Консультації

Облік доходів та витрат у ФОП на загальній системі оподаткування

Друк

Підприємці на загальній системі зобов’язані робити записи у Книзі обліку доходів і витрат. Проте при її заповненні у багатьох виникають різні запитання, що стосуються як загальних правил заповнення, так і деяких специфічних моментів. Отримати відповіді на них, а також ознайомитися з наочним прикладом ви можете в цій статті.

Смирнова Маргарита, податковий експерт

Ознайомтеся з основними правилами

Прийшов час поговорити про заповнення Книги обліку доходів і витрат (далі — Книга ОДВ). Її підприємці на загальній системі ведуть за формою, затвердженою наказом Міндоходів від 16.09.2013 р. № 481.

Книгу ОДВ можна вести як у класичному паперовому, так і в електронному вигляді. Вона має бути зареєстрована в податковому органі. Зауважимо, що ця процедура безоплатна. Підприємець, який вирішив вести Книгу ОДВ «по-старому», у паперовому вигляді, спочатку повинен її пронумерувати, прошнурувати, зазначити на титульній сторінці особисті дані, а потім відправитися з нею до ДПІ за основним місцем обліку.

Також підлягає безоплатній реєстрації і Книга ОДВ в електронній формі. Ця процедура відбувається автоматично протягом 3 днів після подання «електронної» заяви на її отримання.

Книгу ОДВ веде тільки підприємець. Окремі Книги на працівників, які отримують від покупців або замовників оплату готівкою, заводити не потрібно

Тепер перейдемо до техніки заповнення. Записи в паперовій формі Книги потрібно здійснювати кульковою або чорнильною ручкою (ч. 3 п. 3 Порядку № 481*). Не можна вносити записи олівцем або друкованим способом.

* Порядок ведення Книги ОДВ, затверджений наказом Міндоходів від 16.09.2013 р. № 481.

Коли і як часто роблять записи? За підсумками робочого дня, протягом якого отримано дохід (п. 5 Порядку № 481). Це означає, що «порожні» дні у Книзі не відображаються.

І ще декілька дуже важливих моментів. Грошові показники відображаються в Книзі ОДВ в гривнях з копійками (п. 9 Порядку № 481).

Загальносистемники, які зареєстровані платниками ПДВ, відображають в Книзі ОДВ доходи і витрати без урахування сум ПДВ (п. 7 Порядку № 481).

Чи передбачено відповідальність у разі нереєстрації (неведення), порушення порядку ведення Книги ОДВ? Так, за такі вільності підприємцю загрожує адмінштраф у розмірі від 51 до 85 грн. а за повторне таке порушення — від 85 до 136 грн. (ст. 1641 Кодексу України про адміністративні правопорушення).

Крім того, якщо ФОП взагалі проігнорує обов’язок завести Книгу ОДВ, податківці застосують ще і штраф за ст. 121 Податкового кодексу України в розмірі 510 грн., а за повторне порушення — в розмірі 1020 грн.

Як робити записи у графах Книги ОДВ

Які дані потраплять до кожної графи, представимо в табл. 1 .

Таблиця 1. Порядкове заповнення Книги ОДВ

Графа

Рекомендації щодо заповнення

Примітки

1

2

3

Графа 1 «Період обліку (день, місяць, квартал, рік)»

Зазначайте дату, коли було отримано дохід, і період при підбитті підсумків, наприклад, «Усього за лютий». Підсумки підбиваються за місяць, квартал, рік (ч. 2 п. 6 Порядку № 481)

Якщо дохід не було отримано, то на дату «простою» Книгу ОДВ заповнювати не потрібно

Графа 2 «Сума доходу, отриманого від здійснення господарської діяльності або незалежної професійної діяльності»

Запис про дохід вносьте за «касовим» методом. Тобто він повинен з’явитися у Книзі ОДВ тільки після того, як грошові кошти надійшли на поточний рахунок або отримані готівкою (ч. 2 п. 6 Порядку № 481).

Тут також відображайте дохід, отриманий у негрошовій формі, у тому числі:

— суму заборгованості підприємця, за якою минув строк позовної давності;

— вартість безоплатно отриманих товарів (робіт, послуг).

У всіх інших випадках (відвантаження товару, підписання акта робіт/послуг) доходу немає, отже, і графу 2 не заповнюйте.

Дохід, отриманий підприємцем у готівковій або безготівковій формі, зазначайте підсумковою сумою за день, а не за фактом кожного продажу (жодних розшифровок, від кого і за що отримано дохід, не потрібно)

Усе, що отримане фізособою як громадянином (зарплата, спадщина, дарунки тощо), до підприємницьких доходів (графа 2) уключати не можна

Графа 3 «Сума повернутих коштів за товари (роботи, послуги)»

Заповнюйте в разі повернення оплаченого товару покупцем абоповернення передоплати покупцю за товари (роботи, послуги).

У першому випадку одночасно із заповненням графи 3 необхідно:

— відсторнувати вартість такого товару за ціною його придбання у графі 6 Книги ОДВ;

— зазначити реквізити документа, що підтверджує повернення товару (акт повернення товару тощо) у графі 5 Книги ОДВ

Графу 3 заповнюйте зі знаком «плюс»

Графа 4 «Загальна сума отриманого доходу, яка підлягає декларуванню (гр. 2 – гр. 3)»

Зазначайте різницю між отриманим доходом від господарської діяльності (графа 2) і «зворотними» сумами (графа 3)

«Витрати, пов’язані з господарською діяльністю або провадженням незалежної професійної діяльності»

Графа 5 «Реквізити документа, що підтверджує понесені витрати»

Сюди записуйте реквізити (номер, дата і назва) документа, що підтверджує понесені витрати, безпосередньо пов’язані з отриманим доходом.

Графу заповнюйте одночасно з витратними графами Книги, а саме 6, 7 і 8

Документами, що підтверджують витрати, можуть бути, зокрема, платіжне доручення, квитанція, фіскальний чек, акт закупівлі (виконаних робіт, наданих послуг) та інші первинні документи, що підтверджуютьфакт оплати товарів, робіт, послуг (ч. 5 п. 6 Порядку № 481)

Графа 6 «Сума витрат, пов’язаних з придбанням товарів (робіт, послуг)»

У цій графі відображайте суму витрат на придбання товарів, робіт, послуг, безпосередньо пов’язану з доходом, отриманим за підсумками дня (ч. 6 п. 6 Порядку № 481).

Так, підприємці, пов’язані з торгівлею, відображають тут купівельну вартість проданих за день товарів.

При виробництві продукції (робіт, послуг) до цієї графи вносять дані про купівельну вартість запасів, сировини, інших товарно-матеріальних цінностей, фактично використаних при виробництві* реалізованої продукції (робіт, послуг).

Також вносять записи про вартість придбаних робіт або послуг, які можна прямо співвіднести з доходом від реалізації товару або власних послуг (робіт).

Записи здійснюйте:

за фактом отримання доходу, тобто після одержання оплати від покупців;

за умови, що товари (роботи, послуги) фактично отримані та оплачені підприємцем.

Причому наявність підтвердних документів є обов’язковою.

Ще раз зазначимо: цю графу заповнюйте за підсумками дня, в якому отримано дохід.

До речі, такий порядок відображення витрат досить проблематичний для дрібнороздрібної торгівлі, а також для підприємців-виробничників.

Вони можуть ризикнути і відображати витрати, як їм зручно, наприклад, наприкінці місяця. Максимум, що їм за це загрожує, — адмінштраф (див. вище)

Тут відображаються витрати на придбання не тільки товарів, а йробіт із послугами, безпосередньо пов’язаних з отриманням доходу(прямі витрати).

Графа 6 заповнюється одночасно із заповненням графи 5.

Графа 6 не заповнюється, якщо виручка від реалізації готової продукції (робіт, послуг) не отримана (потрібно орієнтуватися на отримання грошових коштів, а не на відвантаження).

Підхід до заповнення цієї графи такий: якщо витрати можна класифікувати як прямі, тобто їх можна безпосередньо віднести на конкретний об’єкт витрат (продукція, роботи, послуги), то їх слід відображати в цій графі, якщо ні — відображаємо такі витрати у графі 8

* Для правильного заповнення графи 6 підприємець повинен обрати один із методів, за яким він обліковуватиме вибуття запасів (метод ідентифікованої собівартості, ФІФО (перший прийшов — перший пішов), середньозваженої собівартості, нормативних витрат). Дуже обережним підприємцям рекомендуємо оформляти документ (довільної форми), в якому б містився розрахунок сум, що вносяться до цієї графи Книги ОДВ (графи 6).

Графа 7 «Витрати на оплату праці найманих осіб»

У цій графі відображайте суму витрат на оплату праці та нарахування на оплату праці найманих працівників, понесені у звітному місяці. До цієї графи заносьте суму нарахованої «грязної» зарплати (без вирахування утримань ПДФО і військового збору), а також нарахування ЄСВ на неї (22 %).

