Аванс на відрядження: основні моменти

Сподіваємось усі знають: якщо робітник їде у відрядження йому обов’язково має бути виданий аванс.

Таке право йому гарантує два нормативних документи:

1. ст. 121 КЗпП;
2. п.5 розділу 1; п.11 розділу 2 та п.5 розділу 3 Інструкції №59

Яку ж суму слід видати?

По-перше аванс повинен покрити добові, по-друге – вартість проїзду і по-третє вартість проживання.

Зазвичай досить складно розрахувати точну суму, тому якщо авансу робітнику не вистачить – то різницю йому слід компенсувати і не просто так, а на основі первинних документів які надасть працівник. Якщо працівник ще у відрядженні і він бачить, що гроші закінчуються, то на основі доповідної записки йому можуть перерахувати додаткову суму коштів.

Якщо ж аванс залишився після відрядження, то такий працівник повинен повернути різницю у касу підприємства.

В якій формі видавати аванс?

Готівкою через касу з оформленням касових ордерів, або шляхом перерахування на платіжну картку.

В якій валюті слід видавати аванс?

Якщо відрядження по Україні то здогадайтесь з трьох раз у якій валюті. Ясна річ що у гривні. Якщо ж відрядження за кордон – то у валюті тієї країни куди їде працівник або у вільно конвертованій валюті.

Коли видавати аванс?

Строки визначайте самі, але ясна річ що видати треба перед тим як працівник поїде у відрядження, але бажано не раніше ніж підпишуть наказ про те, що таке відрядження дійсно має бути.

Деякі моменти

Аванс в безготівковій формі часто видають на корпоративну картку. В цьому випадку гроші вважаються виданими під звіт в момент використання працівником корпоративної картки (оплата за товари, зняття готівки в банкоматі і т. д.).

Однак аванс на відрядження можна перерахувати на зарплатну або особисту картку відрядженого. В такому випадку відлік терміну, протягом якого необхідно повернути грошові кошти підприємству або надати авансовий звіт, починається з моменту, коли гроші зараховані на картку працівника. Майте це на увазі.

Свої нюанси є при видачі авансу на відрядження за кордон, а саме:

• Підприємству заборонено купувати готівкову валюту для видачі авансу в обміному пункті (див. лист НБУ від 16.08.2004 р № 46-009 / 285-8297);
•  Аванс, як зазначалося вище, видають в інвалюті. Але для цілей оплати витрат, понесених на території України (наприклад, оплати проїзду), його можна частково виплатити в гривнях (це підтвердив Мінфін в листі від 04.06.2007 р № 31-26030-12 / 23-3982 / 4279);
•  Частина авансу, не витрачену в закордонному відрядженні, працівник повинен повернути в тій валюті, в якій той був виданий. А ось повернення «гривневого» еквівалента варто уникати;
•  Відшкодовувати витрати працівника-резидента в закордонному відрядженні потрібно тільки в гривні. Разом з тим у працівника-нерезидента є вибір: йому витрати можна відшкодувати і в інвалюті.

Що буде якщо аванс не видати?

Не видати аванс – значить порушити законодавство про працю. За це винним посадовим особам підприємства загрожує адмінштраф у розмірі від 510 до 1700 грн. (Ч. 1 ст. 41 КпАП). Такий суворий висновок озвучений в листі Мінсоцполітики від 07.11.2013 р № 998/13 / 155-13. А ось податківці не вважають невидачу авансу небюджетними суб’єктами господарювання порушенням КЗпП (див. лист Міндоходов від 03.07.2013 р № 6091/6 / 99-99-22-02-04-15 / 169 // ). Однак адмінштрафи застосовують не вони, а тому практикувати невидачу  авансів НЕ варто.
Пам’ятайте, що не можна видавати готівкові кошти під звіт, поки працівник повністю не відзвітував за раніше видані кошти. В іншому випадку штраф складе 25% виданих під звіт сум (абз. 5 ст. 1 Указу № 436).