Для бизнеса важно быстро и эффективно выполнять свою работу, а также оптимизировать все процессы и расходы. В этом помогает внедрение электронного документооборота, что также повышает продуктивность как компании, так и самих сотрудников. Рассказываем, почему стоит отказаться от бумажных документов и как они убивают продуктивность.
Почему стоит отказаться от бумажных документов
Начнем с того, что среднестатистический офисный работник использует 10 000 листов бумаги в год — эквивалент средней картотеки с четырьмя ящиками, управление и хранение которой требует ежегодных затрат.
Из этого количества бумаги около 45% окажется в мусорном ведре в течение 24 часов. Если добавить стоимость печати, расходных материалов для принтера и обслуживания и доставку, ежедневные расходы на использование бумаги в офисе быстро увеличиваются.
С экологической точки зрения промышленность по производству бумаги — четвертый по величине источник парниковых газов в мире и крупный потребитель энергетических ресурсов в своем секторе.
Вдобавок ко всему, когда бумажные отходы разлагаются на свалках, они выделяют метан — второй по величине парниковый газ после углекислого, который в сейчас производится со скоростью, превышающей возможности планеты по его удалению.
Даже при современных производственных процессах для изготовления метрической тонны бумаги для принтера по-прежнему требуется 24 дерева. В этом процессе используется только 75% каждого дерева, что еще более увеличивает и без того огромное количество отходов.
Помимо этого, бумажные документы убивают продуктивность сотрудников: они делают много лишней работы и тратят время на поиски документов вместо того, чтобы направить его на развитие и профессиональный рост.
Как бумажные процессы убивают продуктивность
Адаптация сотрудников
С первого дня работы в компании процесс адаптации нового сотрудника требует использования большого количества бумажных документов: от контактной информации на случай чрезвычайных ситуаций до данных для медицинской страховки, если такая есть.
Всю эту информацию можно собрать в электронной форме. Она всегда будет под рукой, и все необходимые данные можно получить в пару кликов вместо того, чтобы тратить время на поиск бумажных документов.
Работа с документами
Бумажные процессы обычно линейны. Когда сотрудник заканчивает просмотр одного документа, то дальше передает его к следующему сотруднику. Сейчас уже нужно удалить линейный характер этой цепочки документов, чтобы все ответственные стороны сразу получат один и тот же документ на свою электронную почту. Это повысит скорость и эффективность утверждения.
Подготовка к аудиту
Проверка деятельности компании — трудоемкий процесс. Аудиторы говорят вам, что и каким образом они хотят видеть. В бумажном процессе это может означать поездку на объект за пределами предприятия, чтобы найти все записи, относящиеся к клиенту или коммерческой организации. С помощью электронного документооборота нужные документы можно собирать просто и в электронном виде.
Ввод данных в бумажной форме
В некоторых организациях человеку нужно заполнять бумажную форму, после чего он передает ее сотруднику и тот вводит ответы в электронную систему.
С помощью цифровых процессов людям не придется заполнять один и тот же документ несколько раз, ведь все объединено в единую электронную форму.
Как внедрить ЭДО
Для того чтобы внедрить в своей компании электронный документооборот, нужно выбрать и установить систему ЭДО.
В Украине работает несколько систем, которые сделают работу компании более эффективной, удобной и экономной.
Первый вариант — Deals. Для того чтобы использовать сервис, необходимо только подключиться к системе, добавить к ней контрагента и начать подписывать документы и обмениваться ими онлайн. Программа увеличивает количество своевременно согласованных документов, а также сокращает время подготовки и согласования документов в несколько раз, экономит на административных и логистических расходах, обеспечивает постоянный доступ к документам и поддерживает все украинские АЦСК.
Другое предложение — «BAS Документообіг КОРП». Эта система позволяет работать с любыми документами — у нее есть 45 готовых инструкций. Папки сортируются в соответствии со структурой компании или типами документов. Повсеместно можно установить права доступа пользователей.
Также можно выбрать сервис Megapolis.DocNet. Его задача — организация системы ЭДО в компаниях любого уровня и сфер деятельности, а также в учреждениях, предприятиях и органах власти. Сервис подходит для автоматизации документоориентированных бизнес-процессов, связанных с общей и операционной деятельностью организации.
Еще один вариант — Paperless. С помощью сервиса также можно обмениваться документами в электронной форме.
Документы хранятся в трех экземплярах на независимых серверах, их можно загружать на компьютер.