Такі витрати прямо не прив’язуються до отримання виручки. Тому вважаємо, що їх потрібно враховувати в тому місяці, в якому їх здійснено.

Отже, запис до цієї графи вноситься на дату виплати зарплати працівникам і на дату фактичної сплати ЄСВ у частині нарахувань із зарплати працівників

На думку податківців, якщо підприємець не отримував у звітному місяці дохід, то він не може відобразити суми зарплати у графі 7 (див. 104.08 БЗ)

Графа 8 «Інші витрати, пов’язані з одержанням доходу»

До цієї графи вносьте всі інші витрати, безпосередньо пов’язані з господарською діяльністю, що не відображаються у графах 6 і 7.

При цьому послуги (роботи, товарно-матеріальні цінності) мають бутиоплачені.

До цієї графи потраплять такі витрати:

орендна плата за офіс, торговельні площі, транспортні засоби, обладнання тощо;

сума ЄСВ, сплаченого підприємцем за себе;

оплата послуг банку, у тому числі за розрахунково-касове обслуговування;

плата за комунальні послуги, зв’язок тощо.

Тобто це по суті ті витрати, які неможливо прямо пов’язати з об’єктом витрат (продукція, роботи, послуги). Наприклад, адміністративні витрати, витрати на збут, загальновиробничі

Для відображення таких витрат не обов’язково чекати «прибутковий день», адже вони прямо не прив’язані до отримання виручки.

Отже, відображати їх у Книзі ОДВ потрібно на дату виплати коштів(незалежно від дати отримання доходу). З цим не сперечаються і податківці (див. 104.08 БЗ)

Графа 9 «Сума чистого оподатковуваного доходу (гр. 4 – гр. 6 – гр. 7 – гр. 8)»

У цій графі виводите чистий дохід, що підлягає оподаткуванню, за формулою: сума доходу за звітний період (графа 4) – сума витрат госпдіяльності (сума граф 6, 7 і 8). Підсумкові суми виводяться за місяць, квартал, рік

Підсумкова сума чистого доходу за рік повинна збігтися з сумою в декларації про майновий стан і доходи

Далі наведемо числовий приклад.

Приклад. Підприємець-загальносистемник (неплатник ПДВ) у березні 2016 року робить перші кроки в господарській діяльності. Він почав займатися роздрібною торгівлею чаєм в упаковках і чайним приладдям. Для цього він орендував приміщення, в якому самостійно торгував до 18 березня 2016 року, а потім подався до іншого міста на закупівлю товару.

Наведемо приклад заповнення Книги ОДВ у березні 2016 року (див. на с. 38). Зміст здійснених цього місяця операцій наведено в табл. 2

Таблиця 2. Господарські операції ФОП-загальносистемника за березень 2016 року.

Дата

Зміст операції

Примітка

1

2

3

01.03.2016

Постачальнику у вигляді передоплати перераховано 1000,00 грн. за 50 чашок за ціною 20 грн.

Витрати за придбаними товарами показуються в періоді, коли відбулася реалізація відповідних ТМЦ. Отже, на дату оплати товарів витрати у Книзі ОДВ не відображаються

02.03.2016

Отримано від постачальника партію чашок, оплачену 01.03.2016 р.

У Книзі ОДВ така операція не відображається, оскільки товар ще не продано

09.03.2016

Отримано 100 упаковок чаю за ціною 16 грн. на загальну суму 1600 грн., яка згідно з договором буде оплачена в наступному місяці

На дату отримання товару витрати не відображаються

11.03.2016

Підприємець установив ціну реалізації на чашки — 28 грн. і на чай — 22 грн. Він продав 4 чашки одному покупцю, 12 чашок різним покупцям і 10 упаковок чаю також різним покупцям. Сума доходу за день становить 668 грн. (16 шт. х 28 грн. + 10 шт. х х 22 грн.)

У Книзі ОДВ підприємець зазначає загальну суму виручки за день (без розшифровки, від кого і за що її отримано). Одночасно необхідно заповнити графи 5 і 6. Зауважимо, що до графи 6 потраплять тільки витрати на придбання реалізованих чашок у сумі 320 грн. (16 шт. х 20 грн.), оскільки вони отримані та оплачені підприємцем. А ось витрати на придбання реалізованого чаю в березні відображені не будуть, оскільки їх іще немає (адже чай поки що не оплачений). Такі витрати потраплять до Книги ОДВ в місяці їх фактичної оплати

15.03.2016

Підприємець продав 20 чашок різним покупцям на суму 560 грн.

