Якщо у підприємства є власний автомобіль або воно його орендує йому не обійтись без придбання та списання паливно-мастильних матеріалів (далі по тексту – ПММ). Як обліковувати такі запаси, та як проводити правильне їх списання поговоримо далі.
В плані рахунків бухгалтерського обліку для обліку наявності та руху палива виділений окремий субрахунок 203, який так і називається “Паливо”. Якщо деякі види палива використовуються не за основним призначенням, то такі види палива краще обліковувати на субрахунку 201 “Матеріали”
Підприємство може придбавати ПММ різними шляхами: готівкою під час купівлі або укладати угоди з АЗС і проводити оплату безготівково за допомогою талонів, відомостей тощо.
Порядок реалізації ПММ за готівковий або безготівковий розрахунок викладено в інструкції 281.
За дебетом субрахунку 203 відображають надходження ПММ. а за кредитом – витрачання, списання.
Пр цьому якщо підприємство розраховується безготівковим розрахунком і отримує талони, то такі талони воно обліковує на субрахунку 331 “Грошові документи в національній валюті”, а смарт-картки відносяться до МШП (рахунок 22).
Якщо ПММ придбається за готівку, то для його придбання водіям видаються відповідні суми під звіт. Водії отримують на АЗС під час придбання ПММ касовий чек, який вони надають у бухгалтерію разом з авансовим звітом.
Розмір авансу, що видається під звіт, як правило не береться з потолка, а вираховується виходячі з вартості ПММ, що витрачалося на протязі тижня.
✏В залежності від потреб підприємства субрахунок 203 може бути поділений на декільна субрахунків другого порядку:
- 203/1 (“ПММ за талонами”);
- 203/2 (“ПММ на складі”);
- 203/3 (“ПММ в автомобільних баках”).
Списується ПММ відповідно до вимог П(с)БО 9 як інші запаси.
Але для того , щоб списати ПММ одного бажання мало, треба мати ще підтверджуючі документи, за якими на підприємстві оприбутковуються та витрачаються ПММ та підвердити, що такі витрачання ПММ мають виробничий характер та пов’язані з господарською діяльністю.
Колись виробничий характер таких витрат підтвержував Подорожній лист. Нині відсутня затверджена форма даного документу, але підприємству ніщо не забороняє розробити власну форму. Головне, щоб вона містила всі обов’язкові реквізити, що притаманні первинним документам.
Також вироничий характер використання підтверджують Лімітно-забірні картки, видаткові накладні, акти виконаних робіт.
Крім того, ви не зможете списати ПММ скільки вам заманеться. Обсяги списання ПММ повинні бути в межах довзолених норм, які затверджені наказом №43. Тобто, якщо в цих нормах сказано, що ви можете списати 15 л. на 100 км, то ви ніяк не зможете списати скажемо наприклад 20 л. на 100 км.
Якщо вашого авто немає переліку Наказу № 43, то вам прийдеться трохи попотіти. Вам треба буде подати заявку до ДержавтотрансНДІпроекту з проханням розробити для вас персональні норми списання.
Нормативи витрат палива рацонально закріпити наказом по підприємству і використовувати для контролю за його витратою.
Якщо ви витратили ПММ більше норми, то складається окрема відомість таких витрат и подається керівнику для вирішення питання, хто винен и у такій перевитраті. Як, правило, такі витрати вважаються нестачею,яка підлягає відшкодуванням за рахунок винних осіб.
З 01.01.2015 р. в цілях оподаткування податком на прибуток коригувати фінрезультат на такі “понаднормативні витрати” не передбачено. Але слідкування за перевитратам все ж потрібно для включення витрат ПММ до податкового кредиту.
З липня 2015 р. до складу Податкового кредиту включаються всі отримані податкові накладні, проте, якщо якась частина ПММ використовувалася не в господарській діяльності. або були перевитрати, то такі суми слід виключити зі складу ПК шляхом нарахування собі податкових зобов’язань.
І розглянемо на прикладі порядок відображення в обліку таких операцій.
Приклад
Підприємство придбало 400 л. пального вартістю 12000,00 грн, в тому числі ПДВ – 2000,00 грн. пальне відпускається за талонами номіналом 20 л.
| № | Зміст господарської операції | Дт | Кт | Сума |
| 1 | Здіснено предоплату за пальне | 371 | 311 | 12000 |
| 2 | Відображено податковий кредит | 641 | 644 | 2000 |
| 3 | Оприбутковано дизпаливо у вигляді талонів | 331 | 685 | 10000 |
| 4 | Відображено списання податкового кредиту з ПДВ | 644 | 685 | 2000 |
| 5 | Зарахування заборгованостей | 685 | 371 | 12000 |
| 6 | Отримано 40 л пального | 203 | 331 | 1000 |
| 7 | Списано пальне на витрати | 92 | 203 | 1000 |
Автор статті: експерт сайту Бухгалтер24, бухгалтер-експерт ТОВ “БУХКОНСАЛТ” Піскун А.Є.
