порушення встановленого законом порядку проведення розрахунків у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг, – тягне за собою накладення штрафу на осіб, які здійснюють розрахункові операції, від двох до п’яти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян і на посадових осіб – від п’яти до десяти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.

За дії, вчинені особою, яку протягом року було піддано адміністративному стягненню за такі ж порушення, – тягне за собою накладення штрафу на осіб, які здійснюють розрахункові операції, від п’яти до десяти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян і на посадових осіб – від десяти до двадцяти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.

Але війна це тимчасово змінила! 

Згідно з п. 12 розд. ІІ «Прикінцеві положення» Закону № 265, тимчасово, на період до припинення або скасування воєнного стану на території України, санкції за порушення вимог Закону № 265 не застосовуються, крім санкцій за порушення порядку здійснення розрахункових операцій при продажу підакцизних товарів.

Висновок: 

Під час перевірок у період воєнного стану до ФОП, які здійснюють реалізацію підакцизних товарів, що не обліковані у встановленому порядку, та/або не надали під час проведення перевірки документи, які підтверджують облік таких товарів, що знаходяться у місці продажу (господарському об’єкті), за рішенням контролюючих органів застосовується фінансова та адміністративна відповідальність.

До ФОП, у тому числі платників єдиного податку, які не здійснюють реалізацію підакцизних товарів, під час перевірок у період воєнного стану за порушення ведення обліку товарних запасів, визначеного Наказом № 496, застосовується лише адміністративна відповідальність.