Слишком долгая загрузка. Просто закройте это окно
Вітаємо Вас на нашому порталі
Головна » Для завантаження » Закони, положення, нормативи
Закони, положення, нормативи

Додаток 1 до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях

Want create site? Find Free WordPress Themes and plugins.
Час читання:80 хвилин
Print Friendly, PDF & Email
 Додаток 1до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях(пункт 6 глави 2 розділу ІІ)
  ЖУРНАЛреєстрації бланків документів* 
НадходженняВидавання
дата надход-женнядата, реєстра-ційний індекс супрові-дного листазвідки надій-шликількість примір-никівсерія і номери бланківдата вида-ваннянайме-нування підроз-ділупрізвище та ініціали працівни-ка, який отримав бланккількість примірни-ківсерія і номери бланківрозписка проотриманняпримітка (відміткапроповернення, знищення)
123456789101112
       Формат А4 (210х297). 
 Додаток 2до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях(пункт 9 глави 3 розділу ІІ )
  ЖУРНАЛобліку печаток та штампів, що застосовуються в установі*  
№з/пВідбиток печаток і штампівКому виданоДата повернення і розписка про прийманняПримітка(відмітка про знищення)
найменування підрозділу, в якому зберігаються печатки і штампипрізвище та ініціали відповідальної особидата і розписка про отримання
1234567
      Формат А4 (210х297).     
 Додаток 3до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях(пункт 9 глави 1 розділу ІІІ)
 ЗВІТ* про обсяг документообігу за ___  ________________ 20__ року 
ДокументиКількість документів
оригіналикопіїусього
Вхідні   
Вихідні   
Внутрішні   
Усього   
 
Посада керівника служби діловодства        _________            (підпис)_____________________________ (ініціали  (ініціал імені), прізвище)
 ___  ________________ 20__ року         Формат А4 (210х297).   
 Додаток 4до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях(пункт 3 глави 3 розділу ІІІ)
 ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК документів, що не підлягають реєстрації службою діловодства*
  1. Графіки, наряди, заявки, рознарядки.
  2. Зведення та інформація, надіслані до відома.
  3. Навчальні плани, програми (копії).
  4. Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій тощо.
  5. Прейскуранти (копії).
  6. Норми витрати матеріалів.
  7. Вітальні листи і запрошення.
  8. Друковані видання (книги, журнали, бюлетені).
  9. Наукові звіти за темами.
  10. Місячні, квартальні, піврічні звіти.
  11. Форми статистичної звітності.
  12. Договори.
               Формат А4 (210х297).   
 Додаток 5до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях(пункт 7 глави 3 розділу ІІІ)
  ЖУРНАЛреєстрації вхідних документів*      Формат А4 (210х297).   
 Додаток 6до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях(пункт 7 глави 3 розділу ІІІ)
 ЖУРНАЛреєстрації вихідних документів*            Формат А4 (210х297).  
 Додаток 7до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях(пункт 7 глави 3 розділу ІІІ)
 ЖУРНАЛ реєстрації внутрішніх документів* 
Дата та індекс документаКороткий змістРезолюціяабо відповідальний виконавецьПідпис особи, яка отримала документ, дата отриманняВідмітка про виконання документа
12345
           Формат А4 (210х297).     
 Додаток 8до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях(пункт 10 глави 3 розділу ІІІ)
 РЕЄСТРАЦІЙНО-КОНТРОЛЬНА КАРТКА(лицьовий бік) 
12345678910111213141516171819202122232425262728293031
Автор документа або кореспондент Назва виду документаСтрок виконання
70 мм70 мм70 мм
Дата та індекс надходження Дата та індекс документа
105 мм105 мм
Заголовок документа або короткий зміст
Резолюція або відповідальний виконавець 
Позначка про виконання Розписка в одержанні документа
210 мм
(зворотний бік)
Контрольні позначки
фонд №опис №справа №
70 мм70 мм70 мм
210 мм
Формат А5 (210 х 148 ) або А6 (105 х 148). 
 Додаток 9до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях(пункт 10 глави 3 розділу ІІІ)
ПОРЯДОК заповнення реквізитів реєстраційно-контрольної картки
РеквізитиПояснення до заповнення
Назва виду документаЗаповнюється відповідно до назви документа, що реєструється. Під час реєстрації листів графа не заповнюється
Автор (кореспондент)Під час реєстрації документа, що надійшов, зазначається найменування установи (особи) – автора документа. Під час реєстрації документа, що надсилається, зазначається найменування установи (особи) – кореспондента. Допускається застосування скороченого найменування установи
Дата документаДата, що проставляється на документі установою – автором, переноситься на реєстраційно-контрольну картку (далі – картка) з використанням цифр у такій послідовності: число, місяць, рік (число і місяць зазначаються двома парами арабських цифр, рік – чотирма арабськими цифрами)
Індекс документаІндекс, присвоєний документу установою – автором, переноситься на картку з документа, що надійшов або надсилається
Дата надходженняДата надходження документа до установи переноситься на картку з реєстраційного штампа
ІндексІндекс, присвоєний вхідному документу установою – одержувачем, переноситься під час реєстрації надходження на картку з реєстраційного штампа. Після виконання документа індекс доповнюється номером справи за номенклатурою справ або іншими індексами
Заголовок документа або короткий змістПереноситься заголовок, сформульований на документі. У разі відсутності заголовка на документі він формулюється відповідно до правил
РезолюціяПереноситься на картку з документа основний зміст доручення, прізвище автора і дата резолюції
Відповідальний виконавецьПрізвище, ініціали відповідального виконавця переносяться з резолюції, у разі потреби зазначається номер телефону
Строки виконанняПроставляються число, місяць, рік (число і місяць зазначаються двома парами арабських цифр, рік – чотирма арабськими цифрами). Під час реєстрації ініціативного документа, що надсилається, проставляється очікувана дата надходження відповіді
Позначка про виконанняКороткий запис того, як вирішено питання по суті, або дата та індекс документа-відповіді
  
 Додаток 10до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях(пункт 12 глави 1 розділу ІV)
  
Найменування установиЗАТВЕРДЖУЮ
 Посада керівника установи
НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ________________________________ (підпис)          (ініціали (ініціал імені), прізвище)
__________ № ______________  ____________ 20___ року
на__________ рік        М. П.
 
Індекс справиЗаголовок справи(тому, частини)Кількість справ(томів, частин)Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за перелікомПримітка
12345
 _____________________________________________________________________________(назва розділу*
Посада керівника служби діловодства______________ (підпис)__________________ (ініціали (ініціал імені),                прізвище)
___  ____________ 20___ року  
 
Посада керівника архіву (особи, відповідальної за архів) установи_________    ____________________ (підпис)       (ініціали (ініціал імені),прізвище) 
 
СХВАЛЕНОПротокол засідання ЕК установи _______ № ________ПОГОДЖЕНОПротокол засіданняЕПК державного архіву, ЕК архівного відділу  або ЕК органу вищого рівня________ № ________ 
       Підсумковий запис про категорії та кількість справ, складених у ______ році в установі: 
За строками зберіганняРазомУ тому числі
таких, що переходятьз відміткою «ЕПК»
Постійного   
Тривалого (понад 10 років)   
Тимчасового (до 10 років включно)   
Усього   
 
Посада керівника служби діловодства ______________ (підпис) __________________________ (ініціали (ініціал імені), прізвище)
___  ____________ 20___ року  
  Підсумкові відомості передано в архів установи. 
Посада особи, відповідальноїза передачу відомостей  ______________ (підпис)  __________________________ (ініціали (ініціал імені), прізвище)
___  ____________ 20___ року  
           Формат А4 (210х297).   
 Додаток 11до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях(пункт 12 глави 1 розділу ІV)
 Найменування установиНайменування структурного підрозділу НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ_____________№____________на__________рік 
Індекс справиЗаголовок справи (тому, частини)Кількість справ (томів, частин)Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за перелікомПримітка
12345
_________________________________________________________________ (назва розділу) 
Посада керівника структурного підрозділу ______________ (підпис) _________________________ (ініціали (ініціал імені), прізвище)
___  ____________ 20___ року  
 
Посада керівника архіву (особи, відповідальної за архів) установи____________   _____________________ (підпис)     (ініціали (ініціал імені),прізвище)  
        Підсумковий запис про категорії та кількість справ, складених у ______ році у структурному підрозділі: 
За строками зберіганняРазомУ тому числі
таких, що переходятьз відміткою «ЕПК»
Постійного   
Тривалого (понад 10 років)   
Тимчасового (до 10 років включно)   
Усього   
 
Посада особи, відповідальної за діловодствов структурному підрозділі ______ (підпис) ___________________ (ініціали (ініціал імені), прізвище)
___  _____________ 20___ року  
 Підсумкові відомості передано до служби діловодства.
Посада особи, відповідальної за передачу відомостей _______ (підпис) ___________________ (ініціали (ініціал імені), прізвище)
___  _____________ 20___ року  
       Формат А4 (210х297).     
 Додаток 12до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях(пункт 5 глави 3 розділу ІV,пункт 3 глави 6, пункт 13 глави 7 розділу VIII)
 Найменування установи Найменування структурного підрозділу КАРТКА-ЗАМІННИК СПРАВИ Справа ___________________________________________________________________(індекс за номенклатурою або номер за описом і заголовок) Опис ___________________________________________________________________(номер і назва) Фонд ___________________________________________________________________(номер і назва) Видано ______________________(дата видачі)______________________________________________________________________________________(особа, якій видано, та найменування її структурного підрозділу) до ___________________________(дата повернення)  
Посада особи, відповідальної за діловодствов структурному підрозділі _______ (підпис) _____________________________ (ініціали (ініціал імені), прізвище)
___  _____________ 20___ року  
             Формат А4 (210х297).  
 Додаток 13до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях(пункт 9 глави 2 розділу V)
 Найменування установи                                                   ЗАТВЕРДЖУЮ Посада керівникаустанови______   ________________________(підпис)    (ініціали (ініціал імені), прізвище)___  ____________ 20___ рокуМ. П.АКТ____________ № _________________________(місце складання) про нестачу справ (документів)у структурних підрозділах У результаті ____________________________________________ встановлено відсутність справ (документів), що внесені до номенклатури. Заходи щодо їх розшуку позитивних результатів не дали, у зв’язку з чим вважаємо за доцільне зняти з обліку справи (документи), зазначені нижче: 
№з/п№ справи за номенклатурою (абономери аркушів документа)Заголовок справи (документа)Датасправи(документа)Кількість аркушів у справі (документі)Можливі причини відсутності справи (документа)
1234567
 Разом ______________________ справ, __________________________ документів.(цифрами і словами)                                         (цифрами і словами)  Зміст невиявлених справ (документів) може бути частково відтворено такими справами (документами): __________________________________________________________________(номери справ, аркушів, їх заголовки) Посада керівника архіву (особи,відповідальної за архів)              ___________                           ________________________(підпис)                                      (ініціали (ініціал імені), прізвище)____ ___________ 20___ року  Посада керівника служби діловодства______  __________________________(підпис)      (ініціали (ініціал імені), прізвище)____ ___________ 20___ року                                                                              Формат А4 (210х297).    
 Додаток 14до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях(пункт 15 глави 2 розділу V)
Найменування установи ЗАТВЕРДЖУЮПосада керівника установи________        _______________________(підпис)            (ініціали (ініціал імені), прізвище)___  ____________ 20___ рокуМ. П.
 АКТ_______________№___________________________________________(місце складання) про вилучення документів з Національного архівного фонду 
Для вилучення відібрано документи фонду № ____________________________________________(назва фонду)
на підставі__________________________________________________________________________(посилання на нормативно-методичні документи для
____________________________________________________________________________________проведення експертизи та види робіт) 
№з/пЗаголовки справ (документів) та їх крайні датиНомери описівНомери справ за описамиКількість справ(докумен-тів)Підстава для вилучення документів (дублетні, документи тимчасового строку зберігання, невиправно пошкоджені)
123456
 Разом __________________________________________________________________________справ.(цифрами і словами)Кількість справ, їх крайні дати та стисла характеристика документів, що залишено на зберіганні:_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Посада керівника архіву (особи,відповідальної за архів)              ___________                           ________________________(підпис)                                      (ініціали (ініціал імені), прізвище)____ ___________ 20___ року        
СХВАЛЕНОПротокол засідання ЕК установи_____________ № ______СХВАЛЕНОПротокол засідання ЕК архівного відділу райдержадміністрації (міської ради)_____________ № ______СХВАЛЕНОПротокол засідання ЕПКдержавного архіву___________ № _____
  ПОГОДЖЕНОПротокол засідання ЦЕПК Укрдержархіву_____________ № ______
 Документи в кількості __________________________________________________________ справ(цифрами і словами)вагою ______________________ кг   здано в _____________________________________________(найменування установи) на переробку за приймально-здавальною накладною від ________________ № __________ або знищено шляхом спалення. 
Посада особи, яка здала (знищила) документи ____________(підпис) ________________________________________(ініціали (ініціал імені), прізвище)
____  __________ 20 ____ року 
Зміни до облікових документів внесено ____________(підпис) ________________________________________(ініціали (ініціал імені), прізвище)
____  __________ 20 ____ року         Формат А4 (210х297).   
 Додаток 15до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях(пункт 1 глави 3 розділу V)
Найменування установи ЗАТВЕРДЖУЮПосада керівника установи______            _______________________(підпис)               (ініціали (ініціал імені), прізвище)_____    ____________ 20___ рокуМ. П.
АКТ_______________№___________________________________________(місце складання)про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду На підставі___________________________________________________________________________(назви і вихідні дані переліку документів із зазначенням строків їх_____________________________________________________________________________________зберігання або типової (примірної) номенклатури справ)вилучені для знищення як такі, що не мають культурної цінності та втратили практичне значення, документи фонду № ___________________________________________________________(назва фонду)
№з/пЗаголовок справи або груповий заголовок справДата справи або крайні дати справНомери описів (номенк­латур) за рік (роки)Індекс справи (тому, частини) за номен-клатурою або номер справи за описомКіль-кість справ (томів, частин)Строк збері-гання справи (тому, частини) і номери статей за перелікомПримітки
12345678
 Разом ________________________________________ справ за ___________ роки.(цифрами і словами)
Посада особи, яка проводила експертизу цінності документів ____________(підпис) ____________________________________(ініціали (ініціал імені), прізвище)
____  __________ 20 ____ року 
СХВАЛЕНОПротокол засідання ЕК установи _____________ № ______СХВАЛЕНОПротокол засідання ЕК архівного відділу райдержадміністрації (міської ради)_____________ № ______ПОГОДЖЕНОПротокол засідання ЕПКдержавного архіву ___________ № _____
      Описи справ постійного зберігання за ____________ роки схвалено, а з кадрових питань (особового складу) погоджено з ЕПК (ЕК) _____________________________________________________________________________________________________________________________________(найменування державної архівної установи, архівного відділу міської ради) (протокол  __________ № __________). Документи в кількості ____________________________________________________________ справ(цифрами і словами)вагою ______________________ кг   здано в ______________________________________________(найменування установи)_________________________________________________ на переробку за приймально-здавальною накладною від ________________ № __________ або знищено шляхом спалення. 
Посада особи, яка здала (знищила) документи _________(підпис) _____________________________________(ініціали (ініціал імені), прізвище)
 ____  __________ 20 ____ року                            Формат А4 (210х297).    
 Додаток 16до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях(пункт 6 глави 2 розділу VІ)
   ВНУТРІШНІЙ ОПИСДОКУМЕНТІВ СПРАВИ № _________  
№з/пІндекс документаДатадокументаЗаголовокдокументаНомери аркушівПримітки
123456
 Разом:______________________________________________________ документів,(цифрами і словами) ______________________________________________________ аркушів документів,(цифрами і словами) ______________________________________________________ аркушів внутрішнього опису.(цифрами і словами) 
Посада укладача опису         _________(підпис)______________________________(ініціали (ініціал імені), прізвище)
____  __________ 20 ____ року               Формат А4 (210х297).    
 Додаток 17до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях(пункт 7 глави 2 розділу VІ, пункт 4 глави 5 розділу VII,  пункт 4 глави 8 розділу VII)
   ЗАСВІДЧУВАЛЬНИЙ НАПИС СПРАВИ № ______(РОЗДІЛУ ОПИСУ, ЗАКІНЧЕНОГО ОПИСУ)   У справі (розділі опису, закінченому описі) підшито і пронумеровано _________________ аркушів;у тому числі літерні номери ___________;пропущені номери _____________+ аркушів внутрішнього опису __________  
Особливості фізичного стану таформування справиНомери аркушів
12
   Посада особи, яка склалазасвідчувальний напис                   ___________                           ________________________(підпис)                                       (ініціали (ініціал імені), прізвище)____ ___________ 20___ року                Формат А4 (210х297). 
 
