Головна » ODOO » Ведение бухгалтерского учета в ERP ODOO. Возможности системы и перспективы появления решения «Бухгалтерия для Украины»
ODOO Авторские

Ведение бухгалтерского учета в ERP ODOO. Возможности системы и перспективы появления решения «Бухгалтерия для Украины»

Поділіться з друзями - підтримайте проект

Немного про ODOO

В последнее время все больше и больше представителей бизнеса в Украине узнают про существование  ERP  ODOO и начинают ею интересоваться, а кто то даже и применять ее в своей деятельности в качестве CRM или даже ERP системы . У кого-то этот опыт положительный, у кого то не очень. И естественно у большинства  возникает вопрос: «А смогу ли я вести в ODOO полноценный бухгалтерский учет? А управленческий?»

Одной из самых распространенных програм для ведения  учета  в Украине явялется 1С «Предприятие», которая плотно заселило себя в отечественные компании и многие  бухгалтера в Украине даже боятся подумать о каких-то альтернативных решениях в сфере ведения бухгалтерского учета. Некоторые практикующие бухгалтера даже не знают основ бухгалтерского учета и элементарных проводок которые они когда-то учили в университете или на курсах для бухгалтеров. Сейчас от рядового бухгалтера больше требуется при принятии на работу знание того, какие кнопки нажать в 1С, чем понимания сути хозяйственных операций. И не все готовы переучиваться в случае необходимости, особенно бухгалтера старой закалки. Но рано или поздно это придется сделать, мировых трендов следует придерживаться, если конечно мы не хотим быть позади планеты всей. Тем более что Украина, хоть и медленно но двигается к мировым стандартам ведения учета.

В Украине уже давно знают про SAP (который очеень дорогой и позволить его могут только крупные компании) и MS Navision — мировых системах для ведения учета, а вот что представляет из себя ODOO в этом плане?

Итак, что же такое ODOO?

Odoo (бывшая Tiny ERPOpenERP) — ERP- и CRM-система, разрабатываемая бельгийской компанией Odoo S. A. Распространяется по лицензии LGPL. Это решение Open-source и по сути им может пользоваться каждый желающий абсолютно бесплатно, а более 20 тысяч разработок во всех сферах бизнеса делают это решение еще более универсальным. Но дьявол кроется в деталях и бесплатная версия ODOO хоть и пригодна для использования, но ею более-менее полноценно может пользоваться  только малый и средний бизнес, а вот крупному бизнесу так или иначе прийдется доделывать эту систему под свои потребности и затраты на это могут достигать достаточно существенных сумм. Ситуацию еще больше обостряет нежелание бизнеса тратить на это свои кровные деньги, так как не все понимают для чего им система автоматизации и в чем ее ценность.

Более детально про историю развития Odoo можно почитать на Википедии, а мы давайте приступим к обзору возможностей ODOO в плане ведения бухгалтерского учета.

Сразу отмечу, что учет это лишь часть функционала и он не доминирует над всей системой, хотя и является одним из самых важных составных частей.

Итак, приступим….

Обзор возможностей для ведения бухгалтерского учета в ODOO

ODOO представляет множество возможностей для ведения учета, только вы их не увидите если возьмете базовую Community версию, которую вы можете скачать и установить себе на компьютер. Для активации дополнительных возможностей необходимо будет установить ряд дополнительных модулей, в том числи и платных.

Enterprise версия более расширенная по функционалу, но если брать во внимание ее стоимость и то, что в разделе учет добавлены в основном более красивые визуальные формы отчетов, которые можно просто дополнительно купить в магазине приложений ODOO, то ее использование достаточно спорный вопрос.

Так или иначе для того, чтобы активировать функционал для ведения учета нужно установить модуль Accounting, после чего зайти в своего пользователя и поставить себе соответствующие права пользователя системы, иначе вы можете не увидеть всего доступного функционала. Примите во внимание то, что часть настроек скрыта от пользователя и их можно активировать перейдя в режим разработчика.

После установки базового модуля Accounting вы увидите, что у вас сверху появился отдельный пункт меню, который в русском переводе может иметь название «Выставление счетов».

