Два года назад я уже писал про управление закупками в ERP ODOO на примере 8-й версии системы. С тех пор уже много воды утекло и пришло время обновить эту информацию.
В данной статье управление закупками будет показано на примере 11 и 12 версии системы. ODOO 13, которая выйдет в октябре этого года мало чем будет отличаться от 12, так что данная информация будет актуальна еще длительное время
Бизнес-процесс «Закупка»
Перед тем как перейти к рассмотрению функционала ODOO в плане организации закупок, давайте вкратце пройдемся по процессу закупок, его назначению и как его нужно правильно организовывать.
Сам процесс закупки был хорошо описан в статье, про которую я упоминал в самом начале , поэтому уже так детально не буду его описывать, но все же остановлюсь на ключевых моментах этого процесса.
Процесс закупок – последовательность хозяйственных операций, цель которых – снабжение предприятия необходимыми ресурсами (товарно-материальными ценностями, энергоносителями, услугами и работами).
Как правило процесс закупки состоит из следующих стадий:
- Определение потребности в материале
- Выбор поставщиков
- Обработка заказов
- Контроль выполнения условий договора
- Поступление материала
- Оприходование материала
- Контроль счетов
В закупке участвуют как правили две основные стороны: покупатель и поставщик или продавец.
У покупателя возникает потребность в определенном активе, который может быть предназначен либо для продажи либо для собственного потребления. Он его может либо произвести сам либо найти у кого его можно купить. Происходит поиск поставщиков с наиболее приемлимыми условиями, делается у них заказ, делается приход актива на место хранения, делается оплата поставщику.
Процесс закупок очень важен для любого предприятия, ведь именно он обеспечивает потребность в ресурсах и обеспечивает жизнедеятельность предприятия. Ведь как все известно «ЧТобы продать что-нибудь ненужное, надо его сначала купить»
Для того чтобы правильно организовать процесс покупок сначала надо проанализировать проблемы с которыми сталкивается бизнесс.
Среди таких проблем можно выделить
1. Отсутствие у руководства полного контроля за процессом закупок.
2. Временны̀е затраты на выполнение однотипных “ручных” операций при формировании отчетов, большая вероятность ошибки в данном процессе.
3. Сложность в анализе процесса закупок.
4. Сложность в выборе подходящего поставщика при формировании заказа в определенной категории.
Большинство проблем решается с помощью автоматизации данного процесса.
Именно она поможет построить прозрачный и контролируемый процесс закупок, а именно:
- создание ограниченного каталога товаров, из которого можно осуществлять запрос на закупку необходимого предмета торговли.
- создание базы поставщиков, которая поможет выбрать наиболее выгодного из существующих при заказе товара конкретной категории.
- сокращение документооборота путем переноса отчетов в электронный формат.
- сохранение всей истории закупок в программе — это поможет с легкостью сделать анализ.
Сейчас на рынке представлено много решений для автоматизации этого процесса. Некоторые из них заточены исключительно под этот процесс например — (https://www.nectain.com/ ) , у некоторых это только часть функционала (ERP системы, например ODOO).
Конечно же лучше выбирать ERP системы, так как они обеспечивают автоматизацию полного цикла предприятия, а не только одну его часть.
Проблемой является то, что большинство ERP систем достаточно дорогие и не все могут их себе позволить. Но есть выход и из этой ситуации. Свой взор можно обратить на Open Source ERP систему ODOO, которую вы можете просто скачать себе на компьютер либо установить ее себе на сервер.
Такой вариант подойдет лишь для малых компаний, у которых запросы не очень большие. Хотя особенностью в частности украинских заказчиков есть то, что они любят все усложнять и у каждого есть свои особенности этого процесса, по которому они привыкли работать. И когда доходит до автоматизации этого процесса начинается самое интересное — делается не так как надо, а как хочет клиент, в результате очень часто на выходе получается не то, что хотелось.