 Додаток 18до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях(пункт 9 глави 2 розділу VІ)
 Код архівної установи _______Код установи ________   
___________________________________________________________________________________________________   
    (найменування державної архівної установи, архівного відділу міської ради)   
    
    
     
     
    
(найменування установи та структурного підрозділу)  
      
      
    
    
    
    
    
   
(заголовок справи)   
(крайні дати документів справи)   
   На ____ арк.  
  Зберігати   
60 
 
        
230
 
 
   
  Додаток 19до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях(пункт 3 глави 3 розділу VІ)
   Найменування установи                                                  ЗАТВЕРДЖУЮ Найменування структурного підрозділу                        Посада керівникаструктурного підрозділу______   ________________________(підпис)    (ініціали (ініціал імені), прізвище)_____ _____________ 20___ року ОПИС____________ № _____ 
№з/пІндекс справи Заголовок справи (тому, частини)Крайні дати документів справи (тому, частини)Кількість аркушів у справі (томі, частині)Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком*Примітки
1234567
 ________________________________________________________________________________(назва розділу**)До опису внесено __________________________________________________________ справ(цифрами і словами)з № ______________ по № __________, у тому числі:літерні номери ________________________, пропущені номери ____________________________ 
Посада укладача опису____________(підпис)____ ___________ 20___ року  _________________________(ініціали (ініціал імені), прізвище)
Посада керівника служби діловодства______  __________________________(підпис)      (ініціали (ініціал імені), прізвище)____ ___________ 20___ року 
    Передав ___________________________________________________________________ справ(цифрами і словами)та _________________________________ реєстраційно-контрольних карток до документів*.(цифрами і словами)   Посада працівника структурногопідрозділу                                        _____________                        __________________________(підпис)                                        (ініціали (ініціал імені), прізвище)____ ___________  20___ року  Прийняв ___________________________________________________________________ справ(цифрами і словами)та __________________________________ реєстраційно-контрольних карток до документів.(цифрами і словами)   Посада керівника архіву(особи, відповідальної за архів)      ___________                           ________________________(підпис)                                       (ініціали (ініціал імені), прізвище)____ ___________  20___ року                     Формат А4 (210х297).  
 Додаток 20до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях(пункт 1 глави 2 розділу VІІ)
 Найменування установи                                                                    ЗАТВЕРДЖУЮ Посада керівника установи______   ________________________(підпис)    (ініціали (ініціал імені), прізвище)___  ____________ 20___ рокуМ. П.Фонд № _____ОПИС № _____                                                                 справ постійного зберіганняза ___________ рік 
№з/пІндекс справи Заголовок справи (тому, частини)Крайні дати документів справи (тому, частини)Кількість аркушів у справі (томі, частині)Примітки
123456
______________________________________________________________________________(назва розділу*)До опису внесено __________________________________________________________ справ(цифрами і словами)з № ______________ по № __________, у тому числі:літерні номери ________________________, пропущені номери ___________________________
Посада  укладача опису                  _________                                 ___________________________________ 20___ року                            (підпис)                                     (ініціали (ініціал імені), прізвище)  
Посада керівника архіву(особи, відповідальної за архів)                        __________(підпис)____ ___________ 20___ року _________________________(ініціали (ініціал імені), прізвище) 
СХВАЛЕНОПротокол засідання ЕК установи _____________ № ______СХВАЛЕНОПротокол засідання ЕК архівного відділу райдержадміністрації (міської ради)_____________ № ______СХВАЛЕНОПротокол засідання ЕПКдержавного архіву ___________ № ________  
Формат А4 (210х297).  
 Додаток 21до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях(пункт 1 глави 3 розділу VІІ)
Найменування установи                                                   ЗАТВЕРДЖУЮ Посада керівника установи______   ________________________(підпис)    (ініціали (ініціал імені), прізвище)___  ____________ 20___ рокуМ. П.Фонд № _____ОПИС № _____справ тривалого (понад 10 років) зберіганняза ___________ рік 
№з/пІндекс справи Заголовок справи (тому, частини)Крайні дати документів справи (тому, частини)Строк зберігання справи (тому, частини)Кількість аркушів у справі (томі, частині)Примітки
1234567
______________________________________________________________________________(назва розділу*)До опису внесено __________________________________________________________ справ(цифрами і словами)з № ______________ по № __________, у тому числі:літерні номери ________________________, пропущені номери ___________________________
Посада укладача опису                      ________(підпис)____ ___________ 20___ року_________________________(ініціали (ініціал імені), прізвище) 
Посада керівника архіву(особи, відповідальної за архів)                              _________(підпис)____ ___________ 20___ року  _________________________(ініціали (ініціал імені), прізвище) 
 СХВАЛЕНОПротокол засідання ЕК установи_____________ № ____ СХВАЛЕНОПротокол засідання ЕК установи вищого рівня_____________ № ______  
 Формат А4 (210х297). 
 Додаток 22до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях(пункт 1 глави 4 розділу VІІ)
 Найменування установи                                                   ЗАТВЕРДЖУЮ Посада керівника установи______   ________________________(підпис)    (ініціали (ініціал імені), прізвище)___  ____________ 20___ рокуМ. П.Фонд № _____ОПИС № _____справ з кадрових питань (особового складу)за ___________ рік 
№з/пІндекс справи Заголовок справи (тому, частини)Крайні дати документів справи (тому, частини)Строк зберігання справи (тому, частини)Кількість аркушів у справі (томі, частині)Примітки
1234567
______________________________________________________________________________
Читати по темі:  Положення про порядок та умови торгівлі іноземною валютою
(назва розділу*)До опису внесено __________________________________________________________ справ(цифрами і словами)з № ______________ по № __________, у тому числі:літерні номери ________________________, пропущені номери ___________________________
 Посада  укладача опису                _______(підпис)____ ___________ 20___ року_________________________(ініціали (ініціал імені), прізвище) 
 Посада керівника архіву(особи, відповідальної за архів)     ________(підпис)____ ___________ 20___ року _________________________(ініціали (ініціал імені), прізвище) 
ПОГОДЖЕНОПротокол засідання ЕПКдержавного архіву ___________ № _____СХВАЛЕНОПротокол засідання ЕК архівного відділу райдержадміністрації (міської ради)_____________ № ______СХВАЛЕНОПротокол засідання ЕК установи  _____________ № ______ 
 Формат А4 (210х297). 
 Додаток 23до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях(пункт 5 глави 8 розділу VІІ)
  Найменування державної архівної установи, архівного відділу міської ради* Назва фонду             Фонд № ________Опис № ________ ______________________________________________________(назва опису)_________________________________________________________________             ___________________________(крайні дати справ)     Формат А4 (210х297).  
 Додаток 24до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях(пункт 2 глави 3 розділу VІІІ)
  Найменування установи    ЖУРНАЛ РЕЄСТРАЦІЇ СПОСТЕРЕЖЕНЬ ЗА СТАНОМ ТЕМПЕРАТУРНО-ВОЛОГІСНОГО РЕЖИМУ ЗБЕРІГАННЯ АРХІВНИХ ДОКУМЕНТІВ  
 Дата записуКліматичні параметри повітря Підпис керівника архіву (особи, відповіда-льної за архів)   Примітки
зовнішнє повітряповітря у сховищі
темпера-тура, Свідносна вологість, %темпера-тура, Свідносна вологість, %
1234567
                        Формат А4 (210х297).  
 Додаток 25до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях(пункт 11 глави 6 розділу VІІІ)
   Найменування установи  КАРТКА ПОСТЕЛАЖНОГО ТОПОГРАФІЧНОГО ПОКАЖЧИКА 
 Архівосховище_________Кімната_______________
  
Стелаж (шафа) № __________ 
№ полиці№ фонду№ описуСправи (од. зб.) з № ______ по №____Примітки
12345
 (лицьовий бік)    
12345
 (зворотний бік)                Формат А6 (148 x 105). 
 Додаток 26до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях(пункт 11 глави 6 розділу VІІІ)
   Найменування установи  КАРТКА ПОФОНДОВОГО ТОПОГРАФІЧНОГО ПОКАЖЧИКА 
 Архівосховище_________Кімната_______________
  
 Фонд № ____________ назва ____________________________________________________ 
№ описуСправи (од. зб.)з № ______ по №____ № стелажа (шафи)№ полиціПримітки
12345
 (лицьовий бік)  
12345
 (зворотний бік)                 Формат А5 (148 x 210).  
 Додаток 27до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях(пункт 5 глави 7 розділу VІІІ)
  
Найменування установи      ЗАМОВЛЕННЯ  на видавання справу читальний зал (робочі кімнати) Резолюція керівника архіву (структурного підрозділу)
  
 
Прошу видати ___________________________________________________________________(ініціали (ініціал імені), прізвище та посада користувача)для ____________________________________________________________________________ (мета роботи з документами)такі документи: 
№ фонду№ опису№ справи (документа)Заголовок справи (документа)Крайні дати документівсправиКількість аркушів у справіПідпис користувача, який отримав документиПідпис працівника читального залу, якому користувач повернув документи
12345678
  (лицьовий бік)  
12345678
    
  ______________ (підпис замовника) _____________________________ (ініціали (ініціал імені), прізвище)
____ __________ 20___ року (зворотний бік)  Формат А4 (210х297).   
 Додаток 28до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях(пункт 6 глави 7 розділу VІІІ)
  
  ___________(підпис)Керівник установи________________(ініціали (ініціал імені), прізвище)
____ _____20___ року 
__________________________________________________________________________(посада і прізвище керівника  установи,якому адресується заява) 
громадянина______________________________________________________________________, (країна)                                                                                (П. І. Б.)
 документ, що посвідчує особу абопідтверджує повноваження ____________________________________________________________,(серія, номер, яким органом і коли виданий / офіційний лист (доручення)який постійно проживає за адресою _____________________________________________________, Рік народження _______________________________________________________________________ Місце роботи, посада________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Освіта, науковий ступінь, учене звання________________________________________________________________________________________________________________________________________ Мета роботи _________________________________________________________________________(підготовка статті, монографії, дисертації, інші дослідження) Тема(и) роботи, хронологічні межі _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________Використання документної інформації з комерційною метою ________________________________(так, ні)      Контактна інформація: № телефону__________________________________________________________________________ Факс ________________________________________________________________________________ E-mail ______________________________________________________________________________ З Порядком користування документами архіву ознайомився(лась) і зобов’язуюсь його виконувати. ____ __________ 20___ року                                                         Підпис _________________________                       Формат А4 (210х297).    
 Додаток 29до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях(пункт 7 глави 7 розділу VІІІ)
  Найменування установи АКТ____________ № _________________________(місце складання)про видавання справ у тимчасовекористування________________________________________________________________________________(найменування установи, до якої видаються справи, та її поштова адреса)Підстава________________________________________________________________________________________________________________________________________________________З якою метою видаються справи ____________________________________________________________________________________________________________________________________Видано такі справи з фонду________________________________________________________(№ і назва фонду) 
№з/пОпис№Справа № за описомЗаголовок справиКрайні дати документів справиКількість аркушів у справіПримітки
1234567
Разом видано _____________________________________________ справ на строк до_________________________________________________________________________________(цифрами і літерами зазначається точна дата повернення справ)Справи видано в упорядкованому стані, оправлено в обкладинки, з пронумерованими аркушами і засвідчувальними написами. Отримувач зобов’язується не надавати справи, отримані в тимчасове користування, стороннім особам, не видавати на їх підставі копій, витягів і довідок, не публікувати документи без дозволу установи-фондоутворювача.Отримувач зобов’язується повернути справи в строк, зазначений в акті. Отримувача попереджено про відповідальність за порушення законодавства про НАФ та архівні установи. 
Посада керівника установи, що видала справи_______   _________________________(підпис)      (ініціали (ініціал імені), прізвище)____ __________ 20___ рокуМ. П. Посада керівника установи, що отримала справи______      __________________________(підпис)        (ініціали (ініціал імені), прізвище)____ __________ 20___ рокуМ. П.   
    