Базовые настройки бухгалтерского учета

Сразу отмечу, что я остановлюсь только на некоторых возможностях системы и весь упоминаемый функционал  будет описан кратко, а во многих местах тезисно. В рамки одной статьи тяжело вместить все возможности системы, поэтому я остановлюсь лишь на основных.

За основу мы возьмем ODOO 11 версии, которая вышла в октябре 2017 года. Среди особенностей системы (начиная с 8 версии точно) можно выделить то, что в ней бухгалтерский, налоговый и управленческий учет представляют собой отдельные подсистемы и дают бухгалтеру возможность вести эти виды учета паралельно. ODOO 12 содержит в себе ядро модуля Accounting, но в ней» вырезана» бухгалтерская отчетность, впрочем которую легко востановить купив соответствующий модуль.

План счетов бухгалтерского учета

Основа бухгалтерского учета — это счета учета, на которых бухгалтер отображает данные о хозяйственных операциях. Совокупность счетов составляет план счетов.

Естественно что в ODOO можно завести план счетов и она поддерживает как регламентированные  так и пользовательские планы счетов. То есть вы можете самостоятельно создавать/удалять счета и настраивать учет под свои потребности. 

Сам счет учета имеет ряд настроек, которые указывают ему где отображаться: в Балансе или в Отчете о финансовом результате, а также которые влияют на поведение счета при проведении по нему операций.

Основной настройкой является «Тип», которые определяет где должны отображаться данные саккумулированные на этом счете: В Балансе или Отчете о финансовом результате. Для того чтобы не запутаться в самом счете есть небольшая подсказка: таблица где указано где какой тип счета будет отображаться.

Журналы учета

Особенностью учета в ODOO есть то, что все записи в учете (то есть привычные нам проводки) делаются в журналах. Сами журналы имеют свои настройки, которые влияют на порядок ведения учета и указывают какие операции могут в них фиксироваться.

Каждая операция в бухгалтерском учете отображается в журналах. Журналы используются в первую очередь для группировки операций по какому то определенному признаку.

Журнал — сводный документ, в котором собраны полные записи по каждой проведенной операции

В журналах можно ограничивать какие счета учета или их типы можно задействовать для записи в этот журнал. Например вы можете создать Журнал «Заработная плата» и указать в настройках журнала что вы будете задействовать определенные счета: 661,651,92,93,6411 и т.д. Если при создании записи в этот журнал вы используете другой счет, например 281 «Товары», то система вам это не даст сделать и выдаст ошибку.

В журнале указывается его тип, который затем влияет на его доступность в документах (объектах). Доступны следующие типы:

  • Продажа
  • Закупка
  • Банк
  • Наличные
  • Разные

В зависимости от выбранного типа открываются свои спецефические настройки.

Например, если вы выбрали тип «Банк», то в журнале появляется возможность привязать этот журнал к конкретному расчетому счету организации и в дальнейшем фиксировать в этом журнале движение денежных средств по такому счету.

Мультивалютность

Система поддерживает отображение в учете операций в нескольких валютах, причем таких валют может быть бесчисленное множество. При этом можно добавлять свои валюты и вести для них индивидуальные курсы. Сами валюты содержаться в отдельном справочнике «Валюты»

При заведении курса валюты учтите, что курс отображается по принципу: «сколько этой валюты я смогу купить за 1 у.е. валюты компании». То есть если курс доллара — 28,00 грн, то в систему надо занести курс: 1/28 = 0.035714

На заметку: уже реализована синхронизация курсов валют с сайтом Finance.ua и НБУ, что избавляет бухгалтера от ежедневного обновления курсов в системе и обеспечивает корректность проведенных в учете операций в иностранной валюте.

Справка: Если вы проводите в учете какую то операцию в иностранной валюте, то она будет автоматически пересчитана по курсу на дату проведения операции в базовую валюту компании.

Настройки счетов учета для отображения мультивалютных операций

Для того чтобы была возможность отображать в учет мультивалютные операции необходимо сделать соответсвующие настройки в счетах учета, в котором можно указать валюту такого счета. Это даст возможность отображать на этом счете суммы в иностранных валютах. Естественно, что периодически бухгалтеру необходимо будет делать переоценку сумм в валюте накопленных на этом счете, то есть необходимо рассчитывать курсовые разницы. 