Это происходит в основном из за отсутствия нормального бизнес образования у большинства отечественных предпринимателей, которые привыкли работать каждый по своему и каждый считает свой процесс идеальным, хотя его на самом деле может и не быть.
Управление закупками в ODOO
ODOO позволяет организовать эффективный процесс «Закупки » и эффективный контроль за его ходом исполнения. При этом существует упрощенный вариант проведения закупок так и более сложный (тендера, заявки на закупку).
Упрощенный вариант проведения закупок
Этот вариант предусмотрен в базовой версии системы, который появляется после установки модуля Purchase.
Для того чтобы зафиксировать в системе запрос цен у поставщика (Request for Quotation), нужно зайти в приложение «Закупки» и создать новый документ RFQ, в котором мы укажем поставщика, номенклатуру которую мы хотим закупить и цены по которым мы будем закупать.
После чего мы можем отослать данный документ на согласованию поставщику, для того чтобы у него уточнить наличие товара, и актуальность цен. Это мы можем сделать прямо из системы, нажав кнопку Send by email.
Во вкладке Other information мы можем указать условия поставки: срок когда данный заказ будет выполнен, на какое место хранения будет доставлен товар, условия оплаты поставщику и кто ответственен за закупку.
После подтверждения со стороны поставщика мы переводим данный документ в статус Purchase Order.
После перевода документа в этот статус у нас автоматически создается черновик складского перемещения на склад
В котором мы можем указать ориентировочную дату доставки, а во вкладке Additional info, можем указать способ доставки и номер накладной перевозчика.
Если у нас на уровне продукции указано отслеживание партий/серийных номеров то для каждой позиции нужно будет его указать.
После подтверждения складского перемещения продукция оприходуется на склад и формируется её себестомость. Если в процессе закупки возникли дополнительные расходы, которые необходимо включить в себестоимость, то можно воспользоваться инструментами по распределению накладных расходов.
Если у нас в системе активирован функционал «Прайс листы поставщиков», то в карточке продукции будет накапливаться информация про поставщиков и цены закупки
Автоматическое создание запросов цен у поставщиков
Запросы цен у поставщиков могут создаваться в системе и автоматически, если в системе выставлены соответствующие настройки.
Правила минимальных запасов
Для складируемой продукции в системе есть возможность указать правила минимальных запасов. То есть установить минимальные остатки на складе, ниже которого не должны падать остатки продукции. Как только остаткие становяться меньше указанного значения система будет генерировать запросы цен у поставщиков до значения которое вы укажете.
На скриншоте выше мы можем увидеть, что если остатки упадуть ниже 5 штук, система дозакупит указанную продукцию до 10 штук.
Для того, чтобы правило сработало в карточке продукции должен быть указан поставщик в прайс листах для такой продукции.
«Сделать на заказ»
Если какая то группа товаров у вас не храниться на складе, а покупается у поставщика по мере поступления заказов от покупателей, система может автоматически генерировать запросы цен у поставщиков, после подтверждения заказов продаж. Для этого в карточке продукции надо выбрать маршрут «Make to order». Опять таки, чтобы это сработало в карточке продукции должен быть указан поставщик.
Back to Back Order
В более расширенных сборках системы есть возможность создавать запросы цен прямо из заказов продаж, если какой то продукции нет на складе и ее надо дозакупить. Такой созданные заказ закупок можно затем увидеть в заказе продаж и таким образом можно отслеживать статусы закупок сделанные под конкретные заказы.
Генерация запросов цен производственными заказами
Если в системе задействован еще и функционал производства, то система в случае нехватки какого то сырья для производства, может автоматически генерировать запросы цен у поставщиков на нехватающее сырье.
Заявки на закупку
В процессе ведения хозяйственной деятельности может возникать необходимость делать закупку какого то оборудования, запасов или услуг. И об этом надо просигнализировать отдел закупок. Для этого в системе есть возможность подавать сотрудникам заявок на закупку.