За такою операцією у Книзі ОДВ потрібно заповнити три графи (крім зазначення дати здійснення діяльності). Так, до графи 2 Книги ОДВ заноситься підсумкова денна сума доходу, оскільки розшифровувати доходи за день підприємець не зобов’язаний. При цьому одночасно заповнюються графа 6, в якій відображається сума витрат, безпосередньо пов’язана з отриманням доходу* (20 шт. х 20 грн. = 400 грн.), і графа 5

* Як правило, підприємці, пов’язані з торгівлею, відображають у графі 6 купівельну вартість проданих товарів. Проте при значній номенклатурі товарів, придбаних за різними цінами, зручніше використовувати бухгалтерські методи визначення собівартості реалізованих запасів.

16.03.2016

Підприємець сплатив орендну плату за торговельне приміщення у розмірі 450 грн. (підписано акт)

Такі витрати в повному обсязі (без прив’язки до проданих товарів) відображаються у графі 8 Книги ОДВ на дату виплати коштів

17.03.2016

Покупець повернув 2 чашки, оскільки було виявлено заводський брак

Така операція відображається у графі 3 Книги ОДВ, зокрема, зазначається сума грошей, що повертається покупцю (56 грн.). Також необхідно зменшити раніше відображені витрати на суму 40 грн. (2 шт. х 20 грн.). Такий запис відображається у графі 6 Книги ОДВ зі знаком «мінус». Вважаємо, що одночасно варто зробити запис у графі 5, куди внести реквізити акта повернення між покупцем і підприємцем-продавцем

31.03.2016

Підбито підсумки за місяць

Підсумки підбиваємо за всіма графами, незважаючи на те, що в Порядку № 481 це передбачено тільки для «прибуткової» графи 2

<…>

Період обліку (день, місяць, квартал, рік)

Сума доходу, отриманого від здійснення господарської діяльності або незалежної професійної діяльності

Сума повернутих коштів за товари (роботи, послуги)

Загальна сума отриманого доходу, яка підлягає декларуванню (гр. 2 – гр. 3)

Витрати, пов’язані з господарською діяльністю або провадженням незалежної професійної діяльності

Сума чистого оподатковуваного доходу (гр. 4 – гр. 6 – гр. 7 – гр. 8)

реквізити документа, що підтверджує понесені витрати

сума витрат, пов’язаних з придбанням товарів (робіт, послуг)

витрати на оплату праці найманих осіб

інші витрати, пов’язані з одержанням доходу

1

2

3

4

5

6

7

8

9

11.03.2016

668,00

668,00

Платіжне доручення № 15 від 01.03.2016 р., ТТН № 13 від 02.03.2016 р.

320,00

15.03.2016

560,00

560,00

Платіжне доручення № 15 від 01.03.2016 р., ТТН № 13 від 02.03.2016 р.

400,00

__

16.03.2016

__

Платіжне доручення № 12 від 16.03.2016 р.

450,00

17.03.2016

56,00

-56,00

Акт повернення товару від 17.03.2016 р.

-40,00

Разом за березень

1228,00

56,00

1172,00

680,00

450,00

42,00

<…>
Фрагмент Книги ОДВ за березень 2016 року

Висновки

  Записи у Книзі ОДВ робіть за підсумками робочого дня, протягом якого отримано дохід.

    • Загальносистемники — неплатники ПДВ відображають у Книзі ОДВ доходи і витрати з урахуванням сум ПДВ.
  • За нереєстрацію (неведення) Книги ОДВ підприємцю загрожує штраф у розмірі 510 грн. і адмінштраф від 51 до 85 грн.

Джерело: Бухгалтер911

3 комментария

Click here to post a comment

двенадцать − 3 =

  • Добрий вечір. Підкажіть будь-ласка.
    Як правильно відобразити в книзі
    1 товар який був отриманий під реалізацію
    2 повернутий товар постачальнику який був отриманий під реалізацію.

  • Доброго дня. Дякую за приведений приклад, а що робити ФОП на загальній системі платникам ПДВ? Чи так само вести книгу доходів і витрат, чи все таки по першій події (відгрузив, отримав товар)??

    • Доброго дня. Ведете так само, але суми доходів і витрат вказуєте без ПДВ. ПДВ-облік ведеться окремо.

Наша розсилка

Цікаве відео

Випадкова цитата

Перестаньте бояться провала

— Ларри Пейдж

PUSH-повідомлення

Підпишись на оперативні сповіщення про оновлення на нашому сайті. Натисни дзвіночок в правому нижньому кутку і натисни ОК. Підтримується браузер Chrome та Firefox

Облік доходів та витрат у ФОП на загальній системі оподаткування

Час читання: 22 min
3