 Видав справи Посада керівника архіву(особи, відповідальної за архів)_______   _________________________(підпис)      (ініціали (ініціал імені), прізвище)____ ___________ 20___ року   Отримав справи ___________________(посада)______        ________________________(підпис)          (ініціали (ініціал імені), прізвище)____ ___________ 20___ року
 Справи повернено в повному обсязі та збереженості.  
Прийняв справи Посада керівника архіву(особи, відповідальної за архів)_______   _________________________(підпис)      (ініціали (ініціал імені), прізвище)____ ___________ 20___ року  Здав справи ___________________(посада)______        ________________________(підпис)          (ініціали (ініціал імені), прізвище)____ ___________ 20___ року
                Формат А4 (210х297).   
 Додаток 30до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях(пункт 11 глави 7 розділу VІІІ)
 Найменування установи   АРКУШ КОРИСТУВАННЯ АРХІВНИМИ ДОКУМЕНТАМИ Фонд № ________________ Опис № ___________________ Справа № ____________________ Заголовок справи ________________________________________________________________ 
Дата користуваннясправоюПрізвище, ініціали (ініціал імені) користувачаХарактер користування (копіювання, перегляд, витяги тощо)Номери аркушів, з яких зроблено копії, витяги тощоПідпис користувача
12345
                        Формат А4 (210х297).    
 Додаток 31до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях(пункт 12 глави 7 розділу VІІІ)
  _______________________________________________________(найменування установи)            КНИГА ВИДАВАННЯ СПРАВ З АРХІВОСХОВИЩА      Розпочато ___________ Закінчено ____________                        
№з/пДата вида-ванняФонд№Опис №Справа №Край-ні да-ти до-кумен-тів спра-виКому вида-но Підпис про отри-манняПідпис про повернен-няПриміт-ки
12345678910
 Разом у _________ році видано з архівосховища ________________________________ справ.(цифрами і словами)   Посада керівника архіву(особи, відповідальної за архів)     ___________                              ________________________(підпис)                                          (ініціали (ініціал імені), прізвище)____ ___________ 20___ року                                Формат А4 (210х297).     
 Додаток 32до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях(пункт 10 глави 8 розділу VІІІ)
 Найменування установи АРКУШ ПЕРЕВІРЯННЯ № _________ наявності та стану документів Фонд № ___________, назва фонду _________________________________________________________ Перевіряння проводили _____________   ______    _______    _________________________(дата)                 (посада)      (підпис)        (ініціали (ініціал імені), прізвище)_____________   ______   _______    _________________________(дата)                 (посада)      (підпис)        (ініціали (ініціал імені), прізвище)_____________   ______   _______    _________________________(дата)                 (посада)      (підпис)        (ініціали (ініціал імені), прізвище) 
Но-мери  опи-сівКількість справ(од. зб.) опису за обліковими докумен-тамиНо-мери  неви-явле-них справЛітерніномериПропущені номериШифри справ, непра-вильно підкла-дених до даного фондуНомерисправ, вида-них у тимчасове користуванняКіль-кість справ (описа-них), що є в наяв-ностіТимчасові шифринеопрацьо-ваних справНомери справ (од. зб.), що потребуютьНомери справ, доку-менти яких мають неви-правні пошкод-женняПримітки
внесе-ні до опису, але не врахо-вані у підсум-ковому записуне внесені до опису, але врахо-вані у підсум-ковому записуврахо-вані у підсум-ковому записуне врахо-вані у під-сум-ковому записудезін-фекціїдезін-секціїрес-тав-раціїоправ-лення або під-шивкивіднов-лення згаса-ючих або слабо-контраст-них текстів
123456789101112131415161718
      Разом ___________________________________________________________________________________________________________________справ*.                                                                                                                     (цифрами і словами) Аркуш склали 
Посада      __________________________________________________________ (підпис)                _______________________________(ініціали (ініціал імені), прізвище)
Посада      __________________________________________________________ (підпис)                _______________________________(ініціали (ініціал імені), прізвище)
Посада      __________________________________________________________ (підпис)                _______________________________(ініціали (ініціал імені), прізвище)
_______ _________________ 20_____ року           Формат А3 (297х420).    
 Додаток 33до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях(пункт 10 глави 8 розділу VІІІ)
 Найменування установи                                                                    ЗАТВЕРДЖУЮ Посада керівника установи______   ________________________(підпис)    (ініціали (ініціал імені), прізвище)____ __________ 20___ рокуМ. П.АКТ____________ № _________________________(місце складання) про перевіряння наявностіта стану cправ (документів) Фонд № ___________, назва фонду __________________________________________________ Перевіряння проводилося з ______________ по _______________________________________(дата)                                                                (дата)Перевірянням встановлено:
  1. Внесено до описів ____________________________________________ справ (документів).                                                      (цифрами і словами)
  2. Не виявлено в наявності________________________________________ справ (документів).                                                      (цифрами  і словами)
  3. Мають літерні номери _________________________________________справ (документів),
Читати по темі:  ІНСТРУКЦІЯ №333 щодо застосування економічної класифікації видатків бюджету
(цифрами і словами)з них:
а) внесено до опису, але не враховано в підсумковому запису ________ справ (документів);(цифрами)
б) не внесено до опису, але враховано в підсумковому запису _______ справ (документів).(цифрами)
4. Пропущено номерів:а) врахованих у  підсумковому запису ________ справ (документів);(цифрами)
б) не врахованих у підсумковому запису________ справ (документів).(цифрами)
5. Неправильно підкладених справ, що належать до інших фондів ________ справ (документів).(цифрами)
6. Разом з числа внесених до описів у наявності є ________ справ (документів),(цифрами)
з них:а) потребують дезінфекції і дезінсекції ________ справ (документів);(цифрами)
 
б) невиправно пошкоджені________ справ (документів);(цифрами)
в) потребують ремонту________ справ (документів);(цифрами)
г) потребують оправлення або підшивки________ справ (документів);(цифрами)
ґ) потребують відновлення згасаючих і слабоконтрастних текстів ________ справ (документів);(цифрами)
д) мають у зовнішньому оформленні коштовності________ справ (документів).(цифрами)
 
  
 7. Не внесених до описів______________________________________________________________ справ (документів).(цифрами і словами) 
 8. Разом у фонді з числа внесених і не внесених до описів у наявності є______________________________________________________________ справ (документів).(цифрами і словами) 
  9. Характеристика умов зберігання документів_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 
Перевіряння проводили______________________________(посада) _______________(підпис) ______________________________(ініціали (ініціал імені), прізвище)
______________________________(посада)_______________(підпис)______________________________(ініціали (ініціал імені), прізвище)
______________________________(посада)_______________(підпис)______________________________(ініціали (ініціал імені), прізвище)
____  __________ 20 ____ року         Формат А4 (210х297).    
  Додаток 34до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях(пункт 15 глави 8 розділу VІІІ)
 Найменування установи                                                   ЗАТВЕРДЖУЮ Посада керівника установи______   ________________________(підпис)    (ініціали (ініціал імені), прізвище)____ __________ 20___ рокуМ. П.АКТ____________ № _________________________(місце складання)про невиправні пошкодження справ (документів) Фонд № ___________Назва фонду ____________________________________________________________________У фонді виявлено такі невиправно пошкоджені документи: 
№з/п№опису№справи(документа) Заголовок пошкодженої справи (документа)Крайні датисправи(документа)Кількість аркушів справи(документа)Характер та причини пошкоджень справи(документа)
1234567
 Разом виявлено пошкоджених ________________________справ,__________________ документів.(цифрами і словами)                                (цифрами і словами) Зазначені справи підлягають зняттю з обліку, оскільки _________________________________________________________________________________________________________________
 Посада керівника архіву(особи, відповідальної за архів)        ____________(підпис)____ ___________ 20___ року _________________________(ініціали (ініціал імені), прізвище) 
СХВАЛЕНОПротокол засідання ЕК установи _____________ № ______   
Формат А4 (210х297). 
 Додаток 35до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях(пункт 18 глави 8 розділу VІІІ)
  Найменування установи Фонд _____________________________________(назва фонду)Опис _____________________________________(№ і назва опису) КАРТКА ОБЛІКУ НЕВИЯВЛЕНОЇ СПРАВИ  
№ справиЗаголовок справиКрайні датидокументів справиКількість аркушів у справіПозначки про хід розшукуРезультати розшуку
123456
                         Формат А5 (148 x 210).    
 Додаток 36до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, установах і організаціях(пункт 19 глави 8 розділу VIII)
 Найменування установи                                                                    ЗАТВЕРДЖУЮ Посада керівника установи______   _______________________(підпис)    (ініціали (ініціал імені), прізвище)____ __________ 20___ р.М. П. АКТ____________ № _________________________(місце складання)про невиявлення справ (документів), шляхи розшуку яких вичерпаноФонд № ____________Назва фонду___________________________________________________________________________________________________________________________________У результаті ____________________________________________________________встановлено відсутність у фонді зазначених нижче справ (документів). Заходи щодо їх розшуку позитивних результатів не дали, у зв’язку з чим вважаємо за доцільне  зняти з обліку: 
№з/пОпис №Справа №  (абономери аркушів докумен-та)Заголовок справи (документа)Крайні датиКількість аркушівМожливі причини відсутності
1234567
Разом __________________ справ, ________________________________документів.(цифрами  і словами)                                     (цифрами і словами) Зміст невиявлених документів може бути частково відтворено такими документами: __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________    
Посада керівника архіву(особи, відповідальної за архів)       ____________(підпис)____ ___________ 20___ року _________________________(ініціали (ініціал імені), прізвище)
 Зміни до облікових документів внесено: 
Посада керівника архіву(особи, відповідальної за архів)       ____________(підпис)____ ___________ 20___ року _________________________(ініціали (ініціал імені), прізвище)
 ПОГОДЖЕНО[*]Протокол засідання Комісіїз контролю за наявністю, станомта розшуком документівдержавного архіву___________ № _________             Формат А4 (210х297).   
 Додаток 37до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях(пункт 1 глави 4 розділу Х)
  _______________________________________________________(найменування установи)            КНИГА ОБЛІКУНАДХОДЖЕННЯ ТА ВИБУТТЯ ДОКУМЕНТІВ АРХІВУ      Том № __________ Розпочато _______ Закінчено _______              
№з/пДата надходження або вибуття Найменування установи, структурного підрозділу,  звідки надійшли (куди вибули) документи, їх крайні датиНазва, № і дата документа, що підтверджує надходження  (вибуття) документівНадходження документівВибуття документівПри-міт-ки
кількість справкількість справ
постій-ного збері-ганнятрива-лого (понад 10 років)   збері-ганняз кадро-вих питань (особо-вого складу) постій-ного збері-ганнятрива-лого (понад 10 років)   збері-ганняз кадро-вих питань(особо-вого складу) 
1234567891011
 Разом у _______________ році надійшло ___________________________________________________________ справ (наводяться підсумкові дані за графами  5 – 7 книги);                                                                            (цифрами і словами) вибуло _____________________________________________________________справ (наводяться підсумкові дані за графами 8 – 10 книги).(цифрами і словами) 
Посада керівника архіву(особи, відповідальної за архів)  ____ ___________ 20___ року  ________________                                                               ____________________________(підпис)                                                                                             (ініціали (ініціал імені), прізвище)
Формат А3(297х420).  
 Додаток 38до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях(пункт 2 глави 4 розділу Х)
  Найменування установи          СПИСОК ФОНДІВ АРХІВУ   Том № _________ Розпочато _______ Закінчено ________                          
№ фондуДата першого надходження фондуНазва фондуВідмітка провибуття фондуПримітки
куди вибувдата і номер документа, на підставі якого фонд вибув
12345
 За ____________ рік надійшло _____________ фондів, у тому числі _____________ фондів юридичних осіб та _________________ фондів особового походження. За _____________ рік вибуло ________________ фондів, у тому числі ____________ фондів юридичних осіб та _________________ фондів особового походження. Разом на 01 січня ____________________________ фондів з № __________ по № __________(цифрами і словами)   
Посада керівника архіву(особи, відповідальної за архів)         ____________(підпис)____ ___________ 20___ року  _________________________(ініціали (ініціал імені), прізвище)
             Формат А4 (210х297).     
 Додаток 39до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях(пункт 5 глави 4 розділу Х)
   Найменування установи       РЕЄСТР ОПИСІВ   Розпочато ____________ Закінчено ____________                            
№ з/пНадходженняВибуття
датазаписуфондопис №том№назва опису(тому)крайні дати документівкількістьдата записупідставакуди вибув
назвасправаркушів в описупримірників опису (тому)
1234567891011121314
                Формат А4 (210х297).      
 Додаток 40до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях(пункт 7 глави 4 розділу Х)
  Кому надсилається ___________________________________________________(найменування, адреса державної архівної установи, архівного відділу міської ради) Ким надсилається ____________________________________________________(найменування, адреса, № телефону установи, що звітує)   П А С П О Р Тархівного підрозділу державного органу та органу місцевого самоврядування, іншої установи, підприємства та організації* 
Найменування установи та її підпорядкованістьДата створення організації 
 Місце зберігання документів_____________________________________________________________________________(адреса і № телефону) І. Відомості про документи
№ з/пНазва показниківКількістьКрайні дати 
1234
1Фонди  
2Справи  
 у тому числі:  
2.1постійного зберігання  
 з них:  
1)унесені в описи, що схвалені ЕПК державного архіву  
2)що зберігаються понад установлені строки  
2.2з кадрових питань (особового складу)  
      
1234
 з них:  
 унесені в описи, погоджені ЕПК (ЕК архівного відділу)  
2.3тривалого (понад 10 років) зберігання  
 з них:  
 унесені в описи  
  ІІ. Відомості про приміщення
Площаархівосховища, м2Ступіньзавантаженості, % Коротка характеристикаприміщення Наявністьробочих кімнат,читального залу
  ІІІ. Відомості про кадри
Кількість штатнихпрацівниківПрізвище, ім’я, побатькові Освіта, фахСтаж роботи в архіві 
  __________________________________________________________________(адреса і № телефону установи)    
Посада керівника архіву(особи, відповідальної за архів)        ____________(підпис)____ ___________ 20___ року  _________________________(ініціали (ініціал імені), прізвище)
      Формат А4 (210х297).     
 Додаток 41до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях(пункт 10 глави 4 розділу Х)
    Найменування установи       КНИГА ОБЛІКУ НАДХОДЖЕННЯ І ВИБУТТЯ СТРАХОВОГО ФОНДУ І ФОНДУ КОРИСТУВАННЯ  Том № _____________Розпочато __________Закінчено __________        
№з/пДатанадход-женняДоку-мент,за яким прийня-то копіїДатакопію-ванняНомери фондівНомери описівКількість справ унікаль-нихдокумен-тів, внесених до од. зб. страхово-го фондуСтраховий фонд(кількістьод. зб.)  Відомості про страховий фонд (кількість справ)Відомості про фонд користування(кількість справ)Примітки
наді-йшловибулонаді-йшловибуло 
12345678910111213
   Разом надійшло за _________рік ____________________________________од. зб. страхового фонду,(цифрами  і словами)____________________________________од. зб. фонду користування,(цифрами  і словами) скопійовано____________________________________________________ од. зб., у тому числі(цифрами і словами)________________________________________________________________архівних електронних,(цифрами і словами)_______________________________________________________________унікальних.(цифрами і словами) Вибуло_______________________________________________________________од. зб. страхового фонду.(цифрами  і словами) 
___________________________________________________________________(посада)______________________(підпис)___________________________________(ініціали (ініціал імені), прізвище)
Формат А4 (297х420). 
 Додаток 42до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях(пункт 10 глави 4 розділу Х)
     Найменування державної архівної установи, архівного відділу міської ради   Найменування установи          ОПИС № ________ СТРАХОВОГО ФОНДУ                        
Номериод. зб. страхо-вого фондуДата копіюван-няКіль-кість кадрів вод. зб.Кількість справ,внесених до од. зб.Відомості про справи, які входять в одиницю зберігання страхового фондуПриміт-ки 
№ фон-дів№описів№ справунікаль-них  
разомунікаль-них
123456789 
   Разом до опису  внесено_______________________________ од. зб. страхового фонду(цифрами і словами)на _______________________________________справ,(цифрами і словами) у тому числі скопійовано справ, віднесених до категорії унікальних:_________________________________________(цифрами і словами)  
Посада керівника архіву(особи, відповідальної за архів)       ____________(підпис)____ ___________ 20___ року _________________________(ініціали (ініціал імені), прізвище)
             Формат А4 (210х297).     
      ЗРАЗОК Додаток 43до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях(пункт 4 глави 4 розділу ХІІ) 
 
Державне підприємство «Укрпостачпром»  Пронін Олег Іванович,вул. Лісова, буд. 4, кв. 39,м. Київ, 03134
АРХІВНА ДОВІДКА04.04.2013 №  45На № 3 від 28.03.2013  
  У документах архівного фонду Державного підприємства «Укрпостачпром» у відомостях на видачу заробітної плати робочим і службовцям за січень – грудень 2000 року значиться водієм Пронін Олег Іванович. Підстава: ф. 4444, оп. 2, спр.  83, арк. 6-14.  
Директор(підпис)                                                           Д. М. Жежера
 Завідувач архіву (підпис)                                                            О. Б. Довгач
 М. П.                Формат А4 (210х297).       
     ЗРАЗОКДодаток 44до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях(пункт 5 глави 4 розділу ХІІ) 
   
Відкрите акціонерне товариство «Промбудмаш»   
АРХІВНА КОПІЯ08.04.2015  №  45   
 Відкрите акціонерне товариство «Промбудмаш»

Н А К А З

 
14.11.2010 Київ148-ос
З особового складу ПРИЗНАЧИТИ:АЛЕКСЕЄНКО Валентину Степанівну на посаду начальника планового відділу з     15 листопада 2010 року з посадовим окладом згідно зі штатним розписом. Підстави: заява Алексеєнко В. С. від 10 листопада 2010 року, резолюція Генерального директора Макрідова В. М. Генеральний директор                                                                                          В. М. Макрідов Підстава: ф. 3333, оп. 2-ос, спр.  53, арк. 45. 
Згідно з оригіналом Завідувач архіву  (підпис)                                                          Ю. В. Оснач
 М. П.08.04.2015      Формат А4 (210х297).   
     ЗРАЗОКДодаток 45до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях(пункт 5 глави 4 розділу ХІІ) 
   
Публічне акціонерне товариство «Полтавашвейпостач»  
АРХІВНИЙ ВИТЯГ17.04.2015       №  5   
 Публічне акціонерне товариство «Полтавашвейпостач» НАКАЗ 
 16 квітня 1993 року м. Полтава № 56- ос
З особового складу  
  1. Прийняти на роботу касиром-інкасатором Дороніну С. І. (так у документі) з 18 квітня 1993 року  з місячним випробувальним строком  та з оплатою відповідно до штатного розпису.
Підстави: заява Дороніної С. І. від 12 квітня 1993 року, резолюція директора Семкіна В. М. Директор                                                                                                              В. М. Семкін Підстава: ф. 1111, оп. 1-ос, спр. 13, арк. 21. 
Згідно з оригіналом Завідувач архіву  (підпис)                                               С. Я. Рубан
 М. П. 16.04.2015    Формат А4 (210х297).     
 Додаток 46до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях(пункт 2 глави 5 розділу ХІІ)
  Найменування установи            ЖУРНАЛ РЕЄСТРАЦІЇ ВІДВІДУВАНЬ КОРИСТУВАЧАМИ ЧИТАЛЬНОГО ЗАЛУ  Розпочато _______ Закінчено _______                     
№з/пДата відвідуванняПрізвище, ім’я,по батьковіКількість виданих од. зб. та описівПідпис користувача
12345
                                      Формат А4 (210х297). 
 Додаток 47до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях(пункт 1 глави 1 розділу ХІІІ)
   Найменування установи                                                                                                                                                                                                ЗАТВЕРДЖУЮ Посада керівника установи(структурного підрозділу)______   ________________________(підпис)                                                                                                                                                                                                                              (ініціали (ініціал імені), прізвище)____ ___________ 20___ рокуПЛАНроботи архіву на _______________ рік 
№з/пВиди робітНорма виробітку (часу)Обсяг роботиБюджет часуСтрок виконанняВиконавецьПримітки
12345678
 Посада керівника архіву(особи, відповідальної за архів)                                 _________________                                                     ___________________________(підпис)                                                                                (ініціали (ініціал імені), прізвище)____ ___________ 20___ року Формат А4 (210х297). 
 Додаток 48до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях(пункт 2 глави 3 розділу ХІІІ)
 Картка обліку роботи архіву з підвідомчою установою Найменування установи___________________________________________________________________________________________________________________________________________________Чи є установа  джерелом формування НАФ_____________________________________________________________________________________________________________________Адреса установи_______________________________________________________________Назва, дата та індекс документа про створення установи___________________________________________________________________________________________________________________________________________________про реорганізацію _____________________________________________________________про ліквідацію ________________________________________________________________Посада, прізвище, ім’я та по батькові, номер телефонукерівника установи____________________________________________________________керівника служби діловодства___________________________________________________голови ЕК____________________________________________________________________керівника архіву (особи, відповідальної за архів)____________________________________ 
  1. ВІДОМОСТІ ПРО ЗАТВЕРДЖЕННЯ, ПОГОДЖЕННЯ, СХВАЛЕННЯ НОРМАТИВНИХ ДОКУМЕНТІВ УСТАНОВИ
 Положення про архів___________________________________________________________Інструкція про діловодство______________________________________________________Номенклатура справ установи____________________________________________________Положення про ЕК установи_____________________________________________________    (лицьовий бік)              
  1. ВІДОМОСТІ ПРО НАЯВНІСТЬ ТА УПОРЯДКУВАННЯ СПРАВ
В АРХІВІ УСТАНОВИ 
Кількість описаних справКрайні дати описаних справКількість неописаних справКрайні дати неописаних справ
постійного зберіганняз кадрових питань (особового складу)тривалого (понад 10 років) зберіганняпостійного зберіганняз кадрових питань (особового складу)тривалого (понад 10 років) зберігання
12345678
 
  1. ВІДОМОСТІ ПРО ПЕРЕВІРЯННЯ
 
Дата перевірянняОсновні пропозиції(зауваження) за підсумками перевірянняРезультати реалізації пропозиційПримітки
1234
 (зворотний бік)              Формат А4 (210х297).   
 Додаток 49до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях(пункт 1 глави 2 розділу ХІV)
 
ЗАТВЕРДЖУЮПосада керівника установи _____    ________________________(підпис) (ініціали (ініціал імені), прізвище)____ ___________ 20___ рокуМ. П.ЗАТВЕРДЖУЮПосада керівника державноїархівної установи, архівного відділу міської ради________        ________________________(підпис)              (ініціали (ініціал імені), прізвище)____ ___________ 20___ рокуМ. П.
 АКТ_______________№_________________________________(місце складання)про приймання-передавання документівустанови на постійне зберігання Підстава: Закон України «Про Національний архівний фонд та архівні установи»У зв’язку із: ___________________________________________________________________(закінченням строків зберігання, ліквідацією установи, інше)______________________________________________________________________передає,(найменування установи)а ____________________________________________________________________ приймає(найменування державної архівної установи, архівного відділу міської ради)документи фонду № _______, назва ______________________________________________ за ______________________ роки, а також довідковий апарат до них: 
№з/п№ і назва описуКількість примірників описуКількість справПримітки
12345
Номери відсутніх справ _________________________________________________________Всього прийнято _________________________________________________________ справ.(цифрами і словами) 
Передавання здійснив Посада особи, що передає документи_______   _________________________(підпис)      (ініціали (ініціал імені), прізвище)____ ___________ 20___ року Приймання здійснив Посада особи, що приймає документи______        ________________________(підпис)          (ініціали (ініціал імені), прізвище)____ ___________ 20___ року
Формат А4 (210х297).   
 Додаток 50до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях(пункт 1 глави 2 розділу ХV)
 Найменування установи                                                                    ЗАТВЕРДЖУЮ Посада керівника установи______   _______________________(підпис)   (ініціали (ініціал імені), прізвище)___  ____________ 20___ рокуМ. П. АКТ____________ № _________________________(місце складання) про приймання-передавання справпід час зміни керівника архіву(особи, відповідальної за архів) Відповідно до наказу від _______________ № ________   _______________________________(ініціали (ініціал імені), прізвище)передав, а ________________________________ прийняв у присутності комісії, яка створена(ініціали (ініціал імені), прізвище)на підставі зазначеного наказу, у складі голови _______________________________________(ініціали (ініціал імені), прізвище)і членів комісії ___________________________________________________________________(ініціали (ініціали імені), прізвища)________________________________________________________________________________________________документи архіву та довідковий апарат до них: 
№з/п№ і назваопису        Кількістьпримірників описуКількість справПримітки
12345
 Разом прийнято ____________________________________________________________ справ,(цифрами і словами) ______________________________ описів у ______________________________ примірниках.(цифрами і словами)                                                  (цифрами і словами)Стан документів і описів __________________________________________________________(загальна характеристика стану)________________________________________________________________________________   Водночас передаються____________________________________________________________(види довідкового апарату, його обсяги, стан)________________________________________________________________________________та ______________________________________________________________________________                                        (назви печаток і штампів архіву, їх кількість) Стан приміщень архіву____________________________________________________________(загальна характеристика стану)________________________________________________________________________________  Наявність і стан обладнання та інвентарю архіву_______________________________________(загальна характеристика стану)________________________________________________________________________________  Передав                                             __________                             _________________________(підпис)                                             (ініціали (ініціал імені), прізвище) Прийняв                                           __________                             _________________________(підпис)                                             (ініціали (ініціал імені), прізвище) Голова комісії                                   __________                              _________________________(підпис)                                             (ініціали (ініціал імені), прізвище) Члени комісії                                    __________                             _________________________(підпис)                                             (ініціали (ініціал імені), прізвище)__________                             _________________________(підпис)                                             (ініціали (ініціал імені), прізвище)__________                             _________________________(підпис)                                             (ініціали (ініціал імені), прізвище)  ____ ___________ 20___ року           Формат А4 (210х297).  *У разі потреби журнал може доповнюватися додатковими графами. *У разі потреби журнал може доповнюватися додатковими графами.*У разі потреби звіт може доповнюватися додатковими графами.*Документи, зазначені у пунктах 1, 3, 8-12, підлягають спеціальному обліку у відповідних структурних підрозділах установи (бухгалтерії, відділі кадрів, бібліотеці, відділі науково-технічної інформації). *У разі потреби журнал може доповнюватися додатковими графами. *У разі потреби журнал може доповнюватися додатковими графами.*У разі потреби журнал може доповнюватися додатковими графами. *Найменування структурного підрозділу (для установ, в яких немає структурних підрозділів, напряму діяльності). *Графа шоста не заповнюється в описах справ постійного зберігання.**Найменування структурного підрозділу (для юридичних осіб, в яких немає структурних підрозділів, напряму діяльності).*Передаються разом зі справами служби діловодства. *Найменування структурного підрозділу (для юридичних осіб, в яких немає структурних підрозділів, напряму діяльності).*Найменування структурного підрозділу (для юридичних осіб, в яких немає структурних підрозділів, напряму діяльності).*Найменування структурного підрозділу (для юридичних осіб, в яких немає структурних підрозділів, напряму діяльності).*Заповнюється в державній архівній установі, архівному відділі міської ради. *Надаються узагальнені дані по всіх описах фонду і графах аркуша перевіряння (№№ 2-18).[*]У разі невиявлення справ (документів) НАФ.*Надсилається установою відповідній державній архівній установі, архівному відділу міської ради до 01 грудня поточного року.


 Призначається студентам, які в межах ліміту стипендіатів, згідно з рейтингом займають вищі позиції;


та студентам першого року навчання до першого семестрового контролю на підставі конкурсного бала, отриманого під час вступу до навчального закладу, в межах ліміту стипендіатів.

');
Did you find apk for android? You can find new Free Android Games and apps.

Додати коментар

Клікніть, щоб прокоментувати

один + 7 =

Наша розсилка

Події

05
Дек
09:00 - 10:00

Вебинар “Консолидация финансовой отчетности по МСФО” 05.12.17

Додаток 1 до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях
08
Дек
11:00 - 13:00

Практикум “Учет традиционных расходов на предприятиях” 08.12.17

Додаток 1 до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях
12
Дек
00:00

Открытый тренинг “Управленческий учет. Финансы. Бюджеты”

Додаток 1 до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях
21
Дек
09:30 - 14:30

Підсумковий бухгалтерський семінар “Теорія і практика головних подій 2017 року” 21.12.17

Конференц-зал бізнес-школи Українського католицького університету

Випадкова цитата

Лишь в конце работы мы обычно узнаём, с чего её нужно было начинать

Додаток 1 до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях

Час читання: 80 min
0

Поділитися з другом