Сама заявка имеет следующий вид:
Сотрудник который подает заявку указывает кто должен ее утвердить, дату заявки и что надо закупить в количественном выражении, при желании можно указать и ориентировочную стоимость.
Далее он отправляет данную заявку лицу, которое должно утвердить данную заявку. После утверждения заявки из нее можно сгенерировать запрос цен у поставщика. При этом позиции несколько заявок можно объеденять в один RFQ.
Тендера
При активации в настройках закупок функционала Purchase Agreements в системе появляется возможность создавать тендера для поставщиков.
И давайте вспомним, что же такое тендер.
Тендер (англ. tender — заявка на подряд) — конкурентная форма отбора предложений на поставку товаров, оказание услуг или выполнение работ по заранее объявленным в документации условиям, в оговоренные сроки на принципах состязательности, справедливости и эффективности. Контракт заключается с победителем тендера — участником, подавшим предложение, соответствующее требованиям документации, в котором предложены наилучшие условия.
Тендер объявляется когда возникает необходимость что-то закупить и надо промониторить поставщиков насчет условий поставки и цен закупки. Особенно эта тема распространена среди бюджетных организаций.
Для того чтобы создать тендер в системе, надо зайти в приложение «Закупки», в пункт меню Purchase Agreements.
В самом тендере мы указываем:
- Что надо закупить?
- По какой цене (ориентировочно)
- До какой даты надо сделать закупку
- Ориентировочную дату доставки
- На какое место хранения
- Тип тендера — отдельный справочник в системе, где можно задавать разные параметры тендера
После подтверждения тендера под него начинаются собираться запросы цен от поставщиков с ихними условиями и ценновыми предложениями. После чего выбирается одна или несколько и дальше по ним уже проходим стандартный процесс закупок. Те предложения которые не выиграли либо удаляются из системы, либо отменяются и сохраняются в истории.
Прайс-листы поставщиков
Я уже вспоминал про прайс-листы поставщиков, когда рассказывал про способы генерации запросов цен. Теперь остановлюсь на них подробнее.
Для каждой товарной позиции можно указать поставщика и на каких условиях он нам будет поставлять данную продукцию. Сама позиция прайс листа выглядит так:
Здесь мы можем указать:
- Цену у поставщика;
- Срок действия такой цены;
- Поставщика;
- Минимальное количество, которое надо заказать;
- Время доставки
- Название продукции у поставщика
- Код продукта у поставщика.
В дальнейшем эти прайсы накапливаются в карточке продукции и таким образом можно анализировать ценновые предложения поставщиков, сроки поставки и условия поставки.
Отчетность. Анализ закупок
По мере накопление закупок в системе мы можем сделать их анализ. При чем это можно сделать несколькими способами
Анализ заказов на закупку
Я надеюсь, вы уже знаете что в системе есть несколько видов отображения информации. В различных видах можно делать различного рода анализ внесенной информации.
В режиме представления «Список» можно делать фильтрацию и группировку информации и таким образом анализировать информацию.
При переключении в вид представления «График» мы увидем отобранную информацию в графическом представлении.
В виде представления Pivot таблицы мы можем проанализировать информацию по различным срезам.
Отчетность.
В закупках также есть меню «Отчетность» в котором нам доступен отчет» Purchase Analysis», который тоже представлен в виде Pivot таблицы и который нам уже дает возможность проанализировать закупки по таким срезам, как валюты закупки, продукты и категории продуктов
Итоги
Я рассмотрел в этой статье основные инструменты, которые есть в ERP ODOO для управления закупками. Наличие этих инструментов обеспечивает полноценную автоматизацию процесса закупок для предприятия и позволяет избежать беспорядка. Преимуществом есть еще то, то закупки в системе тесно интегрированы с учётом, складом и продажами, что обеспечивает прохождение полноценного цикла предприятия в системе.
Источник: Блог Пискуна Антона
