Неправильних або неточних записів у трудовій книжці бути не повинно.
Виправляти помилки, зроблені в записах у трудових книжках працівників, можуть тільки роботодавці, які власне такі неточні записи допустили. Про це попереджає п. 2.6 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженій спільним наказом Міністерства праці України , Міністерства юстиції України і Міністрества соціального захисту населення від 29.07.93 р. № 58.
Виправлені відомості повинні повністю відповідати оригіналу наказу або розпорядження.
Забороняється закреслювати раніше внесені неточні або неправильні записи в розділах «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження» і «Відомості про заохочення» трудової книжки.
Спосіб виправлення даних у трудовій книжці шляхом закреслювання припустимо використовувати (у разі необхідності) тільки при коригуванні відомостей, наведених на титульному аркуші.
Норми Інструкції № 58 приписують виправляти помилкові записи в розділі «Відомості про роботу» трудової книжки за допомогою саме одного запису під одним порядковим номером. Тобто графу 3 розпочинають фразою: «Запис за № таким-то недійсний», а потім після крапки запис продовжують правильним формулюванням.
Виправлення записів у трудових книжках у разі поновлення працівника на колишній роботі в судовому порядку після запису про незаконне звільнення необхідно зробити такий запис: «Запис за № таким-то є недійсним. Поновлений на попередній роботі».
При зміні формулювання причини звільнення зазначають: «Запис за № таким-то є недійсним. Звільнений…» і наводять нове формулювання.
У графі 4 роблять посилання на наказ про поновлення працівника на роботі або про зміну формулювання причини звільнення, який видають на виконання рішення суду.
Ще один випадок коригування запису про звільнення — затримка видачі працівнику трудової книжки з вини роботодавця.
У цьому випадку згідно з п. 4.1 Інструкції № 58 днем звільнення вважається день видачі трудової книжки.
