Закони, положення, нормативи

Додаток 1 до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях

Друк
  Додаток 1

до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях

(пункт 6 глави 2 розділу ІІ)

 

 

ЖУРНАЛ

реєстрації бланків документів*

 

Надходження Видавання
дата надход-ження дата, реєстра-ційний індекс супрові-дного листа звідки надій-шли кількість примір-ників серія і номери бланків дата вида-вання найме-нування підроз-ділу прізвище та ініціали працівни-ка, який отримав бланк кількість примірни-ків серія і номери бланків розписка про

отримання

примітка (відмітка

про

повернення, знищення)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

 

 

 

 

 

 

 

Формат А4 (210х297).

 

  Додаток 2

до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях

(пункт 9 глави 3 розділу ІІ )

 

 

ЖУРНАЛ

обліку печаток та штампів, що застосовуються в установі*

 

 

з/п

Відбиток печаток і штампів Кому видано Дата повернення і розписка про приймання Примітка

(відмітка про знищення)

найменування підрозділу, в якому зберігаються печатки і штампи прізвище та ініціали відповідальної особи дата і розписка про отримання
1 2 3 4 5 6 7

 

 

 

 

 

 

Формат А4 (210х297).

 

 

 

 

 

  Додаток 3

до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях

(пункт 9 глави 1 розділу ІІІ)

 

ЗВІТ*
про обсяг документообігу
за ___  ________________ 20__ року

 

Документи Кількість документів
оригінали копії усього
Вхідні      
Вихідні      
Внутрішні      
Усього      

 

Посада керівника
служби діловодства
        _________
           (підпис)
_____________________________
(ініціали  (ініціал імені), прізвище)

 

___  ________________ 20__ року

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Формат А4 (210х297).

 

 

 

  Додаток 4

до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях

(пункт 3 глави 3 розділу ІІІ)

 

ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК
документів, що не підлягають
реєстрації службою діловодства*

  1. Графіки, наряди, заявки, рознарядки.
  2. Зведення та інформація, надіслані до відома.
  3. Навчальні плани, програми (копії).
  4. Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій тощо.
  5. Прейскуранти (копії).
  6. Норми витрати матеріалів.
  7. Вітальні листи і запрошення.
  8. Друковані видання (книги, журнали, бюлетені).
  9. Наукові звіти за темами.
  10. Місячні, квартальні, піврічні звіти.
  11. Форми статистичної звітності.
  12. Договори.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Формат А4 (210х297).

 

 

 

  Додаток 5

до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях

(пункт 7 глави 3 розділу ІІІ)

 

 

ЖУРНАЛ

реєстрації вхідних документів*

 

 

 

 

 

 

Формат А4 (210х297).

 

 

 

  Додаток 6

до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях

(пункт 7 глави 3 розділу ІІІ)

 

ЖУРНАЛ

реєстрації вихідних документів*

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Формат А4 (210х297).

 

 

  Додаток 7

до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях

(пункт 7 глави 3 розділу ІІІ)

 

ЖУРНАЛ
реєстрації внутрішніх документів*

 

Дата та індекс документа Короткий зміст Резолюція

або відповідальний виконавець

Підпис особи, яка отримала документ, дата отримання Відмітка про
виконання документа
1 2 3 4 5

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Формат А4 (210х297).

 

 

 

 

 

  Додаток 8

до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях

(пункт 10 глави 3 розділу ІІІ)

 

РЕЄСТРАЦІЙНО-КОНТРОЛЬНА КАРТКА

(лицьовий бік)

 

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
Автор документа або кореспондент

 

Назва виду документа Строк виконання
70 мм 70 мм 70 мм
Дата та індекс надходження

 

Дата та індекс документа
105 мм 105 мм
Заголовок документа або короткий зміст
Резолюція або відповідальний виконавець

 

Позначка про виконання

 

Розписка в одержанні документа
210 мм
(зворотний бік)
Контрольні позначки
фонд № опис № справа №
70 мм 70 мм 70 мм
210 мм

Формат А5 (210 х 148 ) або А6 (105 х 148).

 

  Додаток 9

до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях

(пункт 10 глави 3 розділу ІІІ)

ПОРЯДОК
заповнення реквізитів
реєстраційно-контрольної картки

Реквізити Пояснення до заповнення
Назва виду документа Заповнюється відповідно до назви документа, що реєструється. Під час реєстрації листів графа не заповнюється
Автор (кореспондент) Під час реєстрації документа, що надійшов, зазначається найменування установи (особи) – автора документа. Під час реєстрації документа, що надсилається, зазначається найменування установи (особи) – кореспондента. Допускається застосування скороченого найменування установи
Дата документа Дата, що проставляється на документі установою – автором, переноситься на реєстраційно-контрольну картку (далі – картка) з використанням цифр у такій послідовності: число, місяць, рік (число і місяць зазначаються двома парами арабських цифр, рік – чотирма арабськими цифрами)
Індекс документа Індекс, присвоєний документу установою – автором, переноситься на картку з документа, що надійшов або надсилається
Дата надходження Дата надходження документа до установи переноситься на картку з реєстраційного штампа
Індекс Індекс, присвоєний вхідному документу установою – одержувачем, переноситься під час реєстрації надходження на картку з реєстраційного штампа. Після виконання документа індекс доповнюється номером справи за номенклатурою справ або іншими індексами
Заголовок документа або короткий зміст Переноситься заголовок, сформульований на документі. У разі відсутності заголовка на документі він формулюється відповідно до правил
Резолюція Переноситься на картку з документа основний зміст доручення, прізвище автора і дата резолюції
Відповідальний виконавець Прізвище, ініціали відповідального виконавця переносяться з резолюції, у разі потреби зазначається номер телефону
Строки виконання Проставляються число, місяць, рік (число і місяць зазначаються двома парами арабських цифр, рік – чотирма арабськими цифрами). Під час реєстрації ініціативного документа, що надсилається, проставляється очікувана дата надходження відповіді
Позначка про виконання Короткий запис того, як вирішено питання по суті, або дата та індекс документа-відповіді

 

 

  Додаток 10

до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях

(пункт 12 глави 1 розділу ІV)

 

 

Найменування установи ЗАТВЕРДЖУЮ
  Посада керівника установи
НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ ________________________________
(підпис)          (ініціали (ініціал імені), прізвище)
__________ № ___________ ___  ____________ 20___ року
на__________ рік         М. П.

 

Індекс справи Заголовок справи

(тому, частини)

Кількість справ

(томів, частин)

Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком Примітка
1 2 3 4 5

 

_____________________________________________________________________________

(назва розділу*)

 

Посада керівника служби діловодства ______________
(підпис)
__________________
(ініціали (ініціал імені),                прізвище)
___  ____________ 20___ року    

 

Посада керівника архіву (особи, відповідальної за архів) установи

_________    ____________________
(підпис)       (ініціали (ініціал імені),

прізвище)

 

 

СХВАЛЕНО

Протокол засідання ЕК установи

 

_______ № ________

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання

ЕПК державного архіву, ЕК архівного відділу  або ЕК органу вищого рівня

________ № ________

 

 

 

 

 

 

 

 

Підсумковий запис про категорії та кількість справ, складених у ______ році в установі:

 

За строками зберігання Разом У тому числі
таких, що переходять з відміткою «ЕПК»
Постійного      
Тривалого (понад 10 років)      
Тимчасового (до 10 років включно)      
Усього      

 

Посада керівника служби діловодства  

______________
(підпис)

 

__________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)

___  ____________ 20___ року    

 

 

Підсумкові відомості передано в архів установи.

 

Посада особи, відповідальної

за передачу відомостей

 

 

______________
(підпис)

 

 

__________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)

___  ____________ 20___ року    

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Формат А4 (210х297).

 

 

 

  Додаток 11

до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях

(пункт 12 глави 1 розділу ІV)

 

Найменування установи

Найменування структурного підрозділу

 

НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ

_____________№____________

на__________рік

 

Індекс справи Заголовок справи (тому, частини) Кількість справ (томів, частин) Строк
зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком
Примітка
1 2 3 4 5

_________________________________________________________________
(назва розділу)

 

Посада керівника структурного підрозділу  

______________
(підпис)

 

_________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)

___  ____________ 20___ року    

 

Посада керівника архіву (особи, відповідальної за архів) установи

____________   _____________________
(підпис)     (ініціали (ініціал імені),

прізвище)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Підсумковий запис про категорії та кількість справ, складених у ______ році у структурному підрозділі:

 

За строками зберігання Разом У тому числі
таких, що переходять з відміткою «ЕПК»
Постійного      
Тривалого (понад 10 років)      
Тимчасового (до 10 років включно)      
Усього      

 

Посада особи, відповідальної за діловодство

в структурному підрозділі

 

______
(підпис)

 

___________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)

___  _____________ 20___ року    

 

Підсумкові відомості передано до служби діловодства.

Посада особи, відповідальної за передачу відомостей  

_______
(підпис)

 

___________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)

___  _____________ 20___ року    

 

 

 

 

 

 

 

Формат А4 (210х297).

 

 

 

 

 

  Додаток 12

до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях

(пункт 5 глави 3 розділу ІV,

пункт 3 глави 6, пункт 13 глави 7 розділу VIII)

 

Найменування установи

 

Найменування структурного підрозділу

 

КАРТКА-ЗАМІННИК СПРАВИ

 

Справа ___________________________________________________________________

(індекс за номенклатурою або номер за описом і заголовок)

 

Опис ___________________________________________________________________

(номер і назва)

 

Фонд ___________________________________________________________________

(номер і назва)

 

Видано ______________________

(дата видачі)

______________________________________________________________________________________

(особа, якій видано, та найменування її структурного підрозділу)

 

до ___________________________

(дата повернення)

 

 

Посада особи, відповідальної за діловодство

в структурному підрозділі

 

_______
(підпис)

 

_____________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)

___  _____________ 20___ року    

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Формат А4 (210х297).

 

 

  Додаток 13

до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях

(пункт 9 глави 2 розділу V)

 

Найменування установи                                                   ЗАТВЕРДЖУЮ

 

Посада керівника

установи

______   ________________________

(підпис)    (ініціали (ініціал імені), прізвище)

___  ____________ 20___ року

М. П.

АКТ

____________ № _____

____________________

(місце складання)

 

про нестачу справ (документів)

у структурних підрозділах

 

У результаті ____________________________________________ встановлено відсутність справ (документів), що внесені до номенклатури. Заходи щодо їх розшуку позитивних результатів не дали, у зв’язку з чим вважаємо за доцільне зняти з обліку справи (документи), зазначені нижче:

 

з/п

№ справи за номенклатурою (або

номери аркушів документа)

Заголовок справи (документа) Дата

справи

(документа)

Кількість аркушів у справі (документі) Можливі причини відсутності справи (документа)
1 2 3 4 5 6 7

 

Разом ______________________ справ, __________________________ документів.

(цифрами і словами)                                         (цифрами і словами)

 

Зміст невиявлених справ (документів) може бути частково відтворено такими справами (документами): __________________________________________________________________

(номери справ, аркушів, їх заголовки)

 

Посада керівника архіву (особи,

відповідальної за архів)              ___________                           ________________________

(підпис)                                      (ініціали (ініціал імені), прізвище)

____ ___________ 20___ року

 

 

Посада керівника служби діловодства

______  __________________________

(підпис)      (ініціали (ініціал імені), прізвище)

____ ___________ 20___ року                                                                              Формат А4 (210х297).

 

 

 

 

  Додаток 14

до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях

(пункт 15 глави 2 розділу V)

Найменування установи

 

ЗАТВЕРДЖУЮ

Посада керівника установи

________        _______________________

(підпис)            (ініціали (ініціал імені), прізвище)

___  ____________ 20___ року

М. П.

 

АКТ

_______________№_____________

______________________________

(місце складання)

 

про вилучення документів

з Національного архівного фонду

 

Для вилучення відібрано документи фонду № ____________________________________________

(назва фонду)

на підставі__________________________________________________________________________

(посилання на нормативно-методичні документи для

____________________________________________________________________________________

проведення експертизи та види робіт)

 

з/п

Заголовки справ (документів) та їх крайні дати Номери описів Номери справ за описами Кількість справ

(докумен-тів)

Підстава для вилучення документів (дублетні, документи тимчасового строку зберігання, невиправно пошкоджені)
1 2 3 4 5 6

 

Разом __________________________________________________________________________справ.

(цифрами і словами)

Кількість справ, їх крайні дати та стисла характеристика документів, що залишено на зберіганні:

___________________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________________

 

Посада керівника архіву (особи,

відповідальної за архів)              ___________                           ________________________

(підпис)                                      (ініціали (ініціал імені), прізвище)

____ ___________ 20___ року

 

 

 

 

 

 

 

 

СХВАЛЕНО

Протокол засідання ЕК установи

_____________ № ______

СХВАЛЕНО

Протокол засідання ЕК архівного відділу райдержадміністрації (міської ради)

_____________ № ______

СХВАЛЕНО

Протокол засідання ЕПК

державного архіву

___________ № _____

    ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання ЦЕПК Укрдержархіву

_____________ № ______

 

Документи в кількості __________________________________________________________ справ

(цифрами і словами)

вагою ______________________ кг   здано в _____________________________________________

(найменування установи)

 

на переробку за приймально-здавальною накладною від ________________ № __________ або знищено шляхом спалення.

 

Посада особи, яка здала (знищила) документи  

____________

(підпис)

 

________________________________________

(ініціали (ініціал імені), прізвище)

____  __________ 20 ____ року

 

Зміни до облікових документів внесено  

____________

(підпис)

 

________________________________________

(ініціали (ініціал імені), прізвище)

____  __________ 20 ____ року

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Формат А4 (210х297).

 

 

 

  Додаток 15

до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях

(пункт 1 глави 3 розділу V)

Найменування установи

 

ЗАТВЕРДЖУЮ

Посада керівника установи

______            _______________________

(підпис)               (ініціали (ініціал імені), прізвище)

_____    ____________ 20___ року

М. П.

АКТ

_______________№_____________

______________________________

(місце складання)

про вилучення для знищення документів,

не внесених до Національного архівного фонду

 

На підставі___________________________________________________________________________

(назви і вихідні дані переліку документів із зазначенням строків їх

_____________________________________________________________________________________

зберігання або типової (примірної) номенклатури справ)

вилучені для знищення як такі, що не мають культурної цінності та втратили практичне значення, документи фонду № ___________________________________________________________

(назва фонду)

з/п

Заголовок справи або груповий заголовок справ Дата справи або крайні дати справ Номери описів (номенк­латур) за рік (роки) Індекс справи (тому, частини) за номен-клатурою або номер справи за описом Кіль-кість справ (томів, частин) Строк збері-гання справи (тому, частини) і номери статей за переліком Примітки
1 2 3 4 5 6 7 8

 

Разом ________________________________________ справ за ___________ роки.

(цифрами і словами)

Посада особи, яка проводила експертизу цінності документів  

____________

(підпис)

 

____________________________________

(ініціали (ініціал імені), прізвище)

____  __________ 20 ____ року

 

СХВАЛЕНО

Протокол засідання ЕК установи

 

_____________ № ______

СХВАЛЕНО

Протокол засідання ЕК архівного відділу райдержадміністрації (міської ради)

_____________ № ______

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання ЕПК

державного архіву

 

___________ № _____

 

 

 

 

 

 

Описи справ постійного зберігання за ____________ роки схвалено, а з кадрових питань (особового складу) погоджено з ЕПК (ЕК) ________________________________________________

_____________________________________________________________________________________

(найменування державної архівної установи, архівного відділу міської ради)

 

(протокол  __________ № __________).

 

Документи в кількості ____________________________________________________________ справ

(цифрами і словами)

вагою ______________________ кг   здано в ______________________________________________

(найменування установи)

_________________________________________________ на переробку за приймально-здавальною

 

накладною від ________________ № __________ або знищено шляхом спалення.

 

Посада особи, яка здала (знищила) документи  

_________

(підпис)

 

_____________________________________

(ініціали (ініціал імені), прізвище)

 

____  __________ 20 ____ року

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Формат А4 (210х297).

 

 

 

 

  Додаток 16

до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях

(пункт 6 глави 2 розділу VІ)

 

 

 

ВНУТРІШНІЙ ОПИС

ДОКУМЕНТІВ СПРАВИ № _________

 

 

з/п

Індекс документа Дата

документа

Заголовок

документа

Номери аркушів Примітки
1 2 3 4 5 6

 

Разом:

______________________________________________________ документів,

(цифрами і словами)

 

______________________________________________________ аркушів документів,

(цифрами і словами)

 

______________________________________________________ аркушів внутрішнього опису.

(цифрами і словами)

 

Посада укладача опису

 

        _________

(підпис)

______________________________

(ініціали (ініціал імені), прізвище)

____  __________ 20 ____ року

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Формат А4 (210х297).

 

 

 

 

  Додаток 17

до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях

(пункт 7 глави 2 розділу VІ, пункт 4 глави 5 розділу VII,  пункт 4 глави 8 розділу VII)

 

 

 

ЗАСВІДЧУВАЛЬНИЙ НАПИС СПРАВИ № ______

(РОЗДІЛУ ОПИСУ, ЗАКІНЧЕНОГО ОПИСУ)

 

 

 

У справі (розділі опису, закінченому описі) підшито і пронумеровано _________________ аркушів;

у тому числі літерні номери ___________;

пропущені номери _____________

+ аркушів внутрішнього опису __________

 

 

Особливості фізичного стану та

формування справи

Номери аркушів
1 2

 

 

 

Посада особи, яка склала

засвідчувальний напис                   ___________                           ________________________

(підпис)                                       (ініціали (ініціал імені), прізвище)

____ ___________ 20___ року

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Формат А4 (210х297).

 

 

  Додаток 18

до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях

(пункт 9 глави 2 розділу VІ)

  Код архівної установи _______

Код установи ________

 

   
_________________________________

_________________________________

_________________________________

 

   
    (найменування державної архівної установи, архівного відділу міської ради)      
       
       
         
         
       
(найменування установи та структурного підрозділу)    
           
           
       
       
       
       
       
     
(заголовок справи)

 

   
(крайні дати документів справи)

 

   
    На ____ арк.    
   Зберігати      
60

 

 

   

 

 

 

 

 

 
230
 

 

 

 

 

  Додаток 19

до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях

(пункт 3 глави 3 розділу VІ)

 

 

 

Найменування установи                                                  ЗАТВЕРДЖУЮ

 

Найменування структурного підрозділу                        Посада керівника

структурного підрозділу

______   ________________________

(підпис)    (ініціали (ініціал імені), прізвище)

_____ _____________ 20___ року

 

ОПИС

____________ № _____

 

з/п

Індекс справи

 

Заголовок справи (тому, частини) Крайні дати документів справи (тому, частини) Кількість аркушів у справі (томі, частині) Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком* Примітки
1 2 3 4 5 6 7

 

________________________________________________________________________________

(назва розділу**)

До опису внесено __________________________________________________________ справ

(цифрами і словами)

з № ______________ по № __________, у тому числі:

літерні номери ________________________, пропущені номери ____________________________

 

Посада укладача опису

____________

(підпис)

____ ___________ 20___ року

 

 

_________________________

(ініціали (ініціал імені), прізвище)

Посада керівника служби діловодства

______  __________________________

(підпис)      (ініціали (ініціал імені), прізвище)

____ ___________ 20___ року

 

 

 

 

 

Передав ___________________________________________________________________ справ

(цифрами і словами)

та _________________________________ реєстраційно-контрольних карток до документів*.

(цифрами і словами)

 

 

 

Посада працівника структурного

підрозділу                                        _____________                        __________________________

(підпис)                                        (ініціали (ініціал імені), прізвище)

____ ___________  20___ року

 

 

Прийняв ___________________________________________________________________ справ

(цифрами і словами)

та __________________________________ реєстраційно-контрольних карток до документів.

(цифрами і словами)

 

 

 

Посада керівника архіву

(особи, відповідальної за архів)      ___________                           ________________________

(підпис)                                       (ініціали (ініціал імені), прізвище)

____ ___________  20___ року

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Формат А4 (210х297).

 

 

  Додаток 20

до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях

(пункт 1 глави 2 розділу VІІ)

 

Найменування установи                                                                    ЗАТВЕРДЖУЮ

 

Посада керівника установи

______   ________________________

(підпис)    (ініціали (ініціал імені), прізвище)

___  ____________ 20___ року

М. П.

Фонд № _____

ОПИС № _____                                                                

справ постійного зберігання

за ___________ рік

 

з/п

Індекс справи

 

Заголовок справи (тому, частини) Крайні дати документів справи (тому, частини) Кількість аркушів у справі (томі, частині) Примітки
1 2 3 4 5 6

______________________________________________________________________________

(назва розділу*)

До опису внесено __________________________________________________________ справ

(цифрами і словами)

з № ______________ по № __________, у тому числі:

літерні номери ________________________, пропущені номери ___________________________

Посада  укладача опису                  _________                                 _________________________

__________ 20___ року                            (підпис)                                     (ініціали (ініціал імені), прізвище)

 

 
Посада керівника архіву

(особи, відповідальної за архів)                        __________

(підпис)

____ ___________ 20___ року

 

_________________________

(ініціали (ініціал імені), прізвище)

 
СХВАЛЕНО

Протокол засідання ЕК установи

 

_____________ № ______

СХВАЛЕНО

Протокол засідання ЕК архівного відділу райдержадміністрації (міської ради)

_____________ № ______

СХВАЛЕНО

Протокол засідання ЕПК

державного архіву

 

___________ № ________

 

 

Формат А4 (210х297).

 

 

  Додаток 21

до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях

(пункт 1 глави 3 розділу VІІ)

Найменування установи                                                   ЗАТВЕРДЖУЮ

 

Посада керівника установи

______   ________________________

(підпис)    (ініціали (ініціал імені), прізвище)

___  ____________ 20___ року

М. П.

Фонд № _____

ОПИС № _____

справ тривалого (понад 10 років)

зберігання

за ___________ рік

 

з/п

Індекс справи

 

Заголовок справи (тому, частини) Крайні дати документів справи (тому, частини) Строк зберігання справи (тому, частини) Кількість аркушів у справі (томі, частині) Примітки
1 2 3 4 5 6 7

______________________________________________________________________________

(назва розділу*)

До опису внесено __________________________________________________________ справ

(цифрами і словами)

з № ______________ по № __________, у тому числі:

літерні номери ________________________, пропущені номери ___________________________

Посада укладача опису                      ________

(підпис)

____ ___________ 20___ року

_________________________

(ініціали (ініціал імені), прізвище)

 
Посада керівника архіву

(особи, відповідальної за архів)                              _________

(підпис)

____ ___________ 20___ року

 

 

_________________________

(ініціали (ініціал імені), прізвище)

 
  СХВАЛЕНО

Протокол засідання ЕК установи

_____________ № ____

  СХВАЛЕНО

Протокол засідання ЕК установи вищого рівня

_____________ № ______

 

 

 

Формат А4 (210х297).

 

  Додаток 22

до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях

(пункт 1 глави 4 розділу VІІ)

 

Найменування установи                                                   ЗАТВЕРДЖУЮ

 

Посада керівника установи

______   ________________________

(підпис)    (ініціали (ініціал імені), прізвище)

___  ____________ 20___ року

М. П.

Фонд № _____

ОПИС № _____

справ з кадрових питань (особового складу)

за ___________ рік

 

з/п

Індекс справи

 

Заголовок справи (тому, частини) Крайні дати документів справи (тому, частини) Строк зберігання справи (тому, частини) Кількість аркушів у справі (томі, частині) Примітки
1 2 3 4 5 6 7

______________________________________________________________________________

(назва розділу*)

До опису внесено __________________________________________________________ справ

(цифрами і словами)

з № ______________ по № __________, у тому числі:

літерні номери ________________________, пропущені номери ___________________________

  Посада  укладача опису                _______

(підпис)

____ ___________ 20___ року

_________________________

(ініціали (ініціал імені), прізвище)

 
  Посада керівника архіву

(особи, відповідальної за архів)     ________

(підпис)

____ ___________ 20___ року

 

_________________________

(ініціали (ініціал імені), прізвище)

 
ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання ЕПК

державного архіву

 

___________ № _____

СХВАЛЕНО

Протокол засідання ЕК архівного відділу райдержадміністрації (міської ради)

_____________ № ______

СХВАЛЕНО

Протокол засідання ЕК установи

 

 

_____________ № ______

 

 

Формат А4 (210х297).

 

  Додаток 23

до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях

(пункт 5 глави 8 розділу VІІ)

 

 

Найменування державної архівної установи, архівного відділу міської ради*

 

Назва фонду

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Фонд № ________

Опис № ________

 

______________________________________________________

(назва опису)

_________________________________________________________________

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

___________________________

(крайні дати справ)

 

 

 

 

 

Формат А4 (210х297).

 

 

  Додаток 24

до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях

(пункт 2 глави 3 розділу VІІІ)

 

 

Найменування установи

 

 

 

 

ЖУРНАЛ РЕЄСТРАЦІЇ СПОСТЕРЕЖЕНЬ ЗА СТАНОМ ТЕМПЕРАТУРНО-ВОЛОГІСНОГО РЕЖИМУ ЗБЕРІГАННЯ АРХІВНИХ ДОКУМЕНТІВ

 

 

 

Дата запису

Кліматичні параметри повітря  

Підпис керівника архіву (особи, відповіда-льної за архів)

 

 

 

Примітки

зовнішнє повітря повітря у сховищі
темпера-тура, 0С відносна вологість, % темпера-тура, 0С відносна вологість, %
1 2 3 4 5 6 7

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Формат А4 (210х297).

 

 

  Додаток 25

до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях

(пункт 11 глави 6 розділу VІІІ)

 

 

 

Найменування установи

 

 

КАРТКА ПОСТЕЛАЖНОГО ТОПОГРАФІЧНОГО ПОКАЖЧИКА

 

  Архівосховище_________

Кімната_______________

   

Стелаж (шафа) № __________

 

№ полиці № фонду № опису Справи (од. зб.) з № ______ по №____ Примітки
1 2 3 4 5

 

(лицьовий бік)

 

 

 

 

1 2 3 4 5

 

(зворотний бік)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Формат А6 (148 x 105).

 

  Додаток 26

до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях

(пункт 11 глави 6 розділу VІІІ)

 

 

 

Найменування установи

 

 

КАРТКА ПОФОНДОВОГО ТОПОГРАФІЧНОГО ПОКАЖЧИКА

 

  Архівосховище_________

Кімната_______________

   

 

Фонд № ____________ назва ____________________________________________________

 

№ опису Справи (од. зб.)

з № ______ по №____

 

№ стелажа (шафи) № полиці Примітки
1 2 3 4 5

 

(лицьовий бік)

 

 

1 2 3 4 5

 

(зворотний бік)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Формат А5 (148 x 210).

 

 

  Додаток 27

до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях

(пункт 5 глави 7 розділу VІІІ)

 

 

Найменування установи

 

 

 

 

 

 

ЗАМОВЛЕННЯ 
на видавання справ

у читальний зал (робочі кімнати)

 

Резолюція керівника архіву (структурного підрозділу)
   
 

Прошу видати ___________________________________________________________________

(ініціали (ініціал імені), прізвище та посада користувача)

для ____________________________________________________________________________
(мета роботи з документами)

такі документи:

 

№ фонду № опису № справи (документа) Заголовок справи (документа) Крайні дати документів

справи

Кількість аркушів у справі Підпис користувача, який отримав документи Підпис працівника читального залу, якому користувач повернув документи
1 2 3 4 5 6 7 8

 

 

(лицьовий бік)

 

 

1 2 3 4 5 6 7 8
       
   ______________
(підпис замовника)
  _____________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)

____ __________ 20___ року

 

(зворотний бік)

 

 

Формат А4 (210х297).

 

 

 

  Додаток 28

до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях

(пункт 6 глави 7 розділу VІІІ)

 

 

   

___________

(підпис)

Керівник установи

________________

(ініціали (ініціал імені), прізвище)

____ _____20___ року  

_____________________________________

_____________________________________

(посада і прізвище керівника  установи,

якому адресується заява)

 

громадянина ______________________________________________________________________,
(країна)                                                                                (П. І. Б.)

 

документ, що посвідчує особу або

підтверджує повноваження ____________________________________________________________,

(серія, номер, яким органом і коли виданий / офіційний лист (доручення)

який постійно проживає за адресою _____________________________________________________,

 

Рік народження _______________________________________________________________________

 

Місце роботи, посада___________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________

 

Освіта, науковий ступінь, учене звання___________________________________________________

_____________________________________________________________________________________

 

Мета роботи _________________________________________________________________________

(підготовка статті, монографії, дисертації, інші дослідження)

 

Тема(и) роботи, хронологічні межі _____________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________

Використання документної інформації з комерційною метою ________________________________

(так, ні)

 

 

 

 

 

 

Контактна інформація:

 

№ телефону__________________________________________________________________________

 

Факс ________________________________________________________________________________

 

E-mail ______________________________________________________________________________

 

З Порядком користування документами архіву ознайомився(лась) і зобов’язуюсь його виконувати.

 

____ __________ 20___ року                                                         Підпис _________________________

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Формат А4 (210х297).

 

 

 

 

  Додаток 29

до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях

(пункт 7 глави 7 розділу VІІІ)

 

 

Найменування установи

 

АКТ

____________ № _____

____________________

(місце складання)

про видавання справ у тимчасове

користування

________________________________________________________________________________

(найменування установи, до якої видаються справи, та її поштова адреса)

Підстава________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________

З якою метою видаються справи ____________________________________________________

________________________________________________________________________________

Видано такі справи з фонду________________________________________________________

(№ і назва фонду)

 

з/п

Опис

Справа № за описом Заголовок справи Крайні дати документів справи Кількість аркушів у справі Примітки
1 2 3 4 5 6 7

Разом видано _____________________________________________ справ на строк до_________________________________________________________________________________

(цифрами і літерами зазначається точна дата повернення справ)

Справи видано в упорядкованому стані, оправлено в обкладинки, з пронумерованими аркушами і засвідчувальними написами. Отримувач зобов’язується не надавати справи, отримані в тимчасове користування, стороннім особам, не видавати на їх підставі копій, витягів і довідок, не публікувати документи без дозволу установи-фондоутворювача.

Отримувач зобов’язується повернути справи в строк, зазначений в акті. Отримувача попереджено про відповідальність за порушення законодавства про НАФ та архівні установи.

 

Посада керівника установи, що видала справи

_______   _________________________

(підпис)      (ініціали (ініціал імені), прізвище)

____ __________ 20___ року

М. П.

  Посада керівника установи, що отримала справи

______      __________________________

(підпис)        (ініціали (ініціал імені), прізвище)

____ __________ 20___ року

М. П.

 

 

 

 

 

 

 

 

Видав справи

 

Посада керівника архіву

(особи, відповідальної за архів)

_______   _________________________

(підпис)      (ініціали (ініціал імені), прізвище)

____ ___________ 20___ року

 

   

Отримав справи

 

___________________

(посада)

______        ________________________

(підпис)          (ініціали (ініціал імені), прізвище)

____ ___________ 20___ року

 

Справи повернено в повному обсязі та збереженості.

 

 

Прийняв справи

 

Посада керівника архіву

(особи, відповідальної за архів)

_______   _________________________

(підпис)      (ініціали (ініціал імені), прізвище)

____ ___________ 20___ року

 

  Здав справи

 

___________________

(посада)

______        ________________________

(підпис)          (ініціали (ініціал імені), прізвище)

____ ___________ 20___ року

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Формат А4 (210х297).

 

 

 

  Додаток 30

до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях

(пункт 11 глави 7 розділу VІІІ)

 

Найменування установи

 

 

 

АРКУШ КОРИСТУВАННЯ АРХІВНИМИ ДОКУМЕНТАМИ

 

Фонд № ________________ Опис № ___________________ Справа № ____________________

 

Заголовок справи ________________________________________________________________

 

Дата користування

справою

Прізвище, ініціали (ініціал імені) користувача Характер користування (копіювання, перегляд, витяги тощо) Номери аркушів, з яких зроблено копії, витяги тощо Підпис користувача
1 2 3 4 5

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Формат А4 (210х297).

 

 

 

 

  Додаток 31

до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях

(пункт 12 глави 7 розділу VІІІ)

 

 

_______________________________________________________

(найменування установи)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

КНИГА ВИДАВАННЯ СПРАВ
З АРХІВОСХОВИЩА

 

 

 

 

 

 

Розпочато ___________

 

Закінчено ____________

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

з/п

Дата вида-вання Фонд№ Опис № Справа № Край-ні да-ти до-кумен-тів спра-ви Кому вида-но

 

Підпис про отри-мання Підпис про повернен-ня Приміт-ки
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

 

Разом у _________ році видано з архівосховища ________________________________ справ.

(цифрами і словами)

 

 

 

Посада керівника архіву

(особи, відповідальної за архів)     ___________                              ________________________

(підпис)                                          (ініціали (ініціал імені), прізвище)

____ ___________ 20___ року

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Формат А4 (210х297).

 

 

 

 

 

  Додаток 32

до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях

(пункт 10 глави 8 розділу VІІІ)

 

Найменування установи

 

АРКУШ ПЕРЕВІРЯННЯ № _________ 

наявності та стану документів

 

Фонд № ___________, назва фонду _________________________________________________________

 

Перевіряння проводили _____________   ______    _______    _________________________

(дата)                 (посада)      (підпис)        (ініціали (ініціал імені), прізвище)

_____________   ______   _______    _________________________

(дата)                 (посада)      (підпис)        (ініціали (ініціал імені), прізвище)

_____________   ______   _______    _________________________

(дата)                 (посада)      (підпис)        (ініціали (ініціал імені), прізвище)

 

Но-мери  опи-сів Кількість справ

(од. зб.) опису за обліковими докумен-тами

Но-мери  неви-явле-них справ Літерні

номери

Пропущені номери Шифри справ, непра-

вильно підкла-

дених до даного фонду

Номери

справ, вида-

них у тимчасове користування

Кіль-

кість справ (описа-них), що є в наяв-ності

Тимчасові шифри

неопрацьо-ваних справ

Номери справ (од. зб.), що потребують Номери справ, доку-

менти яких мають неви-правні пошкод-

ження

Примітки
внесе-ні до опису, але не врахо-

вані у підсум-ковому запису

не внесені до опису, але врахо-

вані у підсум-

ковому запису

врахо-

вані у підсум-

ковому запису

не врахо-

вані у під-сум-

ковому запису

дезін-

фекції

дезін-

секції

рес-тав-рації оправ-

лення або під-шивки

віднов-

лення згаса-

ючих або слабо-контраст-них текстів

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18

 

 

 

 

 

 

Разом ___________________________________________________________________________________________________________________справ*.                                                                                                                     (цифрами і словами)

 

Аркуш склали

 

Посада      ____________________________________________ ______________
(підпис)
                _______________________________

(ініціали (ініціал імені), прізвище)

Посада      ____________________________________________ ______________
(підпис)
                _______________________________

(ініціали (ініціал імені), прізвище)

Посада      ____________________________________________ ______________
(підпис)
                _______________________________

(ініціали (ініціал імені), прізвище)

_______ _________________ 20_____ року

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Формат А3 (297х420).

 

 

 

 

  Додаток 33

до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях

(пункт 10 глави 8 розділу VІІІ)

 

Найменування установи                                                                    ЗАТВЕРДЖУЮ

 

Посада керівника установи

______   ________________________

(підпис)    (ініціали (ініціал імені), прізвище)

____ __________ 20___ року

М. П.

АКТ

____________ № _____

____________________

(місце складання)

 

про перевіряння наявності

та стану cправ (документів)

 

Фонд № ___________, назва фонду __________________________________________________

 

Перевіряння проводилося з ______________ по _______________________________________

(дата)                                                                (дата)

Перевірянням встановлено:

  1. Внесено до описів ____________________________________________ справ (документів).                                                      (цифрами і словами)
  2. Не виявлено в наявності________________________________________ справ (документів).                                                      (цифрами  і словами)
  3. Мають літерні номери _________________________________________справ (документів),

(цифрами і словами)

з них:

а) внесено до опису, але не враховано в підсумковому запису  

________ справ (документів);

(цифрами)

б) не внесено до опису, але враховано в підсумковому запису  

_______ справ (документів).

(цифрами)

4. Пропущено номерів:

а) врахованих у  підсумковому запису

 

________ справ (документів);

(цифрами)

б) не врахованих у підсумковому запису ________ справ (документів).

(цифрами)

5. Неправильно підкладених справ, що належать до інших фондів  

________ справ (документів).

(цифрами)

6. Разом з числа внесених до описів у наявності є

 

________ справ (документів),

(цифрами)

з них:

а) потребують дезінфекції і дезінсекції

 

________ справ (документів);

(цифрами)

 

б) невиправно пошкоджені ________ справ (документів);

(цифрами)

в) потребують ремонту ________ справ (документів);

(цифрами)

г) потребують оправлення або підшивки ________ справ (документів);

(цифрами)

ґ) потребують відновлення згасаючих і слабоконтрастних текстів  

________ справ (документів);

(цифрами)

д) мають у зовнішньому оформленні коштовності ________ справ (документів).

(цифрами)

 

   
  7. Не внесених до описів

______________________________________________________________ справ (документів).

(цифрами і словами)

 

  8. Разом у фонді з числа внесених і не внесених до описів у наявності є

______________________________________________________________ справ (документів).

(цифрами і словами)

 

   

9. Характеристика умов зберігання документів

_______________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________

 

Перевіряння проводили

______________________________

(посада)

 

_______________

(підпис)

 

______________________________

(ініціали (ініціал імені), прізвище)

______________________________

(посада)

_______________

(підпис)

______________________________

(ініціали (ініціал імені), прізвище)

______________________________

(посада)

_______________

(підпис)

______________________________

(ініціали (ініціал імені), прізвище)

____  __________ 20 ____ року

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Формат А4 (210х297).

 

 

 

 

 

 

Додаток 34

до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях

(пункт 15 глави 8 розділу VІІІ)

 

Найменування установи                                                   ЗАТВЕРДЖУЮ

 

Посада керівника установи

______   ________________________

(підпис)    (ініціали (ініціал імені), прізвище)

____ __________ 20___ року

М. П.

АКТ

____________ № _____

____________________

(місце складання)

про невиправні пошкодження

справ (документів)

 

Фонд № ___________

Назва фонду ____________________________________________________________________

У фонді виявлено такі невиправно пошкоджені документи:

 

з/п

опису

справи

(документа)

 

Заголовок пошкодженої справи (документа) Крайні дати

справи

(документа)

Кількість аркушів справи

(документа)

Характер та причини пошкоджень справи

(документа)

1 2 3 4 5 6 7

 

Разом виявлено пошкоджених ________________________справ,__________________ документів.

(цифрами і словами)                                (цифрами і словами)

 

Зазначені справи підлягають зняттю з обліку, оскільки _________________________________

________________________________________________________________________________

  Посада керівника архіву

(особи, відповідальної за архів)        ____________

(підпис)

____ ___________ 20___ року

 

_________________________

(ініціали (ініціал імені), прізвище)

 
СХВАЛЕНО

Протокол засідання ЕК установи

 

_____________ № ______

     

Формат А4 (210х297).

 

  Додаток 35

до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях

(пункт 18 глави 8 розділу VІІІ)

 

 

Найменування установи

 

Фонд _____________________________________

(назва фонду)

Опис _____________________________________

(№ і назва опису)

 

КАРТКА ОБЛІКУ НЕВИЯВЛЕНОЇ СПРАВИ

 

 

№ справи Заголовок справи Крайні дати

документів справи

Кількість аркушів у справі Позначки про хід розшуку Результати розшуку
1 2 3 4 5 6

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Формат А5 (148 x 210).

 

 

 

 

  Додаток 36

до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, установах і організаціях

(пункт 19 глави 8 розділу VIII)

 

Найменування установи                                                                    ЗАТВЕРДЖУЮ

 

Посада керівника установи

______   _______________________

(підпис)    (ініціали (ініціал імені), прізвище)

____ __________ 20___ р.

М. П.

 

АКТ

____________ № _____

____________________

(місце складання)

про невиявлення справ (документів),

шляхи розшуку яких вичерпано

Фонд № ____________

Назва фонду____________________________________________________________

_______________________________________________________________________

У результаті ____________________________________________________________

встановлено відсутність у фонді зазначених нижче справ (документів). Заходи щодо їх розшуку позитивних результатів не дали, у зв’язку з чим вважаємо за доцільне  зняти з обліку:

 

з/п

Опис № Справа №  (або

номери аркушів докумен-та)

Заголовок справи (документа) Крайні дати Кількість аркушів Можливі причини відсутності
1 2 3 4 5 6 7

Разом __________________ справ, ________________________________документів.

(цифрами  і словами)                                     (цифрами і словами)

 

Зміст невиявлених документів може бути частково відтворено такими документами: __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

 

 

 

 

Посада керівника архіву

(особи, відповідальної за архів)       ____________

(підпис)

____ ___________ 20___ року

 

_________________________

(ініціали (ініціал імені), прізвище)

 

Зміни до облікових документів внесено:

 

Посада керівника архіву

(особи, відповідальної за архів)       ____________

(підпис)

____ ___________ 20___ року

 

_________________________

(ініціали (ініціал імені), прізвище)

 

ПОГОДЖЕНО[*]

Протокол засідання Комісії

з контролю за наявністю, станом

та розшуком документів

державного архіву

___________ № _________

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Формат А4 (210х297).

 

 

 

  Додаток 37

до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях

(пункт 1 глави 4 розділу Х)

 

 

_______________________________________________________

(найменування установи)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

КНИГА ОБЛІКУ

НАДХОДЖЕННЯ ТА ВИБУТТЯ ДОКУМЕНТІВ АРХІВУ

 

 

 

 

 

 

Том № __________

 

Розпочато _______

 

Закінчено _______

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

з/п

Дата надходження або вибуття

 

Найменування установи, структурного підрозділу,  звідки надійшли (куди вибули) документи, їх крайні дати Назва, № і дата документа, що підтверджує надходження  (вибуття) документів Надходження документів Вибуття документів При-міт-ки
кількість справ кількість справ
постій-ного збері-гання трива-лого (понад 10 років)   збері-гання з кадро-вих питань (особо-вого складу)

 

постій-ного збері-гання трива-лого (понад 10 років)   збері-гання з кадро-вих питань

(особо-вого складу)

 

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

 

Разом у _______________ році надійшло ___________________________________________________________ справ (наводяться підсумкові дані за графами  5 – 7 книги);                                                                            (цифрами і словами)

 

вибуло _____________________________________________________________справ (наводяться підсумкові дані за графами 8 – 10 книги).

(цифрами і словами)

 

Посада керівника архіву

(особи, відповідальної за архів)

 

 

____ ___________ 20___ року

 

 

________________                                                               ____________________________

(підпис)                                                                                             (ініціали (ініціал імені), прізвище)

Формат А3(297х420).

 

 

  Додаток 38

до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях

(пункт 2 глави 4 розділу Х)

 

 

Найменування установи

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ФОНДІВ АРХІВУ

 

 

 

Том № _________

 

Розпочато _______

 

Закінчено ________

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

№ фонду Дата першого надходження фонду Назва фонду Відмітка про

вибуття фонду

Примітки
куди вибув дата і номер документа, на підставі якого фонд вибув
1 2 3 4 5

 

За ____________ рік надійшло _____________ фондів, у тому числі _____________ фондів юридичних осіб та _________________ фондів особового походження.

 

За _____________ рік вибуло ________________ фондів, у тому числі ____________ фондів юридичних осіб та _________________ фондів особового походження.

 

Разом на 01 січня ____________________________ фондів з № __________ по № __________

(цифрами і словами)

 

 

 

Посада керівника архіву

(особи, відповідальної за архів)         ____________

(підпис)

____ ___________ 20___ року

 

 

_________________________

(ініціали (ініціал імені), прізвище)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Формат А4 (210х297).

 

 

 

 

 

  Додаток 39

до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях

(пункт 5 глави 4 розділу Х)

 

 

 

Найменування установи

 

 

 

 

 

 

 

РЕЄСТР ОПИСІВ

 

 

 

Розпочато ____________

 

Закінчено ____________

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

№ з/п Надходження Вибуття
дата

запису

фонд опис № том

назва опису

(тому)

крайні дати документів кількість дата запису підстава куди вибув
назва справ аркушів в опису примірників опису (тому)
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Формат А4 (210х297).

 

 

 

 

 

 

  Додаток 40

до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях

(пункт 7 глави 4 розділу Х)

 

 

Кому надсилається ___________________________________________________

(найменування, адреса державної архівної установи, архівного відділу міської ради)

 

Ким надсилається ____________________________________________________

(найменування, адреса, № телефону установи, що звітує)

 

 

 

П А С П О Р Т

архівного підрозділу державного органу та органу

місцевого самоврядування, іншої установи,

підприємства та організації*

 

Найменування установи та її підпорядкованість Дата створення організації

 

 

Місце зберігання документів

_____________________________________________________________________________

(адреса і № телефону)

 

І. Відомості про документи

№ з/п Назва показників Кількість Крайні дати

 

1 2 3 4
1 Фонди    
2 Справи    
  у тому числі:    
2.1 постійного зберігання    
  з них:    
1) унесені в описи, що схвалені ЕПК державного архіву    
2) що зберігаються понад установлені строки    
2.2 з кадрових питань (особового складу)    

 

 

 

 

 

 

1 2 3 4
  з них:    
  унесені в описи, погоджені ЕПК (ЕК архівного відділу)    
2.3 тривалого (понад 10 років) зберігання    
  з них:    
  унесені в описи    

 

 

ІІ. Відомості про приміщення

Площа

архівосховища, м2

Ступінь

завантаженості, %

 

Коротка характеристика

приміщення

 

Наявність

робочих кімнат,

читального залу

 

 

ІІІ. Відомості про кадри

Кількість штатних

працівників

Прізвище, ім’я, по

батькові

 

Освіта, фах Стаж роботи в архіві

 

 

 

__________________________________________________________________

(адреса і № телефону установи)

 

 

 

 

Посада керівника архіву

(особи, відповідальної за архів)        ____________

(підпис)

____ ___________ 20___ року

 

 

_________________________

(ініціали (ініціал імені), прізвище)

 

 

 

 

 

 

Формат А4 (210х297).

 

 

 

 

 

  Додаток 41

до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях

(пункт 10 глави 4 розділу Х)

 

 

 

 

Найменування установи

 

 

 

 

 

 

 

КНИГА

ОБЛІКУ НАДХОДЖЕННЯ І ВИБУТТЯ СТРАХОВОГО ФОНДУ І ФОНДУ КОРИСТУВАННЯ

 

 

Том № _____________

Розпочато __________

Закінчено __________

 

 

 

 

 

 

 

 

з/п

Дата

надход-

ження

Доку-мент,

за яким прийня-

то копії

Дата

копію-

вання

Номери фондів Номери описів Кількість справ унікаль-них

докумен-тів, внесених до од. зб. страхово-го фонду

Страховий фонд

(кількість

од. зб.)

 

 

Відомості про страховий фонд (кількість справ) Відомості про фонд користування

(кількість справ)

Примітки
наді-

йшло

вибуло наді-

йшло

вибуло  
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

 

 

 

Разом надійшло за _________рік ____________________________________од. зб. страхового фонду,

(цифрами  і словами)

____________________________________од. зб. фонду користування,

(цифрами  і словами)

 

скопійовано____________________________________________________ од. зб., у тому числі

(цифрами і словами)

________________________________________________________________архівних електронних,

(цифрами і словами)

_______________________________________________________________унікальних.

(цифрами і словами)

 

Вибуло_______________________________________________________________од. зб. страхового фонду.

(цифрами  і словами)

 

___________________________________________________________________

(посада)

______________________

(підпис)

___________________________________

(ініціали (ініціал імені), прізвище)

Формат А4 (297х420).

 

  Додаток 42

до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях

(пункт 10 глави 4 розділу Х)

 

 

 

 

 

Найменування державної архівної установи, архівного відділу міської ради

 

 

 

Найменування установи

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ОПИС № ________
СТРАХОВОГО ФОНДУ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Номери

од. зб. страхо-

вого фонду

Дата копіюван-ня Кіль-

кість кадрів в

од. зб.

Кількість справ,

внесених до од. зб.

Відомості про справи, які входять в одиницю зберігання страхового фонду Приміт-ки  
№ фон-дів

описів

№ справ

унікаль-них

 

 
разом унікаль-них
1 2 3 4 5 6 7 8 9  

 

 

 

Разом до опису  внесено_______________________________ од. зб. страхового фонду

(цифрами і словами)

на _______________________________________справ,

(цифрами і словами)

 

у тому числі скопійовано справ, віднесених до категорії унікальних:

_________________________________________

(цифрами і словами)

 

 

Посада керівника архіву

(особи, відповідальної за архів)       ____________

(підпис)

____ ___________ 20___ року

 

_________________________

(ініціали (ініціал імені), прізвище)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Формат А4 (210х297).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗРАЗОК

 

Додаток 43

до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях

(пункт 4 глави 4 розділу ХІІ)

 

 

Державне підприємство «Укрпостачпром»

 

  Пронін Олег Іванович,

вул. Лісова, буд. 4, кв. 39,

м. Київ, 03134

АРХІВНА ДОВІДКА

04.04.2013 №  45

На № 3 від 28.03.2013

   

 

 

У документах архівного фонду Державного підприємства «Укрпостачпром» у відомостях на видачу заробітної плати робочим і службовцям за січень – грудень 2000 року значиться водієм Пронін Олег Іванович.

 

Підстава: ф. 4444, оп. 2, спр.  83, арк. 6-14.

 

 

Директор (підпис)                                                           Д. М. Жежера
 

Завідувач архіву

 

(підпис)                                                            О. Б. Довгач

 

М. П.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Формат А4 (210х297).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗРАЗОК

Додаток 44

до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях

(пункт 5 глави 4 розділу ХІІ)

 

 

 

 

Відкрите акціонерне товариство «Промбудмаш»

 

   
АРХІВНА КОПІЯ

08.04.2015  №  45

 

   

 

Відкрите акціонерне товариство «Промбудмаш»

Н А К А З

 

14.11.2010  Київ 148-ос

З особового складу

 

ПРИЗНАЧИТИ:

АЛЕКСЕЄНКО Валентину Степанівну на посаду начальника планового відділу з     15 листопада 2010 року з посадовим окладом згідно зі штатним розписом.

 

Підстави: заява Алексеєнко В. С. від 10 листопада 2010 року, резолюція Генерального директора Макрідова В. М.

 

Генеральний директор                                                                                          В. М. Макрідов

 

Підстава: ф. 3333, оп. 2-ос, спр.  53, арк. 45.

 

Згідно з оригіналом

 

Завідувач архіву

 

 

(підпис)                                                          Ю. В. Оснач

 

М. П.

08.04.2015

 

 

 

 

 

 

Формат А4 (210х297).

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗРАЗОК

Додаток 45

до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях

(пункт 5 глави 4 розділу ХІІ)

 

 

 

 

Публічне акціонерне товариство «Полтавашвейпостач»    
АРХІВНИЙ ВИТЯГ

17.04.2015       №  5

 

   

 

Публічне акціонерне товариство «Полтавашвейпостач»

 

НАКАЗ

 

 16 квітня 1993 року  м. Полтава  № 56- ос

З особового складу

 

 

  1. Прийняти на роботу касиром-інкасатором Дороніну С. І. (так у документі) з 18 квітня 1993 року  з місячним випробувальним строком  та з оплатою відповідно до штатного розпису.

Підстави: заява Дороніної С. І. від 12 квітня 1993 року, резолюція директора Семкіна В. М.

 

Директор                                                                                                              В. М. Семкін

 

Підстава: ф. 1111, оп. 1-ос, спр. 13, арк. 21.

 

Згідно з оригіналом

 

Завідувач архіву

 

 

(підпис)                                               С. Я. Рубан

 

М. П.

 

16.04.2015

 

 

 

 

Формат А4 (210х297).

 

 

 

 

 

  Додаток 46

до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях

(пункт 2 глави 5 розділу ХІІ)

 

 

Найменування установи

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЖУРНАЛ РЕЄСТРАЦІЇ ВІДВІДУВАНЬ

КОРИСТУВАЧАМИ ЧИТАЛЬНОГО ЗАЛУ

 

 

Розпочато _______

 

Закінчено _______

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

з/п

Дата відвідування Прізвище, ім’я,

по батькові

Кількість виданих од. зб. та описів Підпис користувача
1 2 3 4 5

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Формат А4 (210х297).

 

  Додаток 47

до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях

(пункт 1 глави 1 розділу ХІІІ)

 

 

 

Найменування установи                                                                                                                                                                                                ЗАТВЕРДЖУЮ

 

Посада керівника установи

(структурного підрозділу)

______   ________________________

(підпис)                                                                                                                                                                                                                              (ініціали (ініціал імені), прізвище)

____ ___________ 20___ року

ПЛАН

роботи архіву на _______________ рік

 

з/п

Види робіт Норма виробітку (часу) Обсяг роботи Бюджет часу Строк виконання Виконавець Примітки
1 2 3 4 5 6 7 8

 

Посада керівника архіву

(особи, відповідальної за архів)                                 _________________                                                     ___________________________

(підпис)                                                                                (ініціали (ініціал імені), прізвище)

____ ___________ 20___ року

 

Формат А4 (210х297).

 

  Додаток 48

до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях

(пункт 2 глави 3 розділу ХІІІ)

 

Картка обліку роботи архіву з підвідомчою установою

 

Найменування установи______________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

Чи є установа  джерелом формування НАФ________________________________________

_____________________________________________________________________________

Адреса установи_______________________________________________________________

Назва, дата та індекс документа про створення установи___________________________________________________________________________________________________________________________________________________про реорганізацію _____________________________________________________________

про ліквідацію ________________________________________________________________

Посада, прізвище, ім’я та по батькові, номер телефону

керівника установи____________________________________________________________

керівника служби діловодства___________________________________________________

голови ЕК____________________________________________________________________

керівника архіву (особи, відповідальної за архів)____________________________________

 

  1. ВІДОМОСТІ ПРО ЗАТВЕРДЖЕННЯ, ПОГОДЖЕННЯ, СХВАЛЕННЯ НОРМАТИВНИХ ДОКУМЕНТІВ УСТАНОВИ

 

Положення про архів___________________________________________________________

Інструкція про діловодство______________________________________________________

Номенклатура справ установи____________________________________________________

Положення про ЕК установи_____________________________________________________

 

 

 

 

(лицьовий бік)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  1. ВІДОМОСТІ ПРО НАЯВНІСТЬ ТА УПОРЯДКУВАННЯ СПРАВ

В АРХІВІ УСТАНОВИ

 

Кількість описаних справ Крайні дати описаних справ Кількість неописаних справ Крайні дати неописаних справ
постійного зберігання з кадрових питань (особового складу) тривалого (понад 10 років) зберігання постійного зберігання з кадрових питань (особового складу) тривалого (понад 10 років) зберігання
1 2 3 4 5 6 7 8

 

  1. ВІДОМОСТІ ПРО ПЕРЕВІРЯННЯ

 

Дата перевіряння Основні пропозиції

(зауваження) за підсумками перевіряння

Результати реалізації пропозицій Примітки
1 2 3 4

 

(зворотний бік)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Формат А4 (210х297).

 

 

 

  Додаток 49

до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях

(пункт 1 глави 2 розділу ХІV)

 

ЗАТВЕРДЖУЮ

Посада керівника установи

 

_____    ________________________

(підпис) (ініціали (ініціал імені), прізвище)

____ ___________ 20___ року

М. П.

ЗАТВЕРДЖУЮ

Посада керівника державної

архівної установи, архівного відділу міської ради

________        ________________________

(підпис)              (ініціали (ініціал імені), прізвище)

____ ___________ 20___ року

М. П.

 

АКТ

_______________№________

_________________________

(місце складання)

про приймання-передавання документів

установи на постійне зберігання

 

Підстава: Закон України «Про Національний архівний фонд та архівні установи»

У зв’язку із: ___________________________________________________________________

(закінченням строків зберігання, ліквідацією установи, інше)

______________________________________________________________________передає,

(найменування установи)

а ____________________________________________________________________ приймає

(найменування державної архівної установи, архівного відділу міської ради)

документи фонду № _______, назва ______________________________________________ за ______________________ роки, а також довідковий апарат до них:

 

з/п

№ і назва опису Кількість примірників опису Кількість справ Примітки
1 2 3 4 5

Номери відсутніх справ _________________________________________________________

Всього прийнято _________________________________________________________ справ.

(цифрами і словами)

 

Передавання здійснив

 

Посада особи, що передає документи

_______   _________________________

(підпис)      (ініціали (ініціал імені), прізвище)

____ ___________ 20___ року

  Приймання здійснив

 

Посада особи, що приймає документи

______        ________________________

(підпис)          (ініціали (ініціал імені), прізвище)

____ ___________ 20___ року

Формат А4 (210х297).

 

 

 

  Додаток 50

до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях

(пункт 1 глави 2 розділу ХV)

 

Найменування установи                                                                    ЗАТВЕРДЖУЮ

 

Посада керівника установи

______   _______________________

(підпис)   (ініціали (ініціал імені), прізвище)

___  ____________ 20___ року

М. П.

 

АКТ

____________ № _____

____________________

(місце складання)

 

про приймання-передавання справ

під час зміни керівника архіву

(особи, відповідальної за архів)

 

Відповідно до наказу від _______________ № ________   _______________________________

(ініціали (ініціал імені), прізвище)

передав, а ________________________________ прийняв у присутності комісії, яка створена

(ініціали (ініціал імені), прізвище)

на підставі зазначеного наказу, у складі голови _______________________________________

(ініціали (ініціал імені), прізвище)

і членів комісії ___________________________________________________________________

(ініціали (ініціали імені), прізвища)

________________________________________________________________________________________________

документи архіву та довідковий апарат до них:

 

з/п

№ і назва

опису

        Кількість

примірників опису

Кількість справ Примітки
1 2 3 4 5

 

Разом прийнято ____________________________________________________________ справ,

(цифрами і словами)

 

______________________________ описів у ______________________________ примірниках.

(цифрами і словами)                                                  (цифрами і словами)

Стан документів і описів __________________________________________________________

(загальна характеристика стану)

________________________________________________________________________________

 

 

 

Водночас передаються____________________________________________________________

(види довідкового апарату, його обсяги, стан)

________________________________________________________________________________

та ______________________________________________________________________________                                        (назви печаток і штампів архіву, їх кількість)

 

Стан приміщень архіву____________________________________________________________

(загальна характеристика стану)

________________________________________________________________________________

 

 

Наявність і стан обладнання та інвентарю архіву_______________________________________

(загальна характеристика стану)

________________________________________________________________________________

 

 

Передав                                             __________                             _________________________

(підпис)                                             (ініціали (ініціал імені), прізвище)

 

Прийняв                                           __________                             _________________________

(підпис)                                             (ініціали (ініціал імені), прізвище)

 

Голова комісії                                   __________                              _________________________

(підпис)                                             (ініціали (ініціал імені), прізвище)

 

Члени комісії                                    __________                             _________________________

(підпис)                                             (ініціали (ініціал імені), прізвище)

__________                             _________________________

(підпис)                                             (ініціали (ініціал імені), прізвище)

__________                             _________________________

(підпис)                                             (ініціали (ініціал імені), прізвище)

 

 

____ ___________ 20___ року

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Формат А4 (210х297).

 

 

*У разі потреби журнал може доповнюватися додатковими графами.

 

*У разі потреби журнал може доповнюватися додатковими графами.

*У разі потреби звіт може доповнюватися додатковими графами.

*Документи, зазначені у пунктах 1, 3, 8-12, підлягають спеціальному обліку у відповідних структурних підрозділах установи (бухгалтерії, відділі кадрів, бібліотеці, відділі науково-технічної інформації).

 

*У разі потреби журнал може доповнюватися додатковими графами.

 

*У разі потреби журнал може доповнюватися додатковими графами.

*У разі потреби журнал може доповнюватися додатковими графами.

 

*Найменування структурного підрозділу (для установ, в яких немає структурних підрозділів, напряму діяльності).

 

*Графа шоста не заповнюється в описах справ постійного зберігання.

**Найменування структурного підрозділу (для юридичних осіб, в яких немає структурних підрозділів, напряму діяльності).

*Передаються разом зі справами служби діловодства.

 

*Найменування структурного підрозділу (для юридичних осіб, в яких немає структурних підрозділів, напряму діяльності).

*Найменування структурного підрозділу (для юридичних осіб, в яких немає структурних підрозділів, напряму діяльності).

*Найменування структурного підрозділу (для юридичних осіб, в яких немає структурних підрозділів, напряму діяльності).

*Заповнюється в державній архівній установі, архівному відділі міської ради.

 

*Надаються узагальнені дані по всіх описах фонду і графах аркуша перевіряння (№№ 2-18).

[*]У разі невиявлення справ (документів) НАФ.

*Надсилається установою відповідній державній архівній установі, архівному відділу міської ради до 01 грудня поточного року.

Отправить ответ

Оставьте первый комментарий!

Notify of
avatar
wpDiscuz

Наша розсилка

Розшукуємо авторів

Цікаве відео

Подія

  • Мастер-класс «Управленческий учет и консолидация отчетности»

    26.01.2017Инталев-Украина

Випадкова цитата

Конторская книга одной небезызвестной конторы содержала всего две графы:

«Приход» и «В расход»

— А. Марков

Додаток 1 до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях

Час читання: 96 min
0

Поділитися з другом