Расчет курсовых разниц

Такие разницы расчитываются по монетарным статьям учета, то есть по счетам где отображается дебиторская и кредиторская задолженность, а также счета учета денежных средств.

В ODOO предусмотрен расчет таких курсовых разниц, причем такой функционал уже заложен в базовой версии системы. В более расширенных версиях такие курсовые разницы можно расчитывать хоть каждый день. Для того чтобы сказать системе, что данные по счету необходимо переоценивать надо поставить отметку в «Разрешить переоценку валюты»  в настройках счета. И в самих настройках учета указать счета учета на которых будет накапливаться информация о прибылях и убытках по курсовым разницам.

Налоги

Система поддерживает расчет любых налогов. При фиксировании в учете хозяйственных операций можно указывать несколько налогов которые будут расчитываться  согласно тех настроек, которые будут в них заложены. При этом есть три типа налогов: Закупка, Продажа и Прочие. Это сделано для разграничения налогов и влияет на выборку таких налогов в документах. При проведении операции в учете данные по расчитанным налогам записываются отдельно и отображаются в отдельном интерфейсе.

По налогам также есть свои формы отчетности. Например, есть такой отчет о налогах, который показывает базу для начисления налога и саму сумму налога. 

Закрытие отчетного периода

В ODOO есть возможность заблокировать возможность проведения учетных операций на определенную дату для определенных групп пользователей. Также есть возможность автоматического закрытия счетов учета доходов и расходов и определения финансового результата за определенный период.

Особенности учета запасов

Деятельность многих компаний так или иначе связана с закупкой, продажей или использования в собственной хозяйственной деятельности запасов. Для корректного ведения учета запасов система должна иметь определенный функционал. Так какие же возможности имеет ODOO? 

Краткий обзор возможностей системы в плане ведения учета запасов:

  1. Поддержка периодической и непрерывной системы учета запасов;
  2. Автоматический расчет себестоимости запасов;
  3. Возможность распределения накладных затрат и отображение данных о таких распределениях в учете;
  4. Поддержка разных методов оценки себестоимости запасов: спецефической идентификации, средневзвешенной стоимости, ФИФО;
  5. Партионный учет и учет по серийным номерам;
  6. Проведение инвентаризаций и фиксирование излишков и недостач выявленных при инвентаризации;
  7. Установка правил минимальных запасов

Сразу хочется отметить, что логистка и складские операции в ODOO это отдельный модуль системы и бухгалтер хоть и вторгается в него, но затрагивает только те участки, которые касаются только его.

Понятие продукции в ODOO наверное есть одним из самых важных, значение которого трудно переоценить. И от верного заполнения карточки продукции зависит многое.

Есть три типа  продукции: складируемая, потребляемая и услуги. Если ваши запасы подлежать складскому учету, то нужно указывать тип «Складируемый» и тогда будет вестить полноценный количественный и суммовой учет по таким запасам. Если выбран тип «Услуга», то для такой продукции не будет доступен складской учет и система не будет предлагать вам делать какие либо перемещения по складу.

В карточке продукции можно указать будет ли она доступна в выборках в закупках, продажах либо авансовых отчетах сотрудника. Например если вы что-либо производите, то карточка производимой продукции может не иметь отметки, что такую продукцию можно закупать и соответственно при закупках запасов такая продукция не будет появляться в выборках. 

Не менее важным является понятие «категории продукции», в карточке которого устанавливаются правила бухгалтерского учета такой продукции и метод оценки таких запасов. При этом учитывайте, что категория касается не только запасов, но и основных средств. При закупке основных средств, для них должна быть создана своя категории и заложены свои правила учета

Если у вас в учете накопились затраты которые вы хотите включить в себестоимость запасов, то в системе есть функционал распределения таких расходов на конкретные партии товаров (складские перемещения). При этом вы можете расределять такие расходы пропорционально количеству запасов, себестоимости таких запасов, их объему или весу, а также поровну между позициями.

На заметку: При установке в категории продукции непрерывной системы учета запасов (настройка «оценка запасов» — автоматическая), складские перемещения начнуть делать в учете свои записи в журнал который вы укажете в настройках. 

Учет операций с основными средствами

Основным отличием необоротных активов от оборотных, есть то что они используются в хоздеятельности больше одного года/операционного цикла и свою стоимость переносят на затраты не сразу, а на протяжении срока своей эксплуатации постепенно определенными частями.

Учету Основных средств у меня была посвящана отдельная статья, ознакомится с которой вы можете по ссылке. Поэтому особо останавливаться на этом участке учета я не буду. В 11 версии ODOO мало что изменилось и принципы организации учета в системе остались те же. 

Карточка категории активов

Карточка основного средства

Учет взаиморасчетов с партнерами (контрагентами)

Учету взаиморасчетов с контрагентами в ODOO уделено много внимания. При этом необходимо учитывать, что с точки зрения системы партнерами организации есть не только покупатели и поставщики, но и сотрудники организации. 

Как организован в системе процесс продаж и процесс закупок мы уже рассматривали детально и остановились мы на моменте выставления в системе инвойсов на оплату.

Инвойс (англ. invoice) — в международной коммерческой практике документ, предоставляемый продавцом покупателю и содержащий перечень товаров и услуг, их количество и цену, по которой они поставлены покупателю, формальные особенности товара (цвет, вес и т. д.), условия поставки и сведения об отправителе и получателе. Выписка инвойса свидетельствует о том, что (кроме случаев, когда поставка осуществляется по предоплате) у покупателя появляется обязанность оплаты товара в соответствии с указанными условиями, а также о том, что товар отгружен согласно условиям поставки.

В нашей практике документ, полностью аналогичный инвойсу, отсутствует. Счёт-фактура является документом, который свидетельствет о предложении что либо купить и не является первичным документом. В связи с этим в Украине инвойс обычно применяется при международных поставках товаров. По своей бухгалтерской и юридической сути инвойс скорее соответствует документу «Акт сдачи-приемки услуг» (для услуг), либо «Расходная накладная», чем «Счёт на оплату».

Те бухгалтерские записи которые делает инвойс при проведении в учете делает наша всем привычная расходная накладная либо акт сдачи-приемки услуг. При этом учтите что проводки по движениям запасов делает складское перемещение.

В самой структуре учетной записи партнер является отдельной аналитикой, на которой фиксируется его задолженность. Соответственно  появляется возможность вести учет взаиморасчетов с каждым партнером отдельно.

После проведения инвойса появляется возможность прямо из него провести оплату. После проведения оплаты, она привязывается к инвойсу. Даже если вы проводите оплату другими способами (например через банковскую выписку), всегда есть возможность ее привязать к задолженности которая зафиксирована в системе, то есть провести операцию сверки. Если оплата есть, а инвойса нет в учете остается висеть предоплата, которая отображается во взаиморасчетах с данным партнером. 

В системе есть много отчетов по взаиморасчетам, начиная от акта сверки (книга партнера) и заканчивая отчетом, который показывает задолженность по периодам.

Учет денежных средств

В ODOO есть много способов зафиксировать в учете оплаты. Один из них я уже вскользь затронул. Но особого внимания заслуживает функцонал банковских выписок и Кассы, которые предоставляет возможность в удобной форме зафиксировать много оплат и потом провести сверку задолженностей и платежей. 

Также есть возможность импортировать банковские выписки, а также уже реализована синхронизация с некоторыми банками (например с Приватбанком).

Интерфейс Кассы практически неотличим от банковской выписки, единственным существенным отличем есть то, что в Кассе можно отобразить внесение и изъятие денежных средств (ДС) внутренней операцией, а также в случае недостатка/излишка ДС при проведении в учете делается соответствующая запись в журнал.

Кадровый учет и учет начисления заработной платы

Наверное один из самых волнующих вопросов, который может задать себе бухгалтер: «А есть ли в ODOO кадровый учет и функционал по начислению заработной платы с учетом особенностей украинского законодательства». Если кратко: да, есть.

И кратко перечислю, что уже реализовано в плане кадрового учета и начисления заработной платы:

  1. Кадровые приказы: прием на работу, увольнение, коммандировка, предоставление отпуска;
  2. Трудовые договора и фиксирование в них условий работы сотрудника;
  3. Фиксация в системе отгулов сотрудника (отпуск, больничный, коммандировка…..);
  4. Авансовые отчеты (фиксация расходов сотрудника и выплата компенсации);
  5. Начисление авансов по заработной плате;
  6. Начисление заработной платы;
  7. Расчет резерва отпусков;
  8. Расчет отпускных, больничных;
  9. Расчет индексации заработной платы;
  10. Начисление заработной платы пакетом (массовое начисление ЗП);
  11. Фиксация выплаты заработной платы сотруднику;
  12. Возможность вести дополнительную аналитику по сотруднику на отдельном аналитическом счете.

При этом в правилах расчета заработной платы можно заложить практически любой алгоритм расчета заработной платы.

Отчетность

ODOO дает большие возможности для анализа данных и оперативного получения информации. В частности есть такие  отчеты: Баланс, Отчет о финансовых результатах, Отчет о движении денежных средств, Главная книга, оборотно-сальдовая ведомость, отчеты по взаиморасчетам с партнерами, анализ бухгалтерских записей, отчетность по налогам,  конструктор отчетов (образец отчета на скриншоте ниже)

Также уже есть  некоторые наработки по регламентированной отчетности и у некоторых компаний есть задумки по подаче такой отчетности в контролирующие органы напрямую из системы, чтобы не было необходимости подключать сторонние сервисы для подачи отчетности. 

Когда будет полноценная реализации украинской бухгалтерии?

Над разработкой решения «Бухгалтерия для Украины» уже достаточно активно работают несколько украинских IT компаний и уже есть некоторые разработки в этом направлении, которые закрывают наиболее болезненные вопросы, например такие как учет НДС и регламентированная отчетность, но пока реализация этого функционала находится довольно в зачаточном состоянии. Плюс на разработку требуются определенные бюджеты, что тоже является достаточно болезненным вопросом, хотя если бы было четкое представление что и как (которого почти у никого нет)  и был бы составлен план по разработке инвесторы нашлись бы достаточно быстро, так как у украинского бизнеса на это есть большой запрос. 

Позитивным моментом есть то, что ODOO сообщество в Украине растет с каждым днем. В феврале 2018 года была зарегестрирована ассоциация, которая объеденила  аналитиков, консультантов, разработчиков и просто людей, которым интересна ODOO, как направление для собственного бизнеса и которые готовы помочь украинскому бизнесу внедрить у себя эту систему и разрабатывать на ней решения. В ноябре 2018 года было проведено первое официальное мероприятие Odoo 12 Tour — Kiev, на котором была проведена презентация ODOO 12, которая было организована официальными  партнерами ODOO в Украине.

ODOO все больше и больше дает о себе знать в Украине и единственное, что наверное ей мешает захватить украинский рынок это отсутствие полноценного решения для ведения бухгалтерского учета согласно норм отечественного законодательства. Это решение скоро будет создано и даже быстрее, чем некоторые думают, ведь кто знает, что происходит в недрах компаний, которые задумываются об этом и двигаются в этом направлении.

Возможно 2019 года станет прорывным для ODOO в Украине. Скоро тысячи бухгалтеров закроют свою 1С и откроют окно браузера, войдут под своим логином в  ODOO и начнуть в ней работать, чтобы начать новую эру в своей професиональной каръере и заявить о себе как о специалисте который будет востребован во всем мире и который впоследствии сможет вести учет не только в Украине. 

Заинтересовала ODOO и хотите узнать больше или посмотреть демо версию системы — пишите на нашу электронную почту: buh24comua@gmail.com

Заинтересовали бы вас курсы по управлению финансами в ODOO?

Если вы хотите записаться в ближайшую группу подайте заявку заполнив форму https://forms.gle/atPAScYjWXub1ePx6

Автор статьи: Пискун Антон,  консультант по ERP-системе ODOO компании «Симбиоз»

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.


Поділіться з друзями - підтримайте проект
Мітки

Додати коментар

Клікніть, щоб прокоментувати

10 + четырнадцать =

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.

Пошук від Google

Наша розсилка

Опрос

Заинтересовали бы вас курсы по управлению финансами в ODOO?

Если вы хотите записаться в ближайшую группу подайте заявку заполнив форму https://forms.gle/atPAScYjWXub1ePx6

Мудра думка

Деньги — только транспортное средство, которое предоставляет вам варианты, и я говорю, что есть только одна вещь, которую деньги не могут купить — бедность.

— Джерри Дойл

Ми в Instagram

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: