Головна » Власнику бізнеса » Фінанси » Как избежать проблем при автоматизации управленческого учета
Фінанси

Как избежать проблем при автоматизации управленческого учета

Поділіться з друзями - підтримайте проект

Стремление контролировать состояние собственного бизнеса – это безусловный тренд современности. Контроль финансовой составляющей – непременный must have бизнеса. Однако, современные виды регламентированного учета не способствуют честному и комплексному представлению о состоянии финансов компании; они порой лишь способ отчитаться перед надзорными инстанциями. Но есть дополнительная форма учета – управленческая, которая позволяет собственнику четно и открыто видеть все реалии финансовой деятельности.

Управленческий учет — система сбора и группировки финансовой и нефинансовой информации, на основе которой менеджеры принимают стратегические решения развития компании. Эффективность управленческого учета зависит от своевременности представления этой актуальной информации. Промедление в большинстве своем несет убытки, худший вариант развития может стоить всего бизнеса.

Скорость бизнеса в наше время возрастает в геометрической прогрессии. Деловые партнеры, поставщики и потребители – у всех участников в приоритете ресурс времени. Все, что можно автоматизировать, должно быть автоматизировано.

Зачем автоматизировать систему управленческого учета:

  • Для сокращения рутинного, монотонного труда, сведения к нулю арифметических ошибок и ошибок человеческого фактора
  • Для сопоставления периодов и исключения «снежного кома» недостоверных данных прошлых лет
  • Для увеличения скорости подготовки данных с одновременным соблюдением высоких стандартов качества
  • Для повышения гибкости отчетов с помощью возможности построить их в различных разрезах аналитики
  • Для возможности тестировать промежуточные результаты и создать страховочные бэкапы
  • Для налаживания работы с удаленными филиалами, подразделениями, партнерами
  • Для высвобождения трудовых ресурсов для решения иных задач

Рутинные, монотонные операции, опасны для бизнеса не столько лишними трудозатратами и зачастую чрезмерно раздутым штатом сотрудников, сколько упущенными возможностями не принятых решений в результате несвоевременно подготовленных данных. Решение этой задачи является важным элементом успешных бизнес-процессов.

Пресловутый человеческий фактор имеет место быть достаточно часто, но не является единственным, приводящим к арифметическим ошибкам. На ряду с ним идут так называемые «сбои работы эксель», предугадать накануне которые не всегда получается, а выяснить где кроется ошибка порой занимает ценные часы. Несохраненные файлы, сломанные макросы и формулы, смещение ячеек – у каждого финансиста на слуху.

Про фразу «так исторически сложилось» складывают легенды. Ведь если информация сгруппирована корректно в автоматизированной базе данных не важно сколько поколений сотрудников прошло через компанию. Каждый последующий имеет те же инструменты для работы и ввода данных в систему учета, что и предыдущий, тот же интерфейс программы, те же сгруппированные данные по итогу проведенных работ. Таки образом построить сопоставимые прошлым периодам аналитические отчеты для заинтересованных пользователей в максимально короткие сроки не составит труда.

Что предлагает рынок готовых решений в части автоматизации?

Современные технологии и развитый рынок готовых решений в части автоматизации управленческого учета предоставляет всевозможный выбор пользователям в зависимости от их бюджета, сроков и потребностей. Если компания жестко не поставлена в бюджетные и временные рамки и имеет глобальную цель автоматизации всех циклов учета, то такой продукт как SAP или ODOO придутся как нельзя кстати. Если необходимо автоматизировать некоторые области учета в максимально короткие сроки – придут на помощь продукты 1С Бухгалтерия или все та же ODOO.

Каждое из возможных решений приводит к ощутимой экономии не только трудозатрат персонала и времени, на решение поставленной задачи, но и существенно сократит вероятность возникновения ошибок в расчетах.

Проблемы на пути автоматизации учета

Автоматизация, как и любой другой процесс изменения устоявшегося уклада, требует некоторых усилий на старте. Причины, препятствующие ее внедрению, можно условно поделить на категории экономического и организационного плана.

В разряд экономических относятся необходимые инвестиции. Это как финансовые затраты на приобретение и установку необходимого программного обеспечения, покупку лицензии, сопровождение и поддержку, так и внутренние трудовые ресурсы, выделяемые на задачу внедрения и тестирование проекта. Инвестиции не всегда должны быть значительными, ощущаемые бизнесом. Все зависит от задачи. Не нужно стремиться «объять необъятное» и ставить персоналу задачу автоматизации сразу всех участков учета. Руководствуйтесь исключительно здравым смыслом, расставьте приоритеты. В большинстве своем, для малого и среднего бизнеса достаточно написания простых сценариев или соответствующих настроек готовых продуктов, их адаптацию под конкретную специфику.

Если вы только начинаете вести управленческий учет – не стоит сразу его автоматизировать. Лучше начать с учета в Excel, чтобы иметь четкое представление какого рода отчеты необходимы, какие данные должны быть получены в результате, где возникает основной pool рутинных, повторяющихся операций и работает ли методология. И лишь спустя некоторое время, когда появятся предпосылки для автоматизации – автоматизировать.

При желании внедрения глобальной дорогостоящей сети автоматизации, следует задаться вопросом периода окупаемости и целесообразности ее установки. Расходы на автоматизацию управленческого учета не должны превышать сэкономленные за счет него средства.

Среди организационных проблем можно выделить:

  • страх персонала перед нововведениями
  • отсутствие ясной цели
  • неверно сформулированная задача
  • нежелание получать новый опыт и лень

Практический опыт показывает, что именно эти факторы являются существенно тормозят процесс внедрения программных продуктов. Автоматизация управленческого учета должна происходить быстро, ведь во время настройки ведутся параллельно два учета: ручной и автоматизированный. В ряде случаев первый за тестовым периодом также предпочтительно вести в двух системах, исключительно в целях перестраховки и дополнительных проверок. И снова задача менеджмента – грамотно довести до сотрудников, что временное выполнение дублированных задач облегчит их жизнь в обозримом будущем.

Желание высвободить рабочее время, избежать ненужных ошибок в расчетах и направить силы на решение иных, более значимых нежели рутинные операции задач – все это должно быть инициировано менеджментом. Деловая репутация компании зависит от порядка в учете и способности своевременно обеспечивать внешних пользователей интересующими данными, грамотно представлять их в презентационных материалах, гарантировать отсутствие ошибки в излагаемых материалах, либо сохранять их в пределах уровня существенности. А конкурентная среда должна послужить одним из драйверов способных мотивировать менеджмент компании для оптимизации функций управленческого учета через автоматизацию.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.


Поділіться з друзями - підтримайте проект

Додати коментар

Клікніть, щоб прокоментувати

14 − 12 =

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.

Пошук від Google

Наша розсилка

Мудра думка

Простое усилие, чтобы уделить немного положительного внимания людям, имеет много общего с производительностью

— Томас Дж. Питерс

Події

Останні пости на форумі

Ми в Instagram

  • 24
    4 недели ago by buh24comua #бухгалтер24 #новыйгод
  • 24
    6 дней ago by buh24comua #бухгалтер24
  • 24
    2 недели ago by buh24comua #бухгалтер24 #заробітнаплата